Numériser l’expérience employé sans se dénaturer

Tania Boucher
12 avril 2022
Chronique Expert RH

Lors d’intervention en diagnostic RH, il n’est pas rare que je recommande de dématérialiser l’expérience employé. En 2022, il est grand temps que les RH fassent leur virage numérique, si ce n’est pas déjà fait. Les expressions faciales sont fascinantes lorsqu’il est question de cet épineux sujet. Elles convergent toutes vers une même inquiétude : enlever de l’humain dans l’expérience, en automatisant certains aspects. Or, c’est justement l’inverse que la numérisation de certains processus vise : bonifier l’aspect humain là où vous avez réellement une valeur ajoutée.

Pourquoi numériser l’expérience employé?


Avant de se lancer dans le comment, réfléchissons quelques instants au pourquoi. Aujourd’hui, nombreux sont les travailleurs qui s’attendent à vivre une adéquation entre les technologies utilisées dans leur vie personnelle et celles utilisées dans leur vie professionnelle

Pensons-y quelques instants. Nous sommes nombreux à commander en ligne, procéder à une demande de retour de marchandise via le site du marchand. Nous attendons l’approbation par courriel de ce retour de marchandise, puis pouvons procéder à l’emballage et à l’envoi via le transporteur choisi. S’il est simple de pouvoir faire un retour de marchandise, pourquoi devrions-nous imprimer un formulaire, le faire signer par notre supérieur immédiat qui en gardera une copie et en remettre une autre au département de la paie, pour une simple demande de congé mobile? 

C’est ce que l’on entend par une adéquation entre les solutions technologiques utilisées. Les collaborateurs en entreprise cherchent les outils qui leur permettront d’être autonomes au sein des processus RH en vigueur. Une expérience numérisée permet également aux gestionnaires de se libérer de la lourdeur de certaines tâches administratives pour assumer leur rôle de leader-coach auprès de leurs équipes. Une fois l’étape de l’implantation passée, vos professionnels RH vous remercieront également. En effet, ceux-ci pourront mieux assurer leur rôle de partenaire stratégique au sein de votre organisation, en automatisant une partie des tâches administratives à basse valeur ajoutée. C’est gagnant-gagnant pour vous!

Comment entamer la numérisation?


Le point de départ en termes de technologies RH est sans conteste l’implantation d’un SIRH (système informatisé de gestion des ressources humaines) et d’un ATS (Applicant Tracking System). Ce sont les deux outils qui permettront à votre organisation de sortir des dossiers papiers et des fichiers Excel. Permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un employé, du recrutement à la fin d’emploi, ces outils vous permettent d’automatiser certains processus. 

Reprenons l’exemple de la demande de congé mobile. L’employé se connecte à son profil via le SIRH pour créer sa demande. Son supérieur immédiat reçoit par la suite un courriel l’informant qu’une demande de congé est à approuver. Celui-ci se connecte et approuve ou décline la demande. L’employé reçoit confirmation de l’approbation ou du rejet de sa demande par courriel. Le calcul de banque de congé mobile se fait automatiquement, le congé sera à sa place dans la feuille de temps sans autre intervention des RH ou du service de la paie. En réduisant les étapes, le délai de réponse est plus rapide et l’employé s’est senti autonome dans le processus. 

Prenons un autre exemple, les suivis de rejets de candidatures. Dans les bonnes pratiques, il est recommandé de communiquer avec les candidats à la suite d’une entrevue pour les informer si leur candidature a été rejetée. Au quotidien, cette pratique est parfois aléatoire dans une organisation, en fonction des autres tâches à accomplir et des impondérables. En choisissant de numériser le processus de recrutement dans un ATS, il est possible de programmer l’envoi de courriels de rejet de candidature. Ceux-ci s’achemineront de façon automatique lorsque le candidat sera classé comme rejeté dans le système, en un seul clic

Vous faites partie des organisations innovantes toujours à la recherche du petit plus pour bonifier votre expérience employé? Dématérialiser votre expérience employé est un incontournable qui vous permettra de rendre mémorable le passage de vos talents dans votre entreprise

Des exemples concrets


Voici, en rafale, quatre automatisations intéressantes qui sauront plaire à vos employés!

1) Le parcours d’accueil et d’intégration


Le processus d’accueil est une étape cruciale dans votre expérience employée. On vient tout juste d’acquérir un nouveau talent, il importe de lui faire honneur! Toutefois, dans plusieurs cas, le processus d’accueil peut sembler lourd et non optimal, tant pour le gestionnaire, les RH, les collègues que pour la nouvelle recrue. En automatiser une partie permet de concentrer les interventions humaines à réelle valeur ajoutée : créer des liens solides entre les pairs et permettre à la recrue de vivre. Pour vous inspirer, Didacte a répertorié six modèles d’automatisation d’un parcours d’accueil et d’intégration

2) Le sondage d'engagement


Créer manuellement des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer l’engagement des employés n’est pas chose aisée. Pourtant, ces données sont déterminantes dans un processus d’amélioration continue et pour créer un plan d’action RH qui soit le reflet des besoins de votre organisation. L’utilisation régulière de ces KPI est d’ailleurs la raison d’être d’une entreprise techno-RH de chez nous, Amélio. L’entreprise propose de mesurer différents facteurs de mobilisation de vos talents et de les comparer sur une échelle de temps, mais également entre départements ou emplacements.   

3) Renforcer le développement des compétences


Former, mais surtout former mieux! C’est ce que propose B12, une solution d’Apprentx. Fort de l’expertise de concepteurs pédagogiques, cette solution technologique se sert des théories du micro-learning pour concevoir des parcours de formation agiles dans l’horaire déjà bien chargé de vos talents. L’avantage indéniable de cette solution réside dans sa technologie permettant des mesures concrètes des écarts. Avec B12, on s’assure que les apprenants ont bien compris ce qu’ils ont appris.   

4) Le sondage de départ


En fonction des outils technologiques que vous aurez intégrés, différentes options s’offrent à vous pour automatiser le sondage de départ. Si vous avez intégré un outil de sondage d’engagement comme Amélio ou Folks Sondages, les fonctionnalités sondage d’intégration et sondage de départs intégrées vous seront utiles. Autrement, un Google Forms peut tout aussi bien faire l’affaire et vous permettra de récolter plus facilement vos statistiques d’un formulaire PDF qu’il faudra par la suite compiler. Dans bien des cas, il est plus aisé d’avoir un bilan de départ authentique via un sondage que lors d’une entrevue de départ. 


Pour conclure, numériser votre expérience employé peut prendre différents visages. Comme dans tout virage technologique, il faut se souvenir qu’un éléphant se mange une bouchée à la fois. Choisir le meilleur SIRH et ATS pour votre réalité d’entreprise est un bon point de départ. Par la suite, vous aurez toute la latitude de considérer d’autres avenues prometteuses pour agrémenter l’expérience employé au sein de votre organisation et vous alléger la tâche. Car tous ces outils technologiques visent le même but : faciliter la gestion des processus pour mettre l’humain au cœur de vos interventions

À Go, on prend le virage? 


Besoin d’accompagnement pour votre transformation numérique? 

N’hésitez pas à communiquer avec Tania Boucher, stratège en ressources humaines chez Go RH

819 967-4530 / tania@gorh.co

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