Les 10 étapes clés pour votre sondage de climat de travail

Folksies
Catherine Maheux-Rochette
17 mars 2021

Avec l’arrivée des nouvelles générations qui chamboulent le monde du travail tel qu’on le connaît et la pénurie de main-d’œuvre généralisée au Québec, toute organisation qui souhaite se démarquer et se positionner comme un employeur de choix doit être à l’écoute de ses employés.

Les sondages de satisfaction, à cet effet, sont un excellent outil de dialogue entre un gestionnaire et son équipe. En permettant aux employeurs une collecte de données précieuses pour les aider dans leur plan d’action, ils sont de véritables catalyseurs de changement. Aujourd’hui, les sondages de climat organisationnel ne sont plus que bénéfiques, ils sont essentiels. Maintenant, comment sonder les employés pour obtenir des résultats représentatifs?

Nous vous présentons les 10 étapes clés qui, selon Vicky Lacroix et Marie-Josée Nucci, consultantes en ressources humaines chez Go RH, sont déterminantes pour le succès de la mise en œuvre d’un sondage de climat organisationnel dans une organisation.

1. Questionnez-vous sur vos motivations

La première étape – et l’une des plus importantes – consiste à vous questionner sur vos motivations. Pourquoi voulez-vous sonder vos employés? Y a-t-il une problématique, des enjeux précis ou des symptômes organisationnels que vous souhaitez adresser? Voulez-vous simplement prendre le pouls de votre climat organisationnel? Dans tous les cas, il importe d’avoir l’engagement de la direction avant d’entreprendre vos démarches et que celle-ci comprenne bien l’objectif principal du sondage.

La définition d’un objectif est cruciale pour vous guider dans vos démarches et vous aider à choisir le bon type de sondage de satisfaction des employés dans le but d’obtenir des résultats qui auront une réelle valeur ajoutée pour votre organisation.

2. Planifiez, planifiez, planifiez!

Quand vient le temps d’effectuer un sondage de satisfaction des employés dans une entreprise, l’importance du timing est souvent négligée, mais Marie-Josée tient à nous rappeler qu’il est crucial de prendre en compte ce qui se passe dans l’organisation et d’agir à un moment opportun. Par exemple, si plusieurs employés travaillent sur un gros projet qui a un impact important sur l’organisation, ce n’est peut-être pas le bon moment. Les résultats d’un sondage impliquent souvent des changements, donc une bonne gestion du changement, et il est important de s’assurer que les ressources nécessaires seront disponibles.

3. Communiquez et soyez transparent

La mise en place d’une bonne stratégie de communication (avant, pendant, après le sondage) est également essentielle. Il est important d’impliquer vos employés dans votre processus et de leur communiquer de façon claire les raisons qui vous amènent à les sonder. Est-ce parce que vous songez à agrandir vos bureaux, ou encore parce que vous sentez qu’il y a des tensions dans l’équipe? En cas de doute, misez toujours sur la transparence!

4. Posez des questions pertinentes, faciles à comprendre et impartiales

Les questions de votre sondage de satisfaction ou de mobilisation des employés doivent toutes être très claires, concises et parfaitement objectives. Le fait d’inclure des questions qui ne sont pas impartiales au sondage viendrait le biaiser et vous obtiendriez des résultats non représentatifs. Par exemple, il n’est pas recommandé de demander aux employés s’ils aimeraient que l’entreprise paie la totalité de leurs assurances collectives, car il est évident que tous – ou presque – répondraient par l’affirmative. Si vous désirez sonder vos employés à ce sujet avec une approche objective, vous pourriez leur poser la question générale : Êtes-vous satisfait de la cotisation de votre employeur dans votre régime d’assurances collectives? 

