Mise en contexte
L’Hôtel Universel de Rivière-du-Loup, c’est bien plus qu’un lieu d’hébergement. Avec 302 chambres, un centre de santé reconnu (UniverSpa Nordik), et un restaurant gourmand (Le Boréal Univers Gourmand), l’établissement joue un rôle clé dans l’économie locale et l’hospitalité de la région.
Avec 124 employés pour l’hôtel et 92 pour le restaurant, la gestion des ressources humaines n’est pas une mince affaire! C’est dans ce contexte dynamique que le Directeur des ressources humaines de l’hôtel a entrepris une démarche d’optimisation des processus RH pour mieux soutenir les gestionnaires et enrichir l’expérience employé.
Enjeux RH avant l’implantation de Folks RH
Malgré une équipe engagée, plusieurs défis freinaient la fluidité des opérations RH :
- Suivi difficile des processus d’intégration et de départ : Sans structure claire, il devenait ardu pour les gestionnaires de suivre les étapes à compléter, ce qui entraînait des oublis ou des délais nuisibles à l’expérience des nouveaux employés.
- Manque de rigueur dans la documentation des comportements problématiques : L’absence d’un outil centralisé pour ajouter des notes au dossier des employés compliquait la gestion disciplinaire. Les gestionnaires n’avaient pas le réflexe de documenter chaque événement, ce qui créait des zones grises au moment d’appliquer des sanctions.
- Utilisation de fichiers Excel déconnectés : Le suivi des entrevues, des accidents de travail et des manquements disciplinaires se faisait via divers tableaux Excel, augmentant les risques d’erreurs et rendant l’accès à l’information plus complexe.
Bien entendu, ces enjeux avaient un impact direct sur la cohérence des pratiques RH et sur la capacité de l’équipe à offrir un accompagnement de qualité, tant à l’entrée qu’à la sortie des employés.
Pourquoi choisir les solutions RH de Folks?
Face à ces défis, l’équipe RH a cherché une solution capable de :
- Structurer les processus RH de A à Z;
- Faciliter le suivi et la collaboration entre les gestionnaires;
- Offrir une interface simple et rapide à prendre en main;
- Permettre un meilleur encadrement des employés, dès leur embauche.
Ce qui a fait pencher la balance? L’intuitivité de Folks RH.
“Nous avons trouvé le système très intuitif et simple à utiliser. Celui-ci répondait bien à nos besoins et présentait un interface simple qui nous permettait d'anticiper une prise en main rapide de la part de nos directeurs.”
Processus d’implantation: une adoption sans friction!
Le déploiement de Folks à l’Hôtel Universel s’est déroulé sans accroc, grâce à un accompagnement structuré et des ressources de formation claires.
Les gestionnaires ont rapidement adopté la plateforme, particulièrement pour la gestion des demandes de vacances et d’absences, qui ont commencé à entrer via Folks peu de temps après la mise en place. Pas de résistance au changement, pas de courbe d’apprentissage interminable — un vrai succès côté adoption!
“L'implantation s'est très bien déroulée, l'accompagnement et les capsules de formation offertes par Folks ont été d'une aide précieuse.”
Résultats concrets et gains RH
Depuis l’implantation, les bénéfices se font sentir à tous les niveaux de l’organisation :
Fluidité accrue des processus
Le plus grand gain relevé par le DRH? La rigueur dans le suivi.
Les gestionnaires disposent désormais d’un cadre clair pour chaque étape, que ce soit l’intégration d’un nouvel employé ou son départ. Résultat : moins d’oublis, des suivis mieux coordonnés, et une image plus professionnelle de l’entreprise dès les premiers contacts avec les employés.
Meilleure gestion disciplinaire
La fonctionnalité de prise de notes dans les dossiers employés a transformé les pratiques de gestion.
Selon l’Hôtel Universel de Rivière-du-Loup : “L’outil d’ajout de notes au dossier des employés nous a permis de faciliter, pour nos directeurs, le processus de prise de notes relatif aux différents événements et manquements.”
Cet outil encourage les bons réflexes : documenter, suivre, justifier. Cela renforce la crédibilité des mesures disciplinaires et limite les risques liés à un encadrement flou ou non justifié.
Développement de l’autonomie des gestionnaires
Avec Folks, les gestionnaires sont mieux outillés pour suivre leurs responsabilités RH. Ils n’ont plus à dépendre uniquement du service RH pour obtenir des informations ou effectuer certaines démarches. L’accessibilité à la plateforme favorise la responsabilisation et une gestion plus proactive.
Visibilité accrue et centralisation des données
Finies les versions multiples d’un même fichier Excel! L’information est maintenant centralisée dans un seul outil, accessible, à jour, et facile à consulter pour toutes les parties prenantes autorisées.
Fonctionnalités coup de cœur
Voici les fonctionnalités que l’Hôtel Universel considère comme des atouts essentiels au quotidien :
- Suivi structuré des processus d’intégration et de départ : pour ne rien oublier et créer une première impression mémorable.
- Ajout de notes au dossier des employés : pour une meilleure gestion disciplinaire et un historique clair des événements.
- Gestion des absences et vacances : rapide, intuitive et accessible directement par les employés.
- Capsules de formation intégrées : facilitent l’adoption et la formation continue des gestionnaires.
Prêts à structurer vos processus RH et simplifier la vie de vos gestionnaires?
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