Optimiser la gestion des processus RH avec la technologie

Catherine Maheux-Rochette
3 février 2021
Article

La gestion du temps peut parfois être un véritable casse-tête pour les employeurs. Heureusement, plusieurs outils sont mis à leur disposition pour les aider à simplifier la gestion des horaires, des absences et des vacances des employés, ce qui, par le fait même, leur permet d’optimiser cette précieuse – et limitée – ressource qu’est le temps. Le plus beau, dans tout ça, c’est que ces solutions sont adaptées aux différentes réalités des entreprises. 

Fini les fichiers Excel, passez aux feuilles de temps intégrées


On connaît trop bien la réalité de plusieurs entreprises qui utilisent des fichiers Excel pour… pratiquement tout! On sait que c’est difficile (pour l’avoir déjà vécu – oui, oui : à une époque, Folks RH n’était encore qu’un fichier Excel bien « boosté ») et on veut que les choses changent, deviennent plus faciles pour ces entreprises. Notre feuille de temps par projet peut être utilisée dans différents contextes. Si vous gérez, par exemple, une firme de consultation et que vous devez facturer vos clients en fonction du nombres d’heures travaillées pour chacun ou encore si vous désirez planifier des projets (analyse du temps utilisé par projet, anticipation des besoins futurs), la feuille de temps par projets de Folks est pour vous!

 

Vous n’avez pas besoin de ces précisions et mesurez simplement le nombre d’heures travaillées dans une journée? Notre feuille de temps standard sera parfaite pour vous.

 

Peu importe celle que vous choisirez, plusieurs statistiques et intégrations, notamment avec Deluxe Paie, sont aussi disponibles afin de simplifier la gestion de la paie et la facturation.

Un petit plus

Les feuilles de temps de Voilà! peuvent être approuvées automatiquement si elles concordent de facto avec l’horaire prévu initialement. Dans un contexte où les feuilles de temps servent à la paie plus qu’à confirmer la présence d’un employé, cette option s’avère optimale pour le gestionnaire qui souhaite gagner du temps. Plusieurs règles de normalisation peuvent aussi être appliquées pour faciliter encore davantage cette pré-approbation avant de transférer les informations à la paie.

Assurez-vous que vos employés sont au bon endroit, au bon moment!


Si vos employés doivent poinçonner en commençant leur quart de travail, l’horodateur géolocalisé de Voilà! est une excellente option, et encore plus dans un contexte de consignes sanitaires strictes. En effet, en permettant aux employés de pointer sur leur téléphone personnel, vous leur évitez de toucher le même écran que leurs collègues, ce qui est très pertinent à l’heure actuelle – la Santé publique déconseille le partage d’objets pour éviter la contamination. Le poinçon géolocalisé vous permet aussi de vous assurer que vos employés sont bel et bien sur place, comme avec une station de punch, en plus d’éviter des déplacements inutiles si, par exemple, le lieu de travail est très grand. Il est également possible de pointer pour plus d’une assignation au cours d’une même journée si la réalité de votre entreprise l’exige. Et si un employé oublie de puncher? Vous en serez notifié automatiquement!

On pense à tout!

Vous travaillez dans une station de ski et vous voulez vous assurer que vos employés soient sur place, oui, mais pas en train de dévaler les pentes! Pour les cas comme celui-ci, où la géolocalisation n’est pas un avantage, Voilà! offre également une console de poinçon web, soit un horodateur plus traditionnel. Cet horodateur s’ouvre sur n’importe quel ordinateur ou tablette ayant un accès Internet. 

Gérez vos horaires intelligemment


Une solution comme Voilà! vous permet aussi d’automatiser plusieurs processus, dont ceux d’assignation des quarts de travail. Un employé est malade et indique qu’il sera absent? Le système comble les quarts manquants pour vous en fonction de critères préalablement définis et des employés disponibles. Il est également possible pour les employés d’échanger leurs quarts entre eux à même l’application mobile. 

Il ne s’agit là que de quelques exemples. Avec Voilà!, les possibilités pour optimiser la gestion du temps et des horaires sont quasi infinies.

La façon la plus simple de gérer votre monde!


Là où les choses deviennent vraiment intéressantes pour vous, c’est lorsque vous combinez Voilà! et Folks. Nos deux logiciels sont totalement intégrés, ce qui offre de nombreux avantages à nos clients communs. Prenons l’exemple – un peu malheureux – d’un accident de travail. Votre employé se blesse et vous devez remplir un formulaire de CNESST, puis vous l’entrez dans votre plateforme Folks RH, qui vous permet de faire le suivi des accidents de travail et d’obtenir différents rapports dans le but d’améliorer vos pratiques. Dès que votre employé devient « invalide » dans votre plateforme Folks, l’information est automatiquement transférée dans Voilà! et tous les quarts de travail de l’employé s’ouvrent. Le superviseur en est immédiatement avisé et a l’opportunité de combler l’ensemble des quarts de travail, soit par invitation, soit avec la fonction de remplacement automatique.

 

Nous vous avons préalablement parlé de Deluxe Paie, eh bien sachez qu’en ajoutant cette solution de paie à l’équation, vous avez un écosystème numérique complet et totalement intégré pour gérer l’ensemble de vos besoins RH et opérationnels sans effort inutile ou risque d’erreur.

 

Vous désirez en apprendre davantage sur nos intégrations et sur les bénéfices que vous pourriez en retirer? Communiquez avec nous dès maintenant et demandez votre démo gratuite! 

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