Guide ultime pour la gestion de la performance des employés

Alors que 98% des organisations reconnaissent que la gestion de la performance est cruciale, 45% des gestionnaires ne pensent pas que leur processus d’évaluation de performance apporte une valeur ajoutée à l’entreprise. De plus, seule la moitié des employés comprend les exigences de son rôle. Ces statistiques montrent qu’il y a des défis majeurs à relever si les entreprises veulent récolter les bénéfices d’une gestion efficace de la performance.

Heureusement, 81% des gestionnaires essaient actuellement d’améliorer leurs pratiques de gestion, démontrant ainsi qu’ils sont conscients que la reconnaissance et la fixation d’objectifs clairs auront un impact positif sur la productivité et le bonheur des employés. En effet, une gestion efficace de la performance permet de fidéliser les employés, et d’identifier leurs besoins en formation.

Si vous cherchez à améliorer vos pratiques, c’est peut-être parce que vous êtes confronté à l’un de ces défis liés aux évaluations de performance :

Le travail à distance demeurant une réalité pour de nombreux employés, les techniques de suivi de la performance doivent être multipliées et diversifiées. C’est le moment idéal pour remettre en question et moderniser les pratiques de gestion et de communication en utilisant de nouveaux outils et de nouvelles méthodes d’évaluation de la performance.

Des situations de travail différentes impliquent des réalités et des besoins différents. La gestion des travailleurs hybrides et à distance nécessite des processus de gestion de la performance homogènes. La centralisation des informations des employés est désormais essentielle pour relever ce défi.

L’autonomie et l’épanouissement personnel sont devenus des éléments essentiels pour une bonne expérience employé. Pour encourager les possibilités d’évolution de carrière, il faut impliquer vos employés dans le processus de gestion de la performance en leur demandant ce qui pourrait être amélioré et en utilisant une rétroaction multi-évaluateurs.

La reconnaissance des employés est un facteur crucial pour leur mobilisation. Apprécier les contributions et la performance exceptionnelle au cours des entretiens est un excellent moyen de montrer votre reconnaissance. 

Le monde du travail est en constante évolution et les entreprises doivent se tenir au courant des dernières tendances en matière de gestion. En ce sens, l’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines pour gérer et suivre la performance est le meilleur moyen de rester sur la bonne voie.

La préparation est essentielle, surtout lorsqu’il s’agit des évaluations de performance. Un manque de préparation peut entraîner un stress et des frustrations inutiles pour l’employé évalué, des malentendus de part et d’autre et une perte de ressources et de temps pour l’entreprise. Pour préparer vos évaluations de rendement, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes : 

1. Choisir la bonne méthode et la bonne fréquence : Évaluation standard, évaluation à 180 degrés ou à 360 degrés, évaluation 3.0, 9-box grid… Il existe de nombreuses méthodes d’évaluation, chacune ayant sa propre fréquence. Vous devez veiller à choisir celle qui correspond le mieux à la réalité et aux besoins de votre organisation. 
2. Collecter des données fiables : Vous pouvez collecter des données en prenant des notes lors de réunions individuelles ou par le biais d’indicateurs de performance RH. Cela vous aidera à éviter les biais et à détecter les problèmes potentiels de productivité.
3. Planifier et communiquer : Vous devez planifier la réunion à l’avance et vous assurer que le temps attribué est suffisant pour permettre à chacun de s’exprimer. 
4. Faire attention à votre ton et votre attitude : Vos paroles et vos commentaires ne doivent pas offenser l’employé ni le mettre mal à l’aise. Réfléchissez à votre ton et votre attitude tout en essayant de rester authentique.
5. Respecter des valeurs essentielles : Les règles d’or d’un entretien d’évaluation réussi sont le respect, l’impartialité, la transparence et l’honnêteté. Si vous vous en tenez à ces valeurs, vous êtes sûr de tirer le meilleur parti du processus.

En bref, la préparation permet d’éviter les erreurs de communication, alors n’arrivez pas à l’entretien sans information et organisation préalable.

