Transition numérique et gestion des ressources humaines

Article

Morgane Lança

17 novembre 2021

La transition numérique est un phénomène qui fait couler beaucoup d’encre et qui ne cesse de prendre de l’ampleur, et ce dans tous les secteurs professionnels.

Inspirée à la fois par la numérisation de toutes nos démarches quotidiennes et l’expansion soudaine du télétravail liée à la pandémie de COVID-19, cette transformation des processus est particulièrement cruciale dans la gestion des ressources humaines d’une organisation. Pourtant, ce virage numérique n’est pas toujours facile à réaliser pour certaines entreprises, qui prennent donc du retard sur cette transformation stratégique. Les procédés traditionnels et manuels ralentissent leur croissance et entravent le bon fonctionnement de leur organisation.

Les gestionnaires et les professionnels des ressources humaines font particulièrement face aux défis propres à cette transition numérique, et il n’est pas rare qu’ils se sentent ensevelis sous les tâches et les problématiques qui en découlent.

En quoi consistent la transition numérique et la dématérialisation en ressources humaines? Et surtout, quels sont les avantages stratégiques de cette transformation? Pourquoi nous concerne-t-elle tous, sans exception?

Rapide topo sur la transition numérique

La transition digitale ou transformation numérique consiste en la dématérialisation de documents et d’informations : les fichiers papiers deviennent donc informatiques et sont centralisés sur une plateforme numérique. Dans le cadre des ressources humaines, les logiciels de gestion RH permettent d’effectuer une transition numérique fluide et complète.

La numérisation au service de l’humain

La dématérialisation et la centralisation des données RH prend tout son sens ces dernières années, avec l’expansion du télétravail et l’émergence du mode de travail hybride et de toutes les nouvelles pratiques qui y sont associées. Quels sont les avantages concrets de la numérisation des processus de gestion des ressources humaines? Ils sont nombreux, et nous vous les détaillons juste ici!

Flexibilité et évolutivité

La transition numérique est vectrice de flexibilité, autre fer de lance des entreprises ces dernières années. Autrefois considérée comme peu réaliste et difficile à atteindre, la flexibilité organisationnelle est devenue une évidence pour s’adapter au monde du travail qui n’a jamais changé aussi vite et aussi profondément.

Cette adaptabilité, rendue possible par la dématérialisation, est essentielle pour faire face aux nombreux défis auxquels sont confrontées les entreprises – pénurie de main-d’œuvre, taux de roulement élevé, bouleversements économiques et organisationnels liés à la pandémie et forte compétitivité…

Elle témoigne aussi d’une ouverture de l’organisation et d’une propension à évoluer plutôt que de stagner dans des pratiques souvent peu adaptées à la réalité des gestionnaires et des employés.

Attractivité et engagement

Une posture organisationnelle flexible et ouverte vers le futur sera essentielle pour les entreprises de demain. Ces organisations seront également les plus attractives pour les nouveaux candidats.

Avec la pénurie de main-d’œuvre actuelle, qui ne voudrait pas s’assurer d’avoir une marque employeur attrayante? L’attractivité d’une entreprise est aussi directement liée avec son ouverture vers le numérique. Les jeunes générations de travailleurs sont particulièrement touchées par la question de la dématérialisation et apprécient d’utiliser des outils numériques au quotidien. Ce groupe démographique sera très bientôt majoritaire sur le marché du travail et il est crucial de s’adapter à leurs attentes pour augmenter l’attractivité et la rétention des talents.

De plus, la numérisation responsabilise bien souvent les employés et répond à leurs nouveaux besoins organisationnels – télétravail, travail hybride, horaires flexibles… Des employés autonomes dont on facilite les tâches administratives quotidiennes seront plus productifs et engagés. La transition numérique est donc un virage bénéfique pour l’entreprise comme pour ses effectifs!

Gain de temps et transparence

Le format papier est source d’erreurs et de perte d’informations. Concernant la gestion des ressources humaines, ces défauts sont d’autant plus dommageables qu’ils font perdre un temps considérable aux gestionnaires comme aux employés. Les tâches administratives redondantes et chronophages peuvent être dématérialisées pour améliorer la productivité et la motivation de chacun.

