Conditions d'utilisation des fonctionnalités d'intelligence artificielle

Veuillez lire attentivement les présentes Conditions d’utilisation des fonctionnalités d’intelligence artificielle (les « Conditions IA »). Celles-ci s’appliquent à toute utilisation des Fonctionnalités IA (telles que définies ci-dessous) offertes par Les Technologies Folks RH Inc. (« Folks ») au Client dans le cadre des Services. Les Conditions IA sont intégrées au Contrat d’abonnement SaaS et conditions d’utilisation commerciale (le « Contrat ») et doivent être lues conjointement avec celui-ci ainsi qu’avec la Politique de vie privée de Folks. En cas de divergence entre les Conditions IA et le Contrat, les présentes Conditions IA prévaudront en ce qui concerne spécifiquement l’utilisation des Fonctionnalités IA.

Le Client doit accepter les Conditions IA avant d’activer toute Fonctionnalité IA. L’activation d’une Fonctionnalité IA s’effectue par l’entremise d’une Personne autorisée du Client agissant à titre de Super utilisateur ou disposant d’un Rôle administratif équivalent, laquelle déclare et garantit, au moment de l’Activation, avoir le pouvoir et l’autorité requis pour accepter les présentes Conditions IA au nom du Client et engager celui-ci. En activant une Fonctionnalité IA, le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions IA et accepte d’être lié par celles-ci, et ce, à l’égard de l’ensemble de ses Utilisateurs autorisés. Si le Client n’est pas d’accord avec les Conditions IA, sa seule alternative est de ne pas activer ou de désactiver les Fonctionnalités IA.

 

Article 1 – Définitions

1.1 Les termes en majuscules utilisés dans les présentes Conditions IA et qui ne sont pas autrement définis ci-dessous ont la signification qui leur est donnée dans le Contrat ou dans la Politique de vie privée, selon le cas.

1.2 Pour les fins des présentes Conditions IA, les termes suivants ont la signification qui leur est donnée ci-dessous :

• Activation désigne l’action posée par un Super utilisateur ou par toute autre Personne autorisée disposant d’un Rôle administratif équivalent au sein du compte du Client, par laquelle une Fonctionnalité IA est activée pour l’ensemble du compte du Client et rendue disponible à tous les Utilisateurs autorisés de ce compte, sous réserve des Rôles et Permissions configurés par le Client pour chacun de ses Utilisateurs autorisés.
• Donnée d’entrée désigne toute Donnée du Client transmise à une Fonctionnalité IA en vue d’être traitée par celle-ci, incluant notamment les curriculum vitae, lettres de présentation, profils de candidats, descriptions de postes, notes d’entrevue et tout autre contenu fourni par le Client ou ses Utilisateurs autorisés.
• Donnée de sortie désigne le résultat généré par une Fonctionnalité IA à partir d’une Donnée d’entrée, incluant notamment les résumés de candidatures, scores ou correspondances, suggestions textuelles et tout autre contenu produit automatiquement.
• Fonctionnalité IA désigne toute fonctionnalité du Logiciel de Service qui repose, en tout ou en partie, sur des techniques d’intelligence artificielle, incluant notamment l’apprentissage automatique, les modèles de langage de grande taille (LLM), le traitement du langage naturel et tout autre procédé algorithmique permettant de générer, classer, analyser, recommander ou résumer du contenu. La liste des Fonctionnalités IA disponibles est décrite à la section 3.1 et peut être mise à jour de temps à autre.
• Fournisseur IA désigne tout tiers fournissant à Folks des services ou des modèles d’intelligence artificielle utilisés dans le cadre des Fonctionnalités IA, lesquels sont considérés comme des Sous-traitants au sens du Contrat.
• Hallucination désigne une Donnée de sortie générée par une Fonctionnalité IA qui apparaît plausible mais qui est inexacte, fabriquée, incomplète ou non vérifiable.
• Supervision humaine désigne l’examen, la validation ou la révision par une personne physique, exerçant un jugement indépendant, de toute Donnée de sortie avant qu’une décision ne soit prise par le Client à l’égard d’un Employé, d’un candidat ou de toute autre personne.

