Gestion du télétravail : nos conseils

Comme nous l’avons mentionné précédemment, vos attentes doivent correspondre à celles de vos employés, ce qui implique d’être clair sur la configuration du lieu de travail. En faisant savoir à vos employés ce que vous attendez d’eux, ils sauront quelles tâches accomplir, quand et comment les accomplir, même avec une supervision minimale.

Expliquez à chaque membre de votre équipe ce que vous voulez qu’il accomplisse en une journée ou en un certain nombre d’heures, par exemple, et faites-leur des rappels quand les échéances approchent.

La communication constante avec votre équipe en télétravail, via des outils de communication comme Slack et Microsoft Teams, est essentielle à une gestion à distance réussie. Organisez des rencontres virtuelles avec vos employés à distance, pour discuter de leur progression et de l’atteinte de leurs objectifs, par exemple. Soyez à l’écoute de leurs préoccupations. Prévoyez des réunions d’équipe pour partager des informations et pour des séances de brainstorming. Si vous en avez le temps, vous pouvez également prendre des nouvelles de vos employés de façon régulière  – une fois par semaine, par exemple – pour leur apporter votre aide au besoin.

De plus, les appels et messages fréquents rendent le travail à distance moins isolant et moins stressant, et augmentent donc l’engagement de vos employés.

Restez en contact avec votre équipe à distance, mais soyez prudent! Si certains employés aiment les rencontres fréquentes, n’en abusez pas au point de tomber dans la microgestion.

Un processus essentiel à la bonne mise en oeuvre vers le mode de travail à distance est la dématérialisation, c’est-à-dire le transfert en ligne des solutions, des communications et de toutes les données conservées au bureau. Il n’existe qu’une seule technologie capable d’assurer cette transition : le cloud.

Les logiciels du cloud, ainsi que les données qu’ils stockent, sont accessibles partout et à tout moment. Par exemple, des outils de gestion de projet sont disponibles et permettent aux employeurs et aux employés de suivre leurs tâches du jour. Les logiciels de gestion des relations clients sont également un bon exemple des nombreuses applications du cloud.

Pour gérer efficacement vos employés à distance, vous aurez besoin d’un logiciel de ressources humaines (également hébergé sur le cloud) pour faciliter un grand nombre de vos processus liés aux employés. Folks RH est un logiciel de gestion des RH qui organise les dossiers de vos employés, les évaluations de performance et la gestion des absences en une seule plateforme intuitive. Nous proposons même l’accès au libre-service pour les employés, leur permettant d’enregistrer leur horaire de travail et de faire des demandes de manière autonome. Les notifications sont reçues en temps réel pour faciliter la vie des télétravailleurs et leur offrir un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle.

La gestion des employés à distance n’a jamais été aussi simple grâce à nos modules de gestion des ressources humaines intuitifs!

En plus des logiciels de communication à distance, vous devez vous munir de solutions de collaboration tels que Google Drive et ClickUp pour partager des documents et compléter des projets en équipe. Optez pour des outils de télétravail qui correspondent aux besoins et à la réalité de votre entreprise. Ils amélioreront l’organisation du travail et votre visibilité de la progression des projets et tâches à compléter.

Bien que vos employés bénéficient du confort de leur foyer, ils n’ont pas tous accès aux postes de travail standards dont ils disposaient au bureau. En fait, selon une enquête menée par ServiceNow en 2020, un employé canadien sur trois a déclaré se sentir moins productif avec une configuration de travail inappropriée.

Si vous devez leur fournir des équipements, vous devez vous assurer qu’ils encouragent la productivité hors site. Par exemple, une chaise ergonomique peut améliorer leur posture et leur procurer du confort. Il est beaucoup plus facile de se concentrer sur son travail avec une bonne posture.

Parallèlement, une étude menée en 2016 par l’université A&M du Texas a révélé que les employés qui changeaient de position pendant les heures de travail étaient plus productifs. Pour encourager ce mouvement, vous pouvez également leur fournir un convertisseur de bureau — un type d’équipement de bureau qui leur permet de passer de la position assise à la position debout et vice versa à tout moment.

Encouragez-les à changer de position toutes les heures environ : rester assis trop longtemps à un bureau ne fait qu’entraîner de l’inconfort.

Avec cette configuration à distance, les employés n’ont parfois aucun moyen de se déconnecter du travail pendant leurs pauses ou même à la fin de la journée. De plus, dans le contexte de la pandémie, il est difficile pour les gens de se rencontrer à l’extérieur en toute sécurité. Par conséquent, ils peuvent être confrontés à l’isolement, à l’anxiété, voire à la solitude. La culture d’entreprise n’est plus partagée, et le moral et la productivité des employés à distance souffrent de ce manque d’interaction humaine.

En tant que gestionnaire, il vous incombe de remédier à cette situation, à la fois dans l’intérêt de l’entreprise et de vos employés.

Pour ce faire, organisez des activités d’équipe simples et efficaces, qui plairont aussi bien aux nouveaux arrivants qu’aux employés chevronnés. Vous pouvez opter pour des déjeuners d’équipe virtuels, des soirées jeux, des 5 à 7, des concerts en ligne, des soirées pizza à distance et des films en groupe. La seule limite, c’est votre créativité! Mettez à profit ces activités et profitez du moment présent.

Si les activités d’équipe sont essentielles, la communication doit se faire au quotidien pour prévenir les sentiments d’isolement et améliorer le bien-être de vos télétravailleurs. Pensez à créer des canaux dédiés à la communication informelle de vos employés, mais aussi à organiser des rencontres hebdomadaires pour discuter de votre semaine entre membres d’équipe. Encouragez également vos collaborateurs à exprimer leur reconnaissance pour les contributions de leur collègue pour créer un environnement de travail positif.

En contexte de télétravail, il est essentiel de former vos employés aux questions de sécurité des données, notamment au niveau de leurs accès et mots de passe, et de choisir des outils de travail sécurisés. Nous vous conseillons d’adopter la signature électronique pour une gestion des documents optimisée, mais aussi d’offrir des formations sur la sécurité numérique à vos employés pour qu’ils adoptent de meilleures pratiques en la matière. Bâtir une politique de télétravail claire vous permettra également de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’ondes.

Le travail à distance a ses avantages, mais il implique aussi certains défis, comme les problèmes de communication. Toutefois, en intégrant nos conseils dans vos pratiques de gestion des télétravailleurs, vous constaterez certainement une amélioration de l’engagement des employés et de leur niveau de productivité.