Encore mieux, la numérisation des données permet une gestion transparente des RH dans votre organisation. Les employés auront accès à leurs données personnelles et pourront les modifier quand ils le souhaitent sans avoir à demander l’aval de leur superviseur. Responsabilisés et autonomes, vos équipes sentiront que vous leur faites confiance et gagneront un temps précieux au quotidien. L’accès aux informations sera facilitée et la confidentialité des données sera également assurée. La transition numérique permet donc une optimisation des processus et une gestion rapide et efficace des ressources humaines!

La transformation numérique, virage obligatoire?

Tous ces avantages et le besoin pressant de suivre le flot toujours plus fort de la numérisation en entreprise font de la transition numérique une obligation plus qu’un simple choix stratégique. Les organisations l’ont bien réalisé : 94% des entreprises québécoises estiment que la transformation numérique est un élément important dans leur entreprise et 66% considèrent qu’il s’agit d’un élément à la fois important et urgent.

Les ressources humaines sont un domaine particulièrement concerné par cette urgence numérique : les employés recherchent des conditions de travail plus flexibles et ont donc besoin de modes de gestion adaptés à leurs nouvelles réalités.

Si l’utilité et l’urgence de dématérialiser la gestion des ressources humaines ne sont plus à démontrer, encore faut-il déterminer comment amorcer cette transformation dans votre organisation. Ce virage n’est pas toujours chose aisée selon les contextes, et il est essentiel d’identifier les outils indispensables et les bonnes pratiques pour bien opérer votre transition numérique.

Comment réaliser votre transformation numérique?

Armez-vous des outils indispensables

La dématérialisation de vos données RH se fera grâce à des outils adaptés. Les logiciels de gestion des ressources humaines, ou SIRH (Système d’Informations Ressources Humaines) sont essentiels pour ce virage organisationnel.

Ces systèmes RH offrent une plateforme centralisant toutes vos informations, ainsi que de nombreuses solutions de gestion. Parmi les fonctionnalités clés de ces logiciels, on notera les modules d’onboarding particulièrement adaptés à l’accueil et l’intégration des employés à distance, mais aussi les profils employés accessibles en libre-service par les effectifs concernés, n’importe où et à tout moment!

Des rappels automatisés sur vos tableaux de bords intuitifs et interactifs vous permettront de vous occuper en quelques clics de la gestion des absences et des demandes de congés. Pour résumer, ce sont toutes vos tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines qui seront facilitées au quotidien. En plus, vous pourrez dire adieu aux dossiers papier volumineux et au temps perdu à rechercher une information dans vos archives de documents! Ces économies de papier représentent un autre avantage considérable des solutions numériques : la considération de l’aspect écologique dans vos processus administratifs.

Identifiez vos besoins RH

Maintenant que vous avez une idée de ce que les SIRH peuvent vous offrir au quotidien, il est temps d’identifier les besoins et les lacunes numériques de votre entreprise.

Si vous avez besoin d’une vision globale et statistique du rendement de votre organisation, nos indicateurs de performance RH< sont là pour vous aider.

Si votre principale préoccupation concerne la performance individuelle de vos employés, nous proposons également diverses méthodes d’évaluation en fonction de votre réalité.

Les outils technologiques permettent également une gestion stratégique des ressources humaines efficace, essentielle en ces temps de changements organisationnels.

Notre équipe peut vous aider à identifier vos besoins d’intégration selon votre réalité! N’hésitez pas à nous contacter pour discuter des possibilités d’intégration et de démonstrations.

Choisissez le meilleur allié numérique

Folks propose toutes les fonctionnalités précédemment détaillées, et bien plus encore! Notre mission : offrir un logiciel de gestion des ressources humaines adapté à la réalité des PME

Nous œuvrons également pour offrir les meilleures possibilités d’intégration à nos utilisateurs. Folks RH peut être implanté en parfaite adéquation avec vos logiciels de paie, d’assurances et de gestion du temps.

Nos maîtres-mots : flexibilité, puissance, et accessibilité, le tout à une tarification abordable! En plus, nos démos sont gratuites et personnalisées!

La transformation numérique s’annonce sans aucun doute comme un virage obligatoire pour les entreprises de demain. La numérisation des tâches liées à la gestion administrative des ressources humaines sert directement les intérêts de l’entreprise tout autant que de ses effectifs. Améliorer le bien-être et l’engagement de vos employés tout en assurant la flexibilité et l’adaptabilité de votre organisation, c’est tout simplement la meilleure des stratégies pour la pérennité et la croissance de votre entreprise!