La flexibilité organisationnelle : plus indispensable que jamais en 2020

Catherine Émond, CRHA
25 août 2020
Article

Aujourd’hui plus que jamais, la flexibilité organisationnelle semble être l’une des réponses clés pour s’adapter aux nouvelles contraintes imposées par la crise de la COVID-19. Mais concrètement, en quoi la flexibilité peut-elle aider les organisations?

 

Tout d’abord, définissons la flexibilité organisationnelle. Ce terme désigne l’aptitude d’une organisation à changer avec succès. Afin d’assurer leur survie, les organisations doivent s’adapter à leur environnement tant au niveau de la technologique qu’à celui de leur structure, de leur organisation du travail, de leurs relations de travail et de la gestion de leurs ressources humaines. La flexibilité organisationnelle revêt plusieurs noms dans la littérature : souplesse d’organisation, réactivité des entreprises, versatilité, etc. Tous ces qualificatifs désignent une adaptabilité à une contrainte, à un évènement ou à un environnement qui permet à l’organisation d’agir rapidement et et de prendre une longueur d’avance sur la concurrence.

 

Pourquoi être plus flexible?


La concurrence de plus en plus grande, la mondialisation et les réseaux sociaux, pour n’en nommer que quelques-uns, sont des exemples des difficultés auxquelles sont confrontées les organisations. En ajoutant à cela la crise actuelle, qui force les entreprises à adapter leur mode de fonctionnement ou à fermer leurs portes temporairement —ou définitivement— en mettant à pied l’ensemble de leurs travailleurs, l’adaptation est encore plus complexe pour de nombreuses organisations. Il faut agir vite, et sans préavis.

 

La flexibilité permet à une organisation de diversifier ses produits, de simplifier la gestion de ses processus, d’innover et de renouveler sa gestion des ressources humaines et de l’organisation du travail. Elle permet aux entreprises d’être plus performantes et dynamiques. L’environnement évolue à vitesse grand V, ce qui fait que les entreprises doivent être en mesure de suivre cette évolution pour assurer leur pérennité. Malheureusement, il arrive souvent qu’une entreprise soit confrontée à des difficultés d’adaptation ou à une incapacité à faire face à un changement rapide du contexte et de son environnement. Nous n’avons qu’à prendre l’exemple de la pandémie : de nombreuses entreprise ont du mal à s’adapter au changement abrupt auquel nous sommes confrontés tandis que d’autres y ont vu une opportunité. Saviez-vous que dans le dialecte japonais, un seul mot est utilisé pour désigner crise et opportunité? Dans toute crise, il y a des opportunités. Il faut les saisir.

 

Comment vous adapter?


 

Profitez de la crise actuelle pour revoir vos façons de faire

Évaluez vos technologies, vos méthodes d’organisation du travail, vos modes de fonctionnement, etc. Prenez note des embûches que vous rencontrez. Comment pouvez-vous vous adapter au contexte actuel? Que pouvez-vous faire différemment? Qu’avez-vous appris sur votre entreprise, jusqu’à présent, pendant la crise? L’aide d’un consultant ou d’un coach peut être nécessaire à cette étape-ci et dans la mise en place de méthodes plus flexibles. Ce dernier sera en mesure de vous guider, de vous conseiller et de vous amener à voir ce que vous ne voyiez peut-être pas à force d’être dedans.

 

Rejetez le statu quo

Le retour en arrière une fois la crise terminée n’est pas envisageable. Servez-vous de ce que vous avez appris pour mettre en place des méthodes de travail plus flexibles et adaptées. Conservez les acquis et les méthodes que vous avez mis en pratique pendant cette crise.

 

Mettez vos employés à contribution

Ils sont souvent les mieux placés pour proposer des améliorations puisqu’ils connaissent les tâches qui sont à effectuer. Accueillez les commentaires et suggestions de ces derniers. Vous pouvez aussi demander l’appui de vos clients ou de vos fournisseurs afin d’apporter des modifications à vos processus. Les mots d’ordre sont simplicité et flexibilité! Votre nouvelle organisation du travail, vos nouveaux processus ou votre nouvelle gestion doivent vous permettre de gagner en efficacité et de vous adapter rapidement à toute éventualité.

 

Il existe différentes façons pour une entreprise de gagner en efficacité et en flexibilité. Parmi celles-ci, on compte notamment l’amélioration continue, qui consiste en une remise en question continuelle des façons de faire d’une organisation dans le but de les améliorer. Cependant, il faut savoir que même pour une entreprise qui ne souhaite pas instaurer ce mode de gestion, la flexibilité organisationnelle est accessible.

 

En conclusion


Ce court article ne vise toutefois pas à vous démontrer tous les outils ou méthodes qu’il vous est possible d’employer afin d’être plus agile, mais bien d’entamer la discussion qui, je l’espère, vous permettra d’aller de l’avant et de prendre un moment pour revoir à nouveau vos façons de faire. Peuvent-elles être adaptées à un contexte différent? Peuvent-elles être modifiées?

Le marché du travail évolue rapidement. En termes de technologie, ce qui était nouveau hier sera déjà désuet demain! Les entreprises doivent anticiper ces évolutions et faire partie de cette innovation qui leur demande une plus grande flexibilité. Celles-ci peuvent s’appuyer sur des outils technologiques qui les aident à optimiser leurs procédures et leur gestion. On peut rapidement penser au système intégré en ressources humaines (SIRH), comme la solution de Folks, qui permet une gestion plus efficace et rapide des demandes, de la gestion des dossiers d’employé, des suivis, etc. Par ailleurs, d’autres systèmes ayant des fonctions différentes telles la gestion de projet ou de la paie, par exemple, permettent aussi aux organisations d’être plus flexibles et de diminuer les pertes de temps en plus de favoriser une plus grande efficacité organisationnelle.

 

Bref, mon conseil est le suivant : n’attendez pas une autre crise avant d’évaluer la flexibilité organisationnelle de votre entreprise. Gardez l’esprit et l’œil ouvert pour ainsi être à l’affût des opportunités. Votre organisation repose sur ses modes de gestion et de fonctionnement. Plus celle-ci démontrera une grande flexibilité, plus elle s’adaptera à son environnement et aux situations auxquelles elle fera face dans le futur. Débutez dès maintenant votre analyse et ne tardez pas à mettre en place vos modifications. Vous serez alors prêt à recommencer en force!


Références :

Flexibilité organisationnelle : complexité et profusion conceptuelles, Assâad El Akremi, Jacques Igalens et Christine VicensDans Flexibilités et performances (2004), pages 21 à 50

https://www.revuegestion.ca/flexibilite-organisationnelle-et-gestion-ressources-humaines

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