Passeport vaccinal et retour au bureau : nos conseils

Le passeport vaccinal est un document officiel et gratuit qui atteste de la double vaccination d’une personne contre la COVID-19. Appliqué dès le 1er septembre, il permet de voyager plus facilement à l’étranger et d’accéder à des activités non essentielles.

Il s’agit d’un code QR que vous pouvez récupérer de manière sécurisée et numérique avec votre certificat de vaccination, ou que vous obtiendrez directement après avoir reçu un plan vaccinal complet. En plus du document en format PDF utilisable sur votre téléphone, l’application Vaxicode vous permet d’utiliser votre code QR personnel à tout moment. Si vous n’avez pas de téléphone intelligent, le format papier de votre code QR imprimé est également accepté.

Une preuve de vaccination est désormais demandée pour la plupart des activités non essentielles, comme les salles de cinéma et de spectacles, les salles sportives, les casinos, les bars et les restaurants (incluant en terrasse).

Les événements et festivals en extérieur de plus de 50 personnes sont également concernés, ainsi que la pratique de certains sports d’équipe.

Pour une liste exhaustive des lieux concernés par l’application du passeport vaccinal, consultez la page du gouvernement québécois.

Cette preuve vaccinale est exigée pour toute personne âgée de plus de 13 ans.

« L’entrée en vigueur du passeport vaccinal au Québec amène son lot de questionnements et un enjeu de taille pour les entreprises de la région. Les employeurs doivent à la fois assurer la sécurité et la santé de leurs employés en présentiel, mais aussi veiller à ne pas brimer les droits des employés et les conditions de santé de certains qui les empêchent de se faire vacciner. »  – Emily Goupil, Consultante en recrutement et en gestion de la santé et sécurité au travail

Selon une étude menée en août par Censuswide à la demande d’Indeed auprès de 250 employeurs québécois, plus de 57 % des répondants « recommanderont fortement la vaccination pour revenir au bureau », et 32 % sont même prêts à rendre la vaccination obligatoire.

Beaucoup d’interrogations découlent donc du passeport vaccinal et du statut vaccinal des employés.

Vous ne pouvez pas interroger un candidat à l’embauche sur son statut de vaccination; cela irait à l’encontre de la Charte des droits et libertés de la personne.

Pour l’instant, il n’est pas question d’obliger ses employés à se faire vacciner, sauf dans un secteur professionnel dit ‘justifié’ (secteur de la santé, par exemple).

Cependant, il est possible de demander à vos employés s’ils se sont fait vacciner, notamment si vous avez l’intention d’organiser un retour au bureau en présentiel. Ce sondage vous permettra par la suite de tenir un registre de vaccination de vos employés de façon confidentielle. Vous devrez dans ce cas justifier votre demande par la nécessité de réduire les risques de transmission de la COVID-19 dans l’entreprise. Les employés qui refuseraient de divulguer leur état de vaccination seraient alors considérés non-vaccinés.

Le premier ministre François Legault s’est récemment prononcé en faveur du droit des employeurs de demander une preuve de vaccination à leurs employés afin d’organiser le retour au bureau. Cette demande doit être appuyée par la nécessité de protéger la santé des employés, adaptée à votre réalité, et cette annonce s’accompagne d’une nouvelle recommandation du gouvernement de privilégier le télétravail quand cela est possible.

Certaines entreprises canadiennes (Telus, Shopify Inc, Sun Life, ainsi que de nombreuses banques) ont également déclaré que seuls leurs employés doublement vaccinés seraient autorisés à reprendre le travail au bureau. 

Cependant, il faudra faire preuve de prudence avec les passeports vaccinaux en entreprise : vos mesures doivent être justifiées par votre réalité particulière, mais également non-discriminatoires.

Concernant les employés qui ne peuvent pas se faire vacciner pour des raisons de santé (grossesse, intolérance aux vaccins…), il est possible de s’arranger, en cas de retour au bureau, pour appliquer des mesures strictes de distanciation physique, de lavage des mains et de port du masque en tout temps. Sinon, quand cela est possible, le télétravail reste une solution accommodante.

Quant aux employés qui ne veulent pas se faire vacciner pour des raisons personnelles, il convient de procéder au cas par cas et de déterminer si leurs motivations et craintes sont légitimes. Les mesures sanitaires de distanciation, d’hygiène et de port du masque ainsi que le maintien du télétravail restent des solutions efficaces pour protéger le plus grand nombre.

Même si l’employeur ne peut pas exiger la vaccination chez ses employés, il peut les encourager fortement à se faire vacciner. En entreprise, le droit collectif prime aussi sur le droit individuel, et il est important de sensibiliser les employés à la préservation de la santé de leurs collègues.

