Les outils indispensables pour le télétravail

remote worker
Catherine Maheux-Rochette
31 mars 2020

Si chaque crise est porteuse d’occasions qu’on se doit de saisir, celle qu’a vécu le Québec aura au moins ouvert les yeux à plusieurs dirigeants d’entreprises : il est plus que temps d’envisager – et de concrétiser – le virage numérique. L’OMS, très tôt dans la crise sanitaire, a d’ailleurs pris les devants en conseillant aux employeurs d’offrir plus d’options de télétravail à leurs employés et de préconiser les rencontres en visioconférence pour limiter les contacts physiques et diminuer les risques de contagion.

En tant qu’entreprise pleinement fonctionnelle en télétravail, nous avons eu la chance d’être en mesure de nous adapter rapidement. Dans le but de venir en aide à d’autres organisations, nous avons eu l’idée de dresser la liste des différents outils, logiciels et applications qui nous permettent de travailler à distance de façon optimale.

Outils essentiels pour le télétravail

Bien entendu, tous les membres de notre équipe sont munis d’ordinateurs portables et d’un téléphone cellulaire, qui leur permettent de travailler de n’importe où, en autant qu’ils aient accès à une connexion Internet. Pour s’assurer de la sécurité de nos données, comme nous utilisons des solutions infonuagiques, nos employés reçoivent une formation sur la protection des données et sont tous au fait de notre politique de télétravail.

 

Communication à distance

Notre équipe est tissée serrée et nous sommes convaincus que c’est en grande partie grâce à la communication qui se fait de façon fluide dans toute l’organisation : des gestionnaires aux employés et vice versa. Dans un contexte de travail à distance, la communication est encore plus importante pour l’esprit et la cohésion d’équipe. Le mot d’ordre? Communiquez plus que moins! Voici les outils de communication que nous utilisons et adorons en télétravail :

  • Slack

Slack est une application de messagerie instantanée qui permet de simplifier la communication à l’interne par le partage rapide de messages et de fichiers. Dans l’outil, les conversations peuvent être organisées par sujet ou par équipe de travail grâce aux différentes chaînes, mais il est aussi possible d’envoyer des messages privés à chacun des utilisateurs de la zone de travail. Slack est compatible avec plusieurs autres applications telles que Google Drive et Zoom, que nous utilisons d’ailleurs également. 

Conseil : Chez Folks, nous avons une chaîne #bonscoups dans laquelle les employés sont encouragés à souligner les bons coups de leurs pairs. La reconnaissance est une excellente façon de booster la motivation de vos équipes! 

  • Gmail

Pour nos échanges courriels, nous utilisons Gmail, une application de messagerie sécurisée et privée de la suite G Suite par Google. L’avantage d’un service de messagerie comme Gmail est que les employés ont accès à leurs messages peu importent où ils se trouvent et depuis n’importe quel appareil. Via l’application mobile, il est également possible de lire et de rédiger des courriels hors connexion, qui seront envoyés dès que l’appareil sera connecté à Internet.

  • Zoom

Zoom est une application de visioconférence incontournable pour le télétravail : réunions à distance, formations ou encore assistance technique avec partage d’écran, vous lui trouverez certainement plus d’une utilité! Notons aussi qu’il est possible d’enregistrer les rencontres à même la plateforme et que la version gratuite permet d’accueillir jusqu’à 100 participants par rencontre pour une durée de 40 minutes.

Outils collaboratifs

  • Google Drive

Google Drive est une solution infonuagique qui vous permet de stocker et de partager vos fichiers et d’y avoir accès de n’importe quel appareil. Les fonctions d’édition en temps réel facilitent le travail d’équipe et optimisent la collaboration en contexte de télétravail.

  • ClickUp

ClickUp est un outil collaboratif assez complet. Chez Folks, on s’en sert pour la gestion de projet. Comme on ne travaille pas toujours tous du même endroit, ClickUp nous aide à suivre l’avancement des différents projets à distance et à être au fait des priorités grâce à l’assignation et à la gestion de tâches. 

Conseil : ClickUp permet de créer des “goals”. On aime s’attribuer des buts entre collègues et réfléchir ensemble à différentes stratégies pour les atteindre pour se motiver mutuellement!

Gestion des ressources humaines

  • Folks RH

Il va sans dire que nous utilisons notre propre logiciel pour la gestion de nos ressources humaines! Folks est une solution tout indiquée pour les PME : complète, simple à utiliser et abordable. Les modules et fonctionnalités incluent entre autres les profils d’employés, la gestion des absences et des vacances, l’évaluation du rendement et un tableau de bord qui donne une vue d’ensemble sur l’état des RH de l’organisation.

  • Folks ATS

L’ATS (Applicant Tracking System) offert par Folks est un outil simple qui permet de centraliser, de conserver et d’évaluer vos candidatures. En somme, de la publication d’une offre d’emploi à l’embauche d’un candidat, l’ATS optimise l’ensemble du processus de recrutement.

  • Deluxe Paie

En plus de faire partie de nos partenaires, Deluxe Paie est notre fournisseur de service de paie. Deluxe propose une gestion mensuelle, trimestrielle et annuelle de la paie, le traitement des salaires et des primes en fonctions des échelons et par catégorie d’employé ainsi qu’une gamme étendue de rapports de paie. Il s’agit d’une solution très complète que nous n’hésitons jamais à recommander à nos clients.

Pour terminer, il existe une panoplie d’outils qui permettent aux organisations de s’adapter au travail à distance, mais il n’est pas nécessaire d’en utiliser une tonne pour être efficace. Comme vous pouvez le constater, chez Folks, nous arrivons à fonctionner de façon optimale avec quelques outils seulement. L’important est d’utiliser des solutions adaptées à votre réalité d’entreprise. Qui plus est, il importe de penser à la gestion du changement qui vient avec la mise en place de nouvelles méthodes de travail et l’implantation de nouveaux outils. Dans cette optique, les gestionnaires auraient intérêt à considérer faire mieux avec moins.

Vous aimeriez être accompagné dans le choix et l’implantation de nouvelles technologies au sein de votre organisation? Nos conseillers en solutions RH sont disponibles pour discuter avec vous de la meilleure infrastructure numérique pour votre entreprise et vous référer à des partenaires qui sauront répondre à vos besoins. Contactez-nous!

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