Il est toujours utile d’avoir une liste de comportements à éviter et de pratiques à privilégier. Voici les choses à faire et à ne pas faire pour une évaluation efficace de la performance (le numéro 3 est un incontournable!) :

1. Rassembler des notes : Nous avons déjà mentionné l’importance de prendre des notes lors de la préparation des évaluations de rendement. Les faits et les exemples concrets sont essentiels pour des entretiens d’évaluation constructifs.
2. Écouter l’employé : N’oubliez pas de poser des questions à l’employé sur les défis qu’il a relevés, ses idées et son ressenti, afin de le responsabiliser et de vous assurer que la rencontre instaure un dialogue constructif.
3. Partager un feedback constructif : Utilisez les données que vous avez collectées pour appuyer vos commentaires et votre rétroaction, et veillez à souligner comment le travail des employés contribue à l’atteinte des objectifs organisationnels.
4. Proposer un plan d’action : Ne vous concentrez pas sur les problèmes, mais sur les solutions! Proposer une formation ou de nouveaux outils pour améliorer la performance démontre que vous encouragez le développement des employés et que vous avez confiance en leur capacité à s’améliorer.
5. Assurer un suivi en continu : Organisez des rencontres après l’évaluation pour suivre les progrès accomplis et procéder à des ajustements si nécessaire.

Si vous suivez les conseils détaillés dans cette liste, vous aurez déjà fait un pas de plus vers la réalisation de vos objectifs!

1. Utiliser le mot « mais » : Les compliments et les encouragements ne doivent pas être suivis de critiques. Le mot « et » est toujours préférable au mot « mais » pour partager une vision constructive des pistes d’amélioration.
2. Mentionner uniquement les points à améliorer : Il est tout aussi important d’apprécier les réalisations et les attitudes positives que de s’attaquer aux problèmes de performance.
3. Mener la conversation en solo : Impliquez votre employé dans le processus et envisagez la résolution des problèmes comme un travail d’équipe.
4. Écouter d’une oreille : Ne parlez pas par-dessus votre employé et n’ignorez pas son ressenti et ses idées. La capacité d’écoute et l’empathie vous aideront à créer une discussion constructive.
5. Critiquer les autres employés : Évitez les ragots et les médisances. Les évaluations de performance doivent être professionnelles et aussi impartiales que possible.
6. Être vague ou imprécis : N’envoyez pas de messages contradictoires et veillez à ce que votre employé comprenne ce que vous voulez dire en restant factuel et transparent.

Certaines attitudes doivent être évitées à tout prix lors des évaluations de rendement. Essayez de faire preuve d’empathie et pensez toujours à ce que peut ressentir votre interlocuteur, et vous éviterez les frustrations et les malentendus!

Vous ne savez pas quels sont les points à aborder lors de vos évaluations? Voici un petit récapitulatif :

1. Pistes d’amélioration : Les informations relatives à la productivité et à la manière de l’améliorer doivent être au cœur de votre discussion.
2. Compétences non techniques ou soft skills : Si la productivité et les compétences techniques sont essentielles, les compétences non techniques ou soft skills permettent d’avoir des équipes fiables et efficaces. C’est pourquoi vous devez aborder des valeurs telles que le travail d’équipe, la flexibilité et la communication pendant vos entretiens.
3. Reconnaissance des contributions : On ne le dira jamais assez : les réalisations doivent être soulignées et appréciées afin d’encourager les comportements positifs et la productivité.
4. Objectifs de l’organisation : Assurez-vous que vos employés connaissent les objectifs de l’entreprise pour leur faire comprendre l’impact de leur performance à plus grande échelle.
5. Possibilités de développement : Les entretiens d’évaluation sont des moments cruciaux pour favoriser la croissance et l’apprentissage. Vous devriez envisager d’offrir des possibilités de formation et d’évoquer les perspectives de carrière tout au long de l’entretien.
6. Motivation et attentes : Interrogez l’employé sur sa motivation et ses attentes quant à son avenir au sein de l’entreprise. Cela vous aidera à détecter d’éventuelles baisses de motivation et à identifier leurs besoins.
7. Objectifs à atteindre : Définissez des objectifs de performance clairs et assurez-vous qu’ils correspondent aux besoins de l’entreprise et aux attentes de l’employé.
8. Accompagnement en continu : La discussion doit se conclure par des offres d’accompagnement continu et la programmation du prochain entretien de performance pour garantir la réussite du processus à long terme.

Il est essentiel de couvrir tous ces sujets clés, mais si l’employé évalué a besoin de parler d’autre chose, nous vous recommandons d’être ouvert à de nouvelles pistes de discussion et de rester à l’écoute.