En plus d’une campagne de sensibilisation, l’employeur peut également, s’il le souhaite, informer ses employés vaccinés qu’ils n’auront plus à porter le masque au bureau, contrairement aux employés non-vaccinés. Ce choix, justifiable sanitairement, pourrait pousser certains employés réticents à envisager la possibilité de se faire vacciner à leur tour.

La pertinence d’une politique de vaccination interne contre la COVID-19 dépendra beaucoup des cas, et il faudra notamment prendre en compte :

• Le milieu de travail concerné : l’employé sera-t-il en contact avec de nombreuses personnes (autres employés sans mesures de distanciation possibles, service à la clientèle, port du masque inapplicable, etc.);
• Le risque réel et justifiable encouru par l’entreprise et ses employés en cas d’éclosion de COVID-19 : il faut que la politique soit rédigée en prenant en compte la réalité de votre entreprise afin qu’elle soit à la fois pertinente, comprise et acceptée par tous les employés;
• Le taux de vaccination dans votre entreprise : si vos employés non-vaccinés sont nombreux, il serait peut-être plus judicieux de procéder en premier lieu à une sensibilisation à la vaccination dans votre organisation, et à une communication globale sur les raisons pour lesquelles elle est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise;
• Les autres possibilités à votre disposition selon votre contexte : avez-vous l’espace nécessaire pour appliquer des mesures de distanciation dans vos bureaux? Pouvez-vous continuer le télétravail ou le besoin de retourner au bureau est-il urgent? 
• La progression des cas de COVID-19 dans votre région : si le nombre des cas se stabilise ou diminue, il sera difficile de justifier la mise en place de votre politique de vaccination, et inversement en cas de nouvelle vague de contaminations.

Une responsabilité prédominante de l’employeur reste la protection de ses employés, et la préservation de leur santé sur leur lieu de travail. C’est une information importante pour prendre vos décisions concernant le volet sanitaire de l’organisation du retour au bureau.

Si vos employés ne sont pas vaccinés, ils devront très certainement porter un masque pendant le travail. Si le risque de contamination de vos employés est trop grand, la politique de vaccination peut être justifiée.

Vous devez également, en tant qu’employeur, être dans une posture d’inclusion de tous vos employés. Un équilibre entre ces responsabilités devient vital dans le contexte d’une politique de vaccination en entreprise.

« Les employeurs qui désireront instaurer une politique de vaccination devront le faire en intégrant différentes options pour permettre aux non-vaccinés, par choix ou par conditions médicales, de continuer à travailler ou d’avoir une ou des solutions alternatives, telles que : la possibilité de faire du télétravail, proposer d’être sur place, mais en se soumettant à des tests de dépistage de la COVID-19 sur une base régulière, en maintenant le port du masque et la distanciation sociale, en répondant au questionnaire COVID-19 quotidien… Certes, les employeurs pourront imposer leur droit de gestion, mais parallèlement, les travailleurs ont eux aussi des droits qu’il faudra s’assurer de respecter. Dans le but d’avoir un beau climat de travail à l’automne 2021, il faudra user de discernement et savoir respecter ses obligations en tant qu’employeur mais aussi les droits des employés, tout en suivant de près l’évolution de la pandémie et les mesures sanitaires en vigueur. »  – Emily Goupil, Consultante en recrutement et en gestion de la santé et sécurité au travail

Le retour au bureau s’annonce complexe à organiser, qu’il ait lieu pendant le mois de septembre ou qu’il soit repoussé. Les meilleures tactiques à déployer restent la vigilance, la prévention, l’écoute et la sensibilisation.

Entamer un dialogue constructif et ouvert avec vos employés vous permettra d’éviter des situations ennuyeuses ou de les brusquer, tout en encourageant certains d’entre eux à envisager la vaccination.

Il est important d’être vigilant quant au risque de propagation de la COVID-19 en entreprise, mais il faut également gérer les informations relatives au statut vaccinal des employés avec prudence. Pour conserver ces données de manière centralisée et confidentielle, en choisissant au préalable qui aura accès à ces informations, nous vous recommandons d’utiliser le module employé d’un SIRH comme Folks, qui vous permettra de tenir un registre de vaccination pour tous vos employés, sans problème matériel et en toute discrétion.

Pour éviter les contaminations au travail et un relâchement lors du retour au bureau, la meilleure attitude à adopter reste la prévention. Prenez le temps de communiquer avec vos employés pour leur rappeler les règles de distanciation, de port du masque, de lavage des mains, etc. 

