Mise en contexte
Beaudoin Construction est un entrepreneur général reconnu pour son expertise en gestion de projets, tant en phase de pré-construction qu’en phase de construction. L’entreprise compte plus de 70 employés et bénéficie d’une croissance soutenue depuis ces cinq dernières années.
Bien entendu, qui dit croissance dit gestion des ressources humaines complexifiée! C’est dans ce contexte que Jessica Martel, Directrice des Ressources Humaines chez Beaudoin Canada, s’est lancée dans un projet de recherche d’implantation d’une solution RH. Ses critères de sélection : intégration, modernité, et performance. La plateforme sélectionnée devait répondre efficacement aux besoins actuels de l’entreprise, tout en étant capable de soutenir son développement dans le futur.
Principaux enjeux RH avant l’implantation de Folks
- Gestion manuelle des processus RH : les tâches RH étaient effectuées sur divers fichiers Excel, entraînant des double-saisies et un manque de fluidité dans le traitement des données.
- Manque de connexion entre les outils utilisés : la gestion des congés se faisait directement sur les calendriers Outlook sans connexion avec un outil pertinent, réduisant ainsi la visibilité et l’efficacité de communication des informations.
- Erreurs humaines et duplication des efforts : ces processus manuels et non-centralisés engendraient des problématiques de transmission des données et un manque de constance dans le traitement des demandes des employés.
- Difficultés d’accès à l’information : l’absence de centralisation des données complexifiait considérablement la gestion des tâches RH quotidiennes, d’autant plus que les employés ne pouvaient pas accéder eux-mêmes aux informations importantes.
- Pertes d’efficacité : les processus RH étaient jalonnés d’erreurs humaines, de double-saisies et de pertes de temps, impactant ainsi la qualité du service fourni aux employés.
- Manque de visibilité : la fragmentation et la duplication des données réduisaient la visibilité du département RH sur les divers processus quotidiens.
Ces problématiques sont rapidement devenues insoutenables, avec un impact considérable sur la qualité du service RH et le temps passé à saisir et rechercher des données.
Pourquoi choisir Folks?
Plus les enjeux sont nombreux et impactants, plus il est important de choisir un SIRH qui saura les résoudre efficacement! Jessica Martel a amorcé une recherche active de plus d’un an pour trouver LA solution complète qui représenterait la meilleure solution pour son entreprise.
Voici les besoins urgents auxquels le SIRH de Folks a su répondre :
- Simplification des processus RH;
- Centralisation des données;
- Accessibilité pour tous les employés;
- Efficacité dans la communication interne;
- Suivi fiable et rigoureux des demandes et des étapes à compléter.
Le logiciel RH de Folks s’est également démarqué sur des points essentiels pour son bon déploiement au sein de l’entreprise :
- Intuitivité et convivialité de la plateforme;
- Adaptabilité à tous les âges;
- Réduction des tâches répétitives et gains de temps précieux au quotidien.
En résumé, le choix de Folks a reposé non seulement sur son efficacité en termes de gestion des processus RH et de réduction des tâches administratives, mais aussi sur sa facilité d’utilisation pour tous les employés.
Processus d’implantation de Folks – et adoption par toute l’équipe!
Le déploiement de Folks s’est déroulé en trois grandes étapes claires et structurées.
1) Formation des administrateurs avec l’équipe de support
Premièrement, l’accompagnement par l’équipe de support, qui présente la plateforme et procède à une formation de ses administrateurs au sein de l’entreprise.
« J’ai été très bien accompagnée par l’équipe de Folks, particulièrement lors de la formation des administrateurs. Comme j’étais seule à gérer la mise en place de la plateforme chez Beaudoin Construction, leur soutien a été essentiel. L’équipe connaît parfaitement le produit, adopte une approche pédagogique et a su m’offrir un accompagnement personnalisé et rassurant. » – Jessica Martel, Directrice des ressources humaines chez Beaudoin Construction
2) Intégration des données de l’entreprise dans la plateforme
La deuxième étape consiste en l’intégration de toutes les données existantes de l’organisation dans la plateforme (dossiers d’employés, formations, postes divers, etc.).
Cette étape est cruciale pour une implantation réussie, et peut demander un certain temps à compléter si le chargé de projet SIRH est seul responsable du transfert d’informations.
3) Formation des employés et déploiement final
Enfin, une fois le système complètement opérationnel, il est important de s’assurer que les employés apprennent à l’utiliser à l’incorporer dans leur quotidien professionnel.
Pour Beaudoin Construction, l’adoption du SIRH de Folks par les employés a été très naturelle, sans problématique de résistance au changement. La facilité d’utilisation de l’outil a permis à tous une prise en main rapide — et ce, peu importe leur niveau de familiarité avec la technologie!
Le résultat final? Une efficacité organisationnelle optimale, un système RH complètement opérationnel avec des informations centralisées, et des employés qui accèdent avec aisance à leurs données.
Fonctionnalités préférées – qui font toute la différence au quotidien!
Nous étions curieux de savoir, parmi nos + de 30 modules RH disponibles, lesquels se démarquaient comme des indispensables pour Beaudoin Construction. Voici leur ressenti :
- Gestion des demandes de congés : pour sa rapidité, sa simplicité et son efficacité.
- Calendrier et bottin : parce qu’ils facilitent la communication et la coordination au quotidien.
- Profils d’employés : un atout majeur pour une meilleure accessibilité aux informations.
- Processus d’accueil et de départ : permet de structurer l’intégration et l’offboarding des employés.
Ces modules ont directement contribué à rendre leur gestion RH “plus fluide et plus moderne”.
Le mot de la fin
« N’attendez pas d’être débordés pour passer à une solution comme Folks. C’est un outil intuitif, complet et bien soutenu par une équipe compétente. Il permet de gagner un temps précieux, de structurer vos processus RH et d’offrir une expérience plus fluide à vos employés. Pour nous, le passage à Folks a été un vrai tournant dans la gestion de nos ressources humaines.
Honnêtement, Folks a complètement transformé ma vie de Directrice RH! C’est un outil simple, puissant et accessible à tous, peu importe la taille ou le type d’entreprise. Je le recommande sans hésiter à quiconque veut enfin respirer côté gestion humaine. Une fois qu’on y goûte, on ne revient pas en arrière! » – Jessica Martel, Directrice des ressources humaines chez Beaudoin Construction
Prêts à prendre un nouveau tournant dans votre gestion des ressources humaines?
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