5 exemples de courriels à envoyer pour le départ d'un employé

Les courriels administratifs préparant le départ d’un employé ne sont pas les plus originaux, mais ils permettent d’éviter les oublis et les erreurs : 

Sujet du courriel : Préparation de ton départ prochain de (nom de l’entreprise)

Bonjour (nom de l’employé), 

Voici un rappel des tâches à effectuer en prévision de ton départ de (nom de l’entreprise) : 

• Restitution du matériel professionnel le dernier jour (si retour postal, mentionner l’adresse de retour + la démarche à suivre) (liste du matériel à restituer)
• Lister les tâches qui doivent être terminées après ton départ (le cas échéant, mentionner le nom et les coordonnées de l’employé qui reprendra ces tâches)
• Remplir le questionnaire de départ des employés (fournir un lien vers le questionnaire) en préparation de l’entretien de départ.
• Annoncer ton départ aux clients et aux contacts (le cas échéant).

Merci de ta coopération, et n’hésite pas à me contacter si tu as des questions. 

En te souhaitant une excellente journée, 

(nom de l’expéditeur) 

(signature)

Ce modèle de courriel va droit au but et énumère toutes les étapes à compléter avant le départ effectif de l’employé. De plus, il mentionne l’entrevue et le sondage de départ, éléments essentiels pour orienter vos futures pratiques de gestion.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, il y a de fortes chances que vous connaissiez des départs volontaires dans votre entreprise cette année. Bien que le départ de vos employés ne soit jamais une perspective agréable, la situation doit être gérée avec tact : 

Sujet du courriel : Rencontre suite à ta décision de quitter (nom de l’entreprise)

Bonjour (nom de l’employé), 

Nous te remercions de nous avoir informés de ta décision de quitter (nom de l’entreprise). Nous sommes tristes de te voir partir, mais nous avons hâte de te voir t’épanouir dans tes prochains projets. 

Nous aimerions discuter plus en profondeur de la date de ton départ et de certains détails importants à régler au préalable. Est-ce que le (date) à (heure) te conviendrait? L’entretien peut avoir lieu à distance ou en personne, et nous t’enverrons un questionnaire de départ à remplir avant notre rencontre. 

Une fois encore, nous te remercions pour tout ce que tu as fait pour (nom de l’entreprise). Dans l’attente de discuter avec toi très bientôt, 

(nom de l’expéditeur) 

(signature)

Il n’est pas toujours facile de gérer le licenciement d’un employé. Cependant, l’envoi d’un message d’au revoir est essentiel même dans ces situations difficiles : 

Sujet du courriel : Informations concernant ton départ prochain de (nom de l’entreprise)

Bonjour (nom de l’employé), 

Je t’écris ce courriel suite à notre discussion sur la fin de ton contrat de travail chez (nom de l’entreprise). 

Cette décision n’a pas été facile à prendre, et nous comprenons que la situation puisse être difficile pour toi à l’heure actuelle. Cependant, nous tenons à souligner que nous sommes reconnaissants pour tout ce que tu as fait tout au long de ton parcours chez (nom de l’entreprise), et que nous avons été heureux de travailler avec toi. 

Nous te contacterons bientôt pour te fournir de plus amples informations. En attendant, nous tenons à te remercier encore une fois pour ton travail, et nous espérons pouvoir te parler bientôt, 

Sincèrement, 

(nom de l’expéditeur) 

(signature)

Quelle que soit la situation, il est important de faire preuve de reconnaissance et d’empathie envers l’employé, et lui faire comprendre que votre décision n’est pas personnelle et ne définit pas sa valeur en tant qu’individu. 

Envoyer un courriel annonçant le départ d’un employé à ses collègues est le meilleur moyen d’organiser un événement d’adieu et de partager des informations importantes pour tous. 

Sujet du courriel : Informations sur un départ prochain dans l’entreprise

Chers collaborateurs, 

Je vous écris ce courriel pour vous informer que (nom de l’employé) quittera l’entreprise le (date de départ). 

(Nom de l’employé) quitte l’entreprise parce que (raison du départ si vous et l’employé sortant êtes d’accord pour partager cette information). 

Nous sommes déjà à la recherche d’un remplaçant pour le poste de (nom de l’employé), mais en attendant, si vous avez besoin d’aide ou d’informations, veuillez vous adresser à (nom de l’employé qui recevra les messages redirigés).

Avant que (nom de l’employé) ne quitte l’entreprise, n’hésitez pas à lui envoyer des messages d’adieu et à souligner ses réussites et ses bons moments au sein de l’organisation. 

Nous prévoyons également un événement de départ le (date) à (heure), à (lieu). Nous serions heureux de votre présence, car nous souhaitons exprimer notre gratitude à (nom de l’employé) pendant cet événement.

Une fois encore, nous adressons nos meilleurs vœux à (nom de l’employé) pour ses prochains projets et le remercions pour son parcours au sein de l’entreprise.

Merci de votre attention et bonne journée,

(nom de l’expéditeur) 

(signature)

Ce courriel montre que votre gestion est transparente, et laisse du temps aux gens impactés par le départ pour se préparer à l’avance. De plus, le fait de les impliquer dans le processus les encourage à envoyer leur propre message d’adieu, renforçant ainsi la culture d’entreprise et la dimension de bienveillance au travail.

Saviez-vous que la reconnaissance est le facteur d’engagement le plus important pour 37% des employés? Quand un employé quitte votre entreprise, il est toujours bon de souligner sa contribution : 

Sujet du courriel : Merci pour ton travail chez (nom de l’entreprise)

Bonjour (nom de l’employé),

Je voudrais profiter de ce courriel pour te remercier pour tout ce que tu as fait pour l’entreprise tout au long de ton parcours chez (nom de l’entreprise). 

Ton (liste de quelques qualités professionnelles et personnelles) va beaucoup nous manquer. 

Nous avons prévu un événement de départ pour souligner ton passage à (nom de l’entreprise), le (date) à (heure) à (lieu). Ce sera l’occasion de souligner ton expérience professionnelle et personnelle à nos côtés! 

Nous te souhaitons le meilleur dans tes projets futurs et nous nous réjouissons de te voir à l’événement de départ, 

Sincèrement, 

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Si les démarches administratives sont cruciales, le départ d’un employé doit avant tout être géré avec transparence et bienveillance. 

Nous savons que la gestion des départs demande du temps et de l’énergie. C’est pourquoi Folks RH s’occupe de l’aspect administratif des départs afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus : le bonheur de vos employés!

Cliquez ici pour obtenir des exemples de courriels d’accueil à envoyer à vos nouveaux employés!