Établissez des règles sanitaires claires et exposez-les à vos employés avant tout retour au bureau. Ils seront ainsi rassurés et resteront prudents. Soyez à l’écoute de leurs craintes et de leurs éventuelles interrogations.

Il est important de vous placer dans une posture d’écoute et d’ouverture, et non de jugement. Ne vous mettez pas vos employés à dos dans votre précipitation d’organiser le retour au bureau. Prenez le temps d’écouter leurs craintes, qu’ils soient vaccinés ou non, et de les sonder sur ces questions importantes. En ouvrant un dialogue, vous encouragerez les employés à partager leur ressenti et vous comprendrez mieux leur motivation à se faire vacciner, ou non. Cela vous permettra de prendre la température du statut vaccinal des employés dans votre entreprise, et donc de mieux communiquer sur la question. 

Vous serez également plus à même de sensibiliser vos employés à la vaccination et de les encourager en ce sens, ce qui vous aidera par la suite à établir une ligne de conduite concernant la vaccination au bureau.

Partagez des informations fiables sur la vaccination avec vos employés pour éviter qu’ils ne consultent des sources douteuses de leur côté.

Les mesures sanitaires sont régulièrement mises à jour, il est donc judicieux de rester vous-même bien informés sur la question de la vaccination et du passeport vaccinal en entreprise afin de pouvoir guider au mieux vos employés s’ils ont des questions.

Par la suite, il vous sera plus facile de sensibiliser vos employés à la question de la vaccination, en leur montrant qu’il s’agit de la meilleure mesure de protection en entreprise.

Aucune décision concernant la vaccination et les règles sanitaires ne sera unanimement populaire. Le plus important reste la protection du plus grand nombre de vos employés, sans risquer l’exclusion d’une partie de vos effectifs.

Les mesures que vous choisirez de prendre – ou non – concernant le passeport vaccinal en entreprise ne seront acceptées que si elles sont justifiées. Expliquez le pourquoi et le comment.

Si les employés comprennent les risques liés à la non-vaccination au bureau, ainsi que les mesures sanitaires mises en place pour le retour afin de protéger le plus grand nombre, ils seront assurément plus sensibles à vos arguments et plus respectueux des règles en vigueur.

Ils se sentiront également informés et donc inclus dans ce processus de retour au bureau.

Il est important d’insister sur la valeur protectrice d’une éventuelle politique de vaccination. Sa mise en place doit se baser sur le souhait de protéger autrui, et ne pas faire paraître une envie d’exclure. Encore une fois, la prudence et l’écoute sont vos meilleures alliées : entendez ce que vos employés non-vaccinés ont à vous dire. Une discussion ouverte pourra peut-être les convaincre de changer d’opinion, ou au moins aura l’avantage de ne pas les exclure de vos démarches de retour au bureau. Chaque employé doit se sentir pris en compte et écouté.

« Ce qui est certain, c’est qu’avec la potentielle quatrième vague et les nouveaux variants, il faudra redoubler de vigilance. Même si la vaccination d’une partie de la population nous octroie une certaine immunité collective, il faudra continuer d’encourager le télétravail, le lavage des mains, la désinfection des lieux et la distanciation sociale de tous les employés sur place. Plus il y aura de mesures sanitaires préventives en entreprise et dans la population pour éviter la propagation du virus, plus nous pourrons éviter le pire des scénarios.

Les employeurs ne devront pas non plus oublier tout l’aspect santé mentale qu’apporte cet enjeu. Il y aura potentiellement du clivage qui pourra se faire au sein des employés; entre vaccinés et non-vaccinés, mais aussi un potentiel isolement des employés en télétravail. » – Emily Goupil, Consultante en recrutement et en gestion de la santé et sécurité au travail

Vous pouvez contacter Emily Goupil, Consultante en recrutement et en gestion de la santé et sécurité au travail, pour vous aider à établir une politique de vaccination pour le retour au travail en présentiel dans votre entreprise. (emilygoupil@gorh.co / 4184541531)

Pour rester informé en temps réel sur les mesures sanitaires mises en place, nous vous recommandons de consulter régulièrement le site du CNESST.

Sources :

Passeport vaccinal en entreprise: un épineux dossier | LesAffaires.com

https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/deroulement-vaccination-contre-la-COVID-19/passeport-de-vaccination-COVID-19/lieux-et-activites-exigeant-passeport-vaccinal-COVID-19 

https://www.fr24news.com/a/2021/08/sun-life-to-require-COVID-19-vaccination-for-employees-who-volunteer-to-return-to-duty.html 

Questions et réponses – COVID-19 | Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail – CNESST (gouv.qc.ca)