5. Assurez l’anonymat à toutes les étapes

L’anonymat est un critère indispensable au succès de votre questionnaire et il est important de le mentionner aux employés. En effet, la crainte d’être identifié pourrait décourager certains individus de répondre au sondage avec franchise. Il est également fondamental que toutes les questions soient composées de façon à ne pas compromettre la confidentialité de la collecte de données. Voici quelques exemples de questions qui ne seraient pas appropriées :

  • Dans quel département travaillez-vous?
  • À quel moment avez-vous été engagé?
  • Qui est votre superviseur?

6. Limitez la longueur de votre sondage

Vos employés sont probablement très occupés et si vous voulez maintenir leur attention, votre enquête d’engagement doit pouvoir être complété en 15 minutes ou moins. Portez aussi une attention particulière à la longueur des questions de façon individuelle : il est préférable d’avoir des questions courtes et concises.

7. Évaluez les résultats et faites l'analyse de votre climat organisationnel

Suite à la collecte des réponses de vos employés et à la compilation des résultats, votre travail est loin d’être terminé. L’interprétation des résultats est une – autre! – des étapes les plus importantes. Vous devez prendre le temps d’analyser et d’assimiler les réponses afin de comprendre la dynamique de votre climat organisationnel et d’en faire ressortir les grandes tendances avant de passer à la déclinaison de votre plan d’ action. Il est également conseillé de consulter les études qui sont disponibles en ligne pour comparer vos résultats à ceux d’autres entreprises de votre secteur d’activité.

Vous pourriez également faire appel à une organisation tierce. En effet, vous avez tout à gagner à confier cette tâche à des experts : vous obtiendrez des conseils basés sur des points de vue impartiaux qui ne seront pas teintés par votre réalité d’entreprise et vous aurez accès à des modules de sondages d’engagement qui ont déjà fait leurs preuves.

8. Partagez les résultats avec l’organisation

Après avoir analysé et interprété les résultats et vous être assuré que l’information qui en ressort soit constructive, tout comme vous avez été transparent dans la communication de vos motivations à sonder les employés, vous devez l’être dans le partage des résultats avec toute l’organisation (gestionnaires et employés). Réunissez vos équipes et présentez-leur les résultats afin d’engager la discussion avec eux, ce qui vous donnera peut-être quelques pistes pour votre plan d’action.

9. Préparez l'intervention : l'importance de faire un choix éclairé

Une bon plan d’intervention suite à un sondage de climat de travail prend en compte les éléments suivants :

  • Votre culture d’entreprise
  • Votre mission et vos valeurs
  • Vos employés

En effet, il est primordial que votre intervention soit alignée avec la culture de votre entreprise pour assurer une meilleure appropriation du changement qui s’en suivra par les employés.

Voici un exemple concret : Les résultats de votre diagnostic de climat organisationnel démontrent que les membres de votre équipe de vente sont démotivés et vous songez à des solutions pour remédier à la situation. Sachant que la collaboration et le travail d’équipe font partie intégrante de votre culture d’entreprise et que vous tenez à ces valeurs, croyez-vous qu’offrir de gros bonus sur les ventes individuelles serait une intervention appropriée?

Parallèlement, si vous prônez l’authenticité et la communication ouverte au quotidien, il serait tout naturel que vous demandiez et que vous donniez aux employés de la rétroaction tout au long de l’implantation du plan d’action.

10. Posez des actions pour améliorer le climat de travail!

Si vous avez pris la décision de sonder vos employés, c’était probablement dans le but de recueillir de l’information qui pourrait vous éclairer dans une prise de décisions sensible à leurs besoins et attentes. De là l’importance d’élaborer un plan d’action qui prend en compte les réponses de vos employés. Ils doivent sentir que leur participation a été utile. Vous devez faire en sorte que les résultats que vous avez obtenus des sondages de satisfaction se traduisent par des changements positifs et progressifs. La mise en place de petites actions simples et rapides à implanter, pour commencer, vous aidera à gagner la confiance de vos employés.

Il est également important d’évaluer l’impact de vos interventions sur votre climat de travail tout au long du processus, et ce, de façon ponctuelle. Si elles ne sont pas efficaces, il est possible que vous ayez à revoir votre plan d’action.

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