 

Article 2 – Objet et portée

2.1 Objet. Les présentes Conditions IA encadrent l’utilisation par le Client des Fonctionnalités IA mises à disposition par Folks dans le cadre des Services. Elles précisent les engagements respectifs de Folks et du Client en lien avec le traitement des Données du Client par les Fonctionnalités IA, et complètent les obligations prévues au Contrat et à la Politique de vie privée.

2.2 Caractère facultatif. L’utilisation des Fonctionnalités IA est facultative. Le Client peut choisir d’activer ou de désactiver chaque Fonctionnalité IA en tout temps, conformément à la section 8, sans que cela ne porte atteinte à son droit d’utiliser les autres composantes du Logiciel de Service.

2.3 Articulation avec le Contrat. Toutes les dispositions du Contrat continuent de s’appliquer à l’utilisation des Fonctionnalités IA, notamment celles relatives aux autorisations et restrictions (Article 3 du Contrat), à la gestion des Renseignements personnels (Article 4 du Contrat), à la propriété intellectuelle (Article 6 du Contrat), aux données (Article 7 du Contrat), à la confidentialité (Article 8 du Contrat), aux représentations et garanties (Article 10 du Contrat), aux indemnités (Article 11 du Contrat) et aux limitations de responsabilité (Article 12 du Contrat).

 

Article 3 – Fonctionnalités IA offertes

3.1 Liste des Fonctionnalités IA. Les Fonctionnalités IA actuellement offertes par Folks dans le cadre des Services sont décrites dans le tableau ci-dessous. Folks pourra, de temps à autre, ajouter de nouvelles Fonctionnalités IA, modifier ou retirer des Fonctionnalités IA existantes, conformément aux modalités du Contrat et des présentes Conditions IA.

Fonctionnalité IA	Service	Finalité	Données d’entrée traitées
Analyse et résumé de CV	ATS	Extraire les informations clés d’un curriculum vitae et en produire un résumé structuré	Curriculum vitae, lettres de présentation
Correspondance candidat / poste	ATS	Évaluer le degré de correspondance entre le profil d’un candidat et un poste	Curriculum vitae, lettre de présentation, description et éléments requis liés au poste
Aide à la rédaction	ATS	Rédiger des descriptions, publications de poste et critères d’évaluation candidat	Information associée au poste (Titre du poste, Compétences requises, Éducations requises, Langues requises et régions)

3.2 Limites des Fonctionnalités IA. Le Client reconnaît que les Fonctionnalités IA constituent des outils d’assistance et non des outils de décision. Les Données de sortie produites par les Fonctionnalités IA sont fournies à titre indicatif seulement et ne doivent en aucun cas constituer le fondement exclusif d’une décision prise par le Client à l’égard d’un Employé, d’un candidat ou de toute autre personne. Folks décline toute responsabilité quant à l’interprétation, l’utilisation ou la confiance accordée par le Client ou ses Utilisateurs autorisés aux Données de sortie.

 

Article 4 – Traitement des données par les Fonctionnalités IA

4.1 Données traitées. Lorsqu’une Fonctionnalité IA est activée, les Données d’entrée applicables sont transmises, traitées et analysées par la Fonctionnalité IA dans le but de générer la Donnée de sortie correspondante. Le traitement peut impliquer la transmission de Données d’entrée à un Fournisseur IA agissant à titre de Sous-traitant de Folks.

4.2 Non-utilisation aux fins d’entraînement. Folks déploie des efforts commercialement raisonnables pour s’assurer que les Données du Client traitées par les Fonctionnalités IA ne soient pas utilisées par Folks ou par ses Fournisseurs IA aux fins d’entraîner, de réentraîner, d’améliorer ou de personnaliser des modèles d’intelligence artificielle accessibles à d’autres clients ou à des tiers. Toutefois, Folks ne peut être tenue responsable d’un manquement d’un Fournisseur IA à ses propres obligations contractuelles, sous réserve de l’obligation de Folks d’agir avec diligence dans le choix et la surveillance de ses Fournisseurs IA.

