Pourquoi unifier vos différents outils RH?
De nombreuses équipes RH jonglent avec plusieurs logiciels au quotidien : un ATS pour recruter, un SIRH pour centraliser les dossiers, un outil de gestion des horaires et du temps, puis un système de paye. Cette multiplication des outils entraîne des double saisies, des risques d’erreurs, des difficultés de suivi et des pertes de temps considérables.
Pour éviter ces inconvénients, une seule solution : unifier votre écosystème RH pour bénéficier d’un système tout-en-un, efficace et complètement intégré.
C’est justement le sujet de notre dernier webinaire en date : nous vous présentions en détail l’intégration entre Folks et Evolia, qui permet d’unifier efficacement l’ensemble de vos processus RH. On vous résume le tout dans cet article!
Comment circulent les données RH entre Folks et Evolia?
Pour résumer, l’intégration entre les plateformes de Folks et d’Evolia suit l’ensemble du cycle de vie employé :
- Recrutement (Folks ATS): Folks ATS permet de centraliser la réception et la gestion des candidatures issues d’Indeed, de Jobillico, de LinkedIn, de votre page Carrière, et bien plus encore. Une fois que le processus de sélection est complété, la recrue choisie est convertie en employé directement dans le SIRH de Folks!
- Création et mise à jour du dossier employé (Folks RH): Les données clés transitent automatiquement de votre ATS à votre SIRH: prénom, nom, coordonnées, informations personnelles, expérience professionnelle, etc. Folks devient votre source de vérité RH et une mine d’information accessible en quelques clics!
- Gestion des opérations et des horaires (Evolia): Les employés existants dans Folks RH sont poussés vers Evolia pour la planification d’horaires, mais aussi la gestion des disponibilités, des remplacements, des punchs, des feuilles de temps, des primes et du temps supplémentaire.
- Synchronisation RH ↔ temps: Par la suite, Evolia retourne vers Folks les congés et absences validés afin d’alimenter les banques de temps, les KPI et tableaux de bord RH.
- Gestion de la paie: Les données présentes dans Evolia (heures travaillées, temps supplémentaire, primes, fériés, vacances à payer) sont précompilées et transférées directement dans votre logiciel de gestion de la paie (Folks Paie).
Côté Folks (SIRH, ATS & Paie) : un dossier employé 360° et des processus RH automatisés
Accès et expérience
- Accessibilité par connexion SSO (Microsoft/Google).
- Tableau de bord clair : anniversaires, anciennetés, arrivées et départs d’employés, congés en cours, tâches d’accueil et d’intégration à compléter, demandes en attente, renouvellements de formations ou certifications, accidents de travail.
Dossier employé complet
- Données personnelles/corporatives, emploi, coordonnées, ancienneté (calculée automatiquement + expérience reconnue), informations pour la gestion de la paie.
- Notes au dossier, documents (visualisables sans téléchargement, utile pour la conformité Loi 25), historique des changements (salaires, postes, départements), accidents, avis disciplinaires, absentéisme, banques de temps (synchronisées avec Evolia).
Évaluations de performance
- Modèles personnalisés (critères, échelles, questions ouvertes, objectifs), lancements à dates fixes (annuel) et post-embauche (1–3 mois/probation).
- Partage au collaborateur, approbation intégrée (empreinte numérique, et logs).
- Résultats et filtres pour repérer les sur- et les sous-performances (ex. « surpasse les attentes »), identifier les talents et les plans de développement.
Signature électronique et gestion des documents
- Au-delà de la simple signature électronique, Folks génère vos documents récurrents : lettre d’embauche, confirmation d’emploi, adhésion assurances, hausse salariale, etc.
- Vous pouvez pré-positionner les champs (dossier employé) et envoyez en quelques clics, avec retour automatique dans le dossier RH (fini les classements manuels).
Formation & Loi du 1 %
- Informations utiles pour les déclarations de formations (catégorie, durée, coûts, organisme, participants, plages horaires).
- Calcul automatique des coûts de formation.
- Rapports liés à la Loi du 1 % exportables, et multiples vues analytiques (par département, formateur, etc.).
KPI RH et tableaux de bord
- Démographie (générations, âge moyen, sexospécifique, temps plein/partiel, etc.).
