La technologie RH, outil indispensable à la gestion des absences des employés

Morgane Cloarec
5 novembre 2021
Article

Chaque entreprise, de quelque industrie que ce soit, a dû s’adapter à la crise sanitaire et protéger au mieux ses employés en mettant en place des protocoles stricts dans le but d’endiguer la propagation du virus dans les milieux de travail.

Malgré les efforts de chacun, le Canada a enregistré une augmentation record de 2.5 millions d’absences causées par la COVID-19 depuis avril 2020

Cette statistique sidérante a radicalement changé le mode opératoire des gestionnaires en ressources humaines et ces derniers ont dû s’adapter rapidement. En effet, nous ne vous apprenons rien, le plus important dans une compagnie, ce sont les individus qui la constituent. Or, les conséquences de l’absence des employés sont multiples d’autant plus quand les absences sont récurrentes et que cela devient alors de l’absentéisme , telles que le sous-effectif et la surcharge de travail, les dépenses qui auraient pu être évitées, le temps de gestion qui aurait pu être alloué à des tâches plus complexes… La liste est longue!

Alors, comment gérer ces absences plus nombreuses tout en maintenant un niveau de service satisfaisant? Dans notre époque où la technologie est omniprésente, utiliser des outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est devenu essentiel. Nous vous expliquons pourquoi.

Réduction du risque d’erreurs


Lorsque l’on utilise des tableurs Excel ou un papier et un crayon pour créer l’horaire et prendre en note chaque absence, des malentendus peuvent arriver facilement. Heureusement, l’intelligence artificielle dont sont dotés les logiciels de gestion de ressources humaines agit comme un filet de sécurité qui empêche les erreurs. Ajouter par inadvertance un employé absent à l’horaire? Cela ne vous arrivera certainement plus!

Ces outils de gestion peuvent en effet être paramétrés selon vos règles de convention collective ou bien vos règlements internes. Vous êtes alors certain que votre politique en matière de gestion des absences sera automatiquement respectée. Si, par exemple, un employé a dépassé son nombre de journées d’absences autorisées, le logiciel l’en informera et il ne pourra pas en créer d’autres, de plus, une notification sera envoyée directement à son gestionnaire.

Centralisation des informations


Aujourd’hui, le meilleur moyen de traiter toutes les données dont vous disposez est de les centraliser sur une seule et unique plateforme. Vous ne perdrez plus de temps à chercher, recouper et analyser les informations : elles seront toutes immédiatement à portée de main!

La centralisation des données permet une gestion des absences plus efficace que jamais : l’employé vous notifie de son absence, vous recevez un message vous communiquant les détails l’absence (qui, quand, pour combien de temps, pour quel poste, pourquoi…) et vous trouvez un remplaçant disponible et qualifié, tout ça au même endroit. La synchronisation des informations à travers l’ensemble de la plateforme rend tout ce processus opérationnel plus fluide.

Avec la COVID-19, disposer de la documentation nécessaire en un clic est un avantage de taille. En effet, les gestionnaires peuvent catégoriser les absences liées au virus et donc réagir rapidement et appliquer le protocole sanitaire nécessaire afin d’endiguer sa propagation au sein de l’entreprise

Une gestion synchronisée des absences facilite également la communication entre les superviseurs et leurs employés. En analysant les historiques d’absences, vous pourrez repérer les employés ne se présentant pas au travail de manière récurrente ou anormale. Disposer de toutes ces informations vous permet d’ouvrir une discussion avec les employés concernés pour comprendre cette situation et trouver des solutions adéquates. Seulement 46% des employeurs canadiens étudient avec attention les absences de leurs employés :  vous pouvez faire la différence pour créer un environnement de travail plus sain!

Effectuer des remplacements plus facilement


Répertorier les absences et les analyser, ce n’est que la première étape! Il faut ensuite passer à la seconde, souvent plus difficile et chronophage : trouver un remplaçant disponible et qualifié pour prendre le quart de la personne absente. La technique la plus adoptée est d’appeler chaque employé un par un pour leur demander de couvrir le quart de leur collègue, mais un SIRH peut effectuer cette tâche de manière quasi-instantanée.

Après qu’un employé ait soumis une requête d’absence via le logiciel, le gestionnaire reçoit cette demande en temps réel et peut alors lancer une liste d’appels automatisée : le logiciel trouve de lui-même les employés aptes à reprendre le quart et les appelle automatiquement. Les personnes appelées n’ont alors qu’à accepter ou refuser le quart sur leur téléphone. Voilà, vous avez trouvé la personne idéale en un clic!

Vous pouvez paramétrer cette liste d’appels afin qu’elle respecte vos règlements internes. Les personnes ayant le plus d’ancienneté ou celles ayant le plus d’expériences peuvent être averties en premier. Vous évitez donc les potentiels griefs, le sous-effectif, les dépenses liées aux heures supplémentaires et les tensions au sein de votre entreprise. Ce n’est plus à vous de vous adapter à la situation, c’est le logiciel qui s’adapte à votre réalité!

Grâce à son algorithme basé sur l’intelligence artificielle, le logiciel Merinio vous permet de trouver des employés disponibles pour combler tous vos quarts de travail vacants en quelques secondes grâce aux listes de rappels.

Transparence et équité au sein de l’entreprise


Les logiciels de gestion de main-d’œuvre favorisent la confiance entre gestionnaires et employés, puisque les employés sont certains que les conventions collectives ou bien les règles internes seront respectées à coup sûr. Un employé absent a le droit à une compensation selon sa convention collective? Le logiciel appliquera automatiquement cette règle au moment de la paie et l’employé ne se sentira pas floué.

De plus, le fait que les employés entrent eux-mêmes leurs absences et puissent accepter des quarts sans passer par leur superviseur leur offre de l’autonomie, et c’est ce que les employés cherchent aujourd’hui. Cette confiance et cette autonomie qui sont accordées aux employés font en sorte qu’ils se sentent plus engagés et pris en considération par la compagnie, et des employés heureux au travail sont moins absents. Votre organisation a tout à y gagner!

Un virage vers la transition numérique


47% des entreprises utiliseront des solutions RH basées sur l’automatisation d’ici 2022 : pourquoi pas vous? La transition numérique est devenue un sujet d’actualité ces dernières années, et ce n’est pas anodin, car ces solutions technologiques apportent des avantages tant aux gestionnaires, en leur enlevant la charge des tâches répétitives, qu’aux employés, en leur offrant une meilleure expérience de travail.

Il est aujourd’hui plus facile que jamais de se doter d’un SIRH qui correspond à votre réalité et à vos besoins. En effet, ces solutions sont de plus en plus performantes, multitâches, et surtout abordables

La technologie est présente dans bien des aspects de notre vie : 81% des adultes québécois possèdent un téléphone intelligent et 59 % possèdent une tablette! Il est donc extrêmement probable que vos collègues et vos employés voient d’un bon œil l’apparition de solutions technologiques dans leur univers professionnel.


Aujourd’hui, les logiciels de gestion de main-d’œuvre sont les outils privilégiés pour faire face aux absences de manière optimale et automatisée. Ils permettent la réduction des erreurs qui peuvent être causées par la complexité de la gestion des absences, la centralisation des données RH sur une plateforme unique, l’assurance de toujours trouver une personne pour remplacer le collègue absent, la transparence et l’équité entre tous les membres d’une entreprise et un virage efficace vers le numérique. Se pourvoir d’un outil SIRH pour gérer les absences, c’est déjà s’inscrire dans le futur du travail et miser sur la collaboration à travers toutes les parties prenantes d’une entreprise.


Cet article a été écrit par Morgane Cloarec de Merinio.

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