4.3 Conservation des données par les Fournisseurs IA. Folks privilégie des Fournisseurs IA offrant des modalités de conservation limitée des Données d’entrée et des Données de sortie. La durée de conservation par chaque Fournisseur IA est précisée dans la documentation tenue à jour par Folks et disponible sur demande écrite adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de Folks.

4.4 Hébergement et transfert hors du Québec. Le Client reconnaît que certains Fournisseurs IA peuvent traiter les Données d’entrée et générer les Données de sortie sur des infrastructures situées à l’extérieur du Québec, notamment dans d’autres provinces canadiennes ou aux États-Unis. Folks évalue les Fournisseurs IA conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment quant à l’équivalence du cadre de protection applicable. En activant une Fonctionnalité IA, le Client consent à un tel transfert et hébergement, et s’engage à informer ses Employés et candidats de ce transfert conformément à la section 5.

4.5 Sécurité. Folks applique aux Données d’entrée et aux Données de sortie traitées par les Fonctionnalités IA les mesures de sécurité prévues à la section 4.1 du Contrat et à la Politique de vie privée, notamment en matière de chiffrement en transit et au repos, de contrôle d’accès et de gestion des incidents.

 

Article 5 – Obligations et responsabilités du Client

5.1 Information des personnes concernées. Le Client est responsable d’informer ses Employés, ses candidats et toute autre personne dont les Renseignements personnels sont susceptibles d’être traités par une Fonctionnalité IA de l’utilisation de ces fonctionnalités, conformément aux Lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette information doit minimalement préciser :

• les Fonctionnalités IA utilisées par le Client;
• les finalités du traitement;
• les catégories de Renseignements personnels traités;
• le fait qu’un traitement automatisé est mis en œuvre, le cas échéant;
• les droits applicables, notamment le droit de présenter des observations à une personne physique lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

5.2 Supervision humaine. Le Client s’engage à exercer une Supervision humaine sur toute Donnée de sortie utilisée pour prendre, ou pour appuyer la prise d’une décision concernant un Employé, un candidat ou toute autre personne, notamment toute décision relative à l’embauche, au refus d’embauche, à l’avancement, à l’évaluation, à la rémunération ou à la fin d’emploi. Le Client reconnaît qu’aucune décision ne doit être fondée exclusivement sur une Donnée de sortie sans intervention humaine.

5.3 Décisions automatisées. Le Client reconnaît que la section 5.2 lui impose d’exercer une Supervision humaine. Dans l’éventualité où le Client déciderait néanmoins de fonder une décision exclusivement sur un traitement automatisé impliquant une Fonctionnalité IA, il est seul responsable de respecter les obligations prévues par les Lois applicables, notamment :

• informer la personne concernée que la décision repose exclusivement sur un traitement automatisé;
• lui permettre de présenter ses observations à une personne physique en mesure de réviser la décision;
• lui fournir, sur demande, les renseignements prévus par les Lois applicables relativement aux Renseignements personnels utilisés, aux raisons et aux principaux facteurs ayant mené à la décision.

5.4 Non-discrimination et équité. Le Client s’engage à ne pas utiliser les Fonctionnalités IA d’une manière qui contreviendrait aux Lois applicables en matière de droits de la personne, d’égalité, de non-discrimination ou d’équité en emploi, notamment la Charte des droits et libertés de la personne (Québec) et la Loi canadienne sur les droits de la personne. Le Client demeure seul responsable du respect de ces Lois dans le cadre de ses processus de recrutement et de gestion des ressources humaines.

5.5 Données d’entrée. Le Client s’engage à ne pas soumettre aux Fonctionnalités IA :

• des Renseignements personnels qu’il n’a pas le droit de traiter en vertu des Lois applicables;
• des renseignements sensibles dont le traitement par une Fonctionnalité IA n’est pas nécessaire à la finalité poursuivie;
• du contenu illicite, diffamatoire, contrefait ou portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers.

5.6 Validation des Données de sortie. Le Client reconnaît que les Données de sortie peuvent contenir des Hallucinations, des inexactitudes, des biais ou des omissions. Le Client s’engage à valider les Données de sortie avant de s’y fier, et à ne pas considérer celles-ci comme exactes, complètes ou exemptes d’erreurs sans vérification appropriée. Folks ne saurait être tenue responsable de quelque dommage que ce soit résultant de la confiance accordée par le Client à des Données de sortie qui n’auraient pas fait l’objet d’une validation adéquate.