- Taux & tendances : absentéisme, rétention, journées d’absence/accidents, par exemple.
- Comparatifs annuels et infobulles d’évolution pour un pilotage RH basé sur les données.
Sécurité & conformité
- Certification SOC 2 Type II (Folks et Evolia), hébergement des données au Canada, conformité Loi 25.
- Visualisation de documents sans téléchargements locaux : pratique pour limiter les traces et renforcer la sécurité.
Côté Evolia : planification intelligente, respect des règles et contrôle budgétaire
Planification des horaires flexible
- Vue 1 à 4 semaines, groupes par poste/équipe/lieu, filtres et multi-sites dans un seul compte (mobilité inter-succursales contrôlée par permissions).
- Disponibilités, préférences, congés visibles en contexte ; prise en compte des qualifications et conventions.
Voici trois accélérateurs majeurs d’Evolia pour votre planification des horaires :
- Création rapide (pauses, sous-lieu, tâches).
- Gabarits d’horaires réutilisables.
- Récurrences (ex. lun-ven 11 h–17 h, jours alternés, fin de période paramétrée).
Remplacements et invitations automatisés
- Convertir un shift en remplacement et inviter automatiquement les employés qualifiés et disponibles.
- Règles d’attribution personnalisables (premier arrivé/premier servi ou priorisation par ancienneté, heures cumulées, etc.).
- Automatisation possible juste avant le début du quart si le gestionnaire n’a pas choisi.
Qualifications et conformité
- Validité des certifications (dates d’effet/expiration) et exigences par quart (ex. permis classe 4, RCR, sauveteur).
- Un employé non valide n’est pas invité ou assigné et des alertes sont envoyées si besoin.
Budget & coûts de main-d’œuvre
- Budgets d’heures/dollars par équipe/lieu/activité, indicateurs en temps réel et notifications à 80–90 % d’atteinte.
- Vue rouge/vert pour anticiper les dépassements et piloter vos marges.
Feuilles de temps & support pour les calculs de paie
- Triptyque clair : planifié → pointé (punch) → travaillé (arrondi/règles).
- Arrondis paramétriques, primes, fériés, temps supplémentaire (paiement, banque, split 50/50 configurable).
- Approbations et verrouillage avant transfert au système de paie (connecteurs directs et formats adaptés au système cible).
Congés & banques synchronisés
- Visualisation des soldes (accumulé, pré-approuvé, disponible), lien direct avec l’horaire (quart converti en remplacement/annulé), journaux d’audit (qui fait quoi, quand).
Poinçon fixe et mobile (avec validation d’emplacement)
- Terminal web (PC/tablette) + application mobile (iOS/Android).
- Vérification ponctuelle de l’emplacement au moment du punch. Paramétrable : tolérance géographique, justification en cas d’écart.
Avantages à retenir : gains de temps, économies d’argent et réduction des erreurs!
Les organisations constatent en moyenne :
- ≈ 15 heures économisées par période de paie (en matière de planification + préparation de la paie).
- Jusqu’à 30 000 $ d’économies annuelles pour une entreprise d’≈ 100 employés!
Au-delà des chiffres, l’intégration entre Folks et Evolia permet de :
- Éliminer la double saisie et réduire les erreurs ;
- Accélérer les processus d’accueil et d’intégration, la signature de documents et les évaluations;
- Piloter l’absentéisme, la rétention et la SST via des KPI fiables ;
- Renforcer l’expérience employé (libre-service employé, applications mobiles, transparence des banques, échanges structurés) ;
- Assurer la conformité (Loi 25, SOC 2 Type II, hébergement local).
Le plus? Folks et Evolia disposent tous les deux d’équipes d’implantation et de support basées au Québec pour vous aider à paramétrer les intégrations, former efficacement les gestionnaires et les employés, et accélérer l’adoption à travers l’organisation.
Quels secteurs sont concernés par cette intégration?
La flexibilité des règles (horaires, conventions, qualifications) et la gestion multi-sites rendent la solution pertinente pour :
- Le secteur manufacturier, le commerce de détail, le récréatif/saisonnier, la santé et les services professionnels;
- Les organisations de tailles variées (PME à réseaux multi-succursales, par exemple).
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