Partager des critiques constructives n’est pas toujours chose facile. Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous vous basez sur des faits et des informations fiables en utilisant les notes des réunions précédentes, des rapports et les indicateurs de performance RH. Vous devez également être ouvert au dialogue tout au long de l’évaluation. En outre, n’oubliez pas que la rétroaction positive et la reconnaissance sont essentielles pour motiver vos employés.

Pour des approches plus modernes de la gestion des performances, nous vous recommandons aussi de promouvoir le retour d’information multiple, ou encore mieux, de mettre en place des évaluations à 360 degrés. 

Voici quelques exemples de commentaires 360 degréspour vous aider à partager un feedback constructif avec vos collaborateurs:

Points forts

“Ce collègue est un atout pour l’ensemble de l’équipe et comprend la dimension collaborative du travail.” 

“Ce collègue a de bonnes compétences en communication et partage son point de vue et ses idées avec l’équipe.”

“Ce collègue a une attitude positive qui soutient la dynamique de l’équipe.”

“Ce collègue se dépasse pour compléter ses tâches et projets à temps.”

“Cette personne a toujours un bon mot à partager avec ses collègues.”

Points faibles

“Cette personne évite les nouveaux défis et garde toujours le même emploi du temps de travail.”

“Ce collègue termine rarement les projets à temps.”

“Ce collègue a parfois une attitude négative qui impacte le moral de l’équipe.”

“Cette personne a des difficultés à partager ses commentaires avec le reste de l’équipe.”

“Cette personne a tendance à travailler en solitaire sans discuter avec ses collègues.”

Les commentaires sur la performance classés par points forts et points faibles vous aideront à orienter facilement votre discussion. Vos propos doivent être clairs et factuels et votre attitude réfléchie et ouverte. Il est toujours utile de préparer à l’avance une liste des sujets que vous souhaitez aborder. Par exemple, vous pouvez commenter le travail d’équipe et les compétences sociales en soulignant la participation aux réunions d’équipe, la volonté d’aider les collègues ou, au contraire, le manque de participation et d’intérêt pour les activités d’équipe. Voici quelques exemples utiles : 

Points forts 

“Attitude positive qui bénéficie à toute l’équipe.”

“Capacité à travailler efficacement sur des projets variés.”

“Contribution au travail d’équipe et à l’atteinte des objectifs organisationnels.” 

“Prêt à partager des idées et à offrir son aide.”

“Toujours à l’heure et respecte les horaires et délais.”

Points faibles

“Facilement découragé par les nouveaux défis et manque de motivation pour les relever.”

“Manque de créativité qui impacte la productivité.”

“Ne répond pas ou répond difficilement aux attentes définies.”

“Manque de participation aux réunions d’équipe et aux activités de team-building.”

“Difficultés à respecter les délais et à établir des priorités.”

Cliquez ici pour plus d’exemples de commentaires pour vos évaluations de performance!

Bien entendu, homogénéiser vos processus de gestion de la performance requiert des outils solides. En ce sens, un logiciel de gestion de la performance sera votre meilleur allié. En effet, ils vous permettent d’automatiser les évaluations de performance et de personnaliser les questions et les critères d’évaluation, tout en suivant efficacement l’évolution de la productivité au fil du temps. Les solutions de rapports RH peuvent également être incluses dans votre plateforme RH et fourniront des informations fiables sur la productivité et d’autres indicateurs de performance.

Vous pouvez également investir dans des outils de gestion de projet et des outils de collaboration pour améliorer vos flux de travail et favoriser le travail d’équipe et la productivité. Ils vous aideront à attribuer et à suivre l’avancement des tâches tout en gardant un œil sur les progrès de votre équipe. 

Enfin, disposer d’un guide complet sur l’évaluation de rendement vous aidera à vous souvenir des étapes et des pratiques à mettre en œuvre pour optimiser la gestion de la performance au sein de votre organisation.

Avec un bon état d’esprit et une préparation en amont, vous assurerez une gestion efficace de la performance des employés dans l’ensemble de votre entreprise, tout en bénéficiant d’une productivité et d’un engagement accrus.

En 2023, une culture de rétroaction saine et un logiciel de gestion de la performance efficace vous permettront de vous distinguer en tant qu’employeur de choix offrant des opportunités de croissance et de développement, augmentant ainsi le taux de rétention des employés!

Sources : 

https://www.myshortlister.com/insights/performance-management-statistics 

https://www.gallup.com/workplace/238064/re-engineering-performance-management.aspx