5.7 Information et formation des Utilisateurs autorisés. Le Client reconnaît que l’Activation d’une Fonctionnalité IA par une Personne autorisée engage le Client à l’égard de l’ensemble de ses Utilisateurs autorisés. Le Client s’engage à :

• informer ses Utilisateurs autorisés de l’Activation des Fonctionnalités IA et de leurs principales caractéristiques;
• s’assurer que ses Utilisateurs autorisés sont sensibilisés aux limites des Fonctionnalités IA, aux obligations de Supervision humaine et aux risques d’Hallucinations et de biais;
• configurer adéquatement les Rôles et Permissions de ses Utilisateurs autorisés afin de limiter, le cas échéant, l’accès aux Fonctionnalités IA aux seules Personnes autorisées en ayant besoin pour l’exercice de leurs fonctions.

Le Client demeure seul responsable de toute utilisation des Fonctionnalités IA par ses Utilisateurs autorisés, conformément à la section 4.3 du Contrat.

 

Article 6 – Obligations et engagements de Folks

6.1 Diligence dans le choix des Fournisseurs IA. Folks s’engage à sélectionner ses Fournisseurs IA avec diligence, en tenant compte notamment de la qualité de leurs pratiques en matière de sécurité, de protection des renseignements personnels et de gouvernance de l’intelligence artificielle.

6.2 Encadrement contractuel des Fournisseurs IA. Folks conclut avec chaque Fournisseur IA des engagements écrits visant à encadrer le traitement des Données du Client, conformément à l’Article 4 du Contrat et à la Politique de vie privée.

6.3 Mesures de mitigation des biais. Folks met en œuvre des efforts commercialement raisonnables pour limiter les biais susceptibles d’affecter les Données de sortie produites par les Fonctionnalités IA. Folks reconnaît toutefois que les systèmes d’intelligence artificielle peuvent, malgré ces efforts, présenter des biais résiduels et que l’élimination complète des biais ne peut être garantie.

6.4 Transparence. Folks fournit, dans les présentes Conditions IA et dans la documentation accessible au Client, des renseignements raisonnables sur le fonctionnement général des Fonctionnalités IA, les Fournisseurs IA utilisés et les principales catégories de données traitées. Folks répondra dans un délai raisonnable à toute demande de renseignements complémentaires raisonnablement formulée par le Client.

6.5 Notification des changements importants. Folks notifiera le Client de tout changement important aux Fonctionnalités IA, à la liste des Fournisseurs IA ou aux modalités de traitement des Données du Client par les Fonctionnalités IA, conformément à la section 9.

6.6 Plan de réponse aux incidents. Tout incident affectant la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des Données du Client traitées par les Fonctionnalités IA est géré conformément au plan de réponse en cas de cyber-attaque prévu à la section 4.2 du Contrat.

 

Article 7 – Propriété intellectuelle et utilisation des Données de sortie

7.1 Propriété des Données d’entrée. Les Données d’entrée demeurent la propriété du Client ou des Employés concernés, conformément à la section 7.1 du Contrat.

7.2 Données de sortie. Sous réserve des droits des tiers et des Lois applicables, les Données de sortie générées à partir des Données d’entrée du Client sont considérées, entre les Parties, comme faisant partie des Données du Client et sont assujetties aux mêmes modalités que celles prévues à l’Article 7 du Contrat. Le Client reconnaît toutefois que les Données de sortie peuvent ne pas être protégeables par droit d’auteur ou par un autre Droit de propriété intellectuelle en vertu des Lois applicables.

7.3 Données agrégées. Folks pourra utiliser des Données agrégées dérivées de l’utilisation des Fonctionnalités IA, conformément à la section 7.2 du Contrat, étant entendu que ces Données agrégées resteront anonymisées et ne pourront permettre l’identification du Client, de ses Employés ou de ses candidats.

 

Article 8 – Activation et désactivation

8.1 Activation. Une Fonctionnalité IA est activée à la suite de l’acceptation des présentes Conditions IA par un Super utilisateur ou par toute autre Personne autorisée disposant d’un Rôle administratif équivalent au sein du compte du Client. L’Activation :

• est posée au nom et pour le compte du Client, la Personne autorisée procédant à l’Activation déclarant et garantissant avoir l’autorité requise à cet effet;
• engage le Client à l’égard de l’ensemble de ses Utilisateurs autorisés;
• rend la Fonctionnalité IA disponible à tous les Utilisateurs autorisés du compte, sous réserve des Rôles et Permissions configurés par le Client.

L’Activation est consignée par Folks, notamment quant à l’identité de la Personne autorisée ayant procédé à l’Activation, la date et l’heure de celle-ci, la version des Conditions IA acceptée et la Fonctionnalité IA concernée. Ces renseignements pourront être communiqués au Client sur demande raisonnable, à des fins de vérification ou d’audit.

8.2 Désactivation. Le Client peut désactiver une Fonctionnalité IA en tout temps depuis l’interface d’administration du Logiciel de Service, par l’entremise d’un Super utilisateur ou de toute autre Personne autorisée disposant d’un Rôle administratif équivalent, ou en communiquant avec Folks. La désactivation prend effet pour l’ensemble des Utilisateurs autorisés du compte du Client dans un délai raisonnable suivant la demande.

8.3 Effet de la désactivation. À la suite de la désactivation d’une Fonctionnalité IA :

• la Fonctionnalité IA cesse d’être accessible aux Utilisateurs autorisés du Client;
• les Données de sortie antérieurement générées demeurent accessibles au Client dans les conditions prévues au Contrat;
• les modalités de conservation et de suppression des Données du Client prévues à la section 7.3 du Contrat continuent de s’appliquer.

 

Article 9 – Modifications aux présentes Conditions IA

9.1 Modifications. Folks se réserve le droit de modifier les présentes Conditions IA de temps à autre, notamment pour refléter l’évolution des Fonctionnalités IA, des Fournisseurs IA, du cadre réglementaire applicable ou des pratiques de l’industrie.

9.2 Notification. Folks portera à l’attention du Client tout changement substantiel aux présentes Conditions IA par un préavis raisonnable, et minimalement quinze (15) jours avant l’entrée en vigueur du changement, par courriel adressé au Super utilisateur, par un avis dans le Logiciel de Service ou par tout autre moyen jugé approprié par Folks. Les modifications mineures, notamment de nature rédactionnelle ou clarificatoire, pourront être effectuées sans préavis et seront reflétées par la mise à jour de la date d’entrée en vigueur indiquée en tête des présentes Conditions IA.

9.3 Acceptation des modifications. L’utilisation continue d’une Fonctionnalité IA après l’entrée en vigueur d’une version modifiée des Conditions IA emporte acceptation de celle-ci par le Client. Si le Client est en désaccord avec une modification substantielle, sa seule alternative est de désactiver les Fonctionnalités IA concernées conformément à la section 8.2.

9.4 Versions antérieures. Folks rendra disponibles les versions antérieures des présentes Conditions IA, à des fins de consultation et d’audit.

 

Article 10 – Représentations, garanties et limitations

10.1 Représentations supplémentaires du Client. En sus des représentations et garanties prévues à la section 10.3 du Contrat, le Client déclare et garantit qu’il :

• a obtenu les consentements requis de ses Employés et candidats, le cas échéant, pour le traitement de leurs Renseignements personnels par les Fonctionnalités IA;
• informera les personnes concernées conformément à la section 5.1;
• exercera la Supervision humaine prévue à la section 5.2;
• utilisera les Fonctionnalités IA en conformité avec les Lois applicables, notamment en matière de droits de la personne et de protection des renseignements personnels.

10.2 Exclusion de garanties. Sans limiter la portée de la section 10.4 du Contrat, le Client reconnaît expressément que les Fonctionnalités IA sont fournies « telles quelles » et « selon la disponibilité », sans garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite, et que Folks ne garantit pas que les Données de sortie seront exactes, complètes, exemptes de biais, exemptes d’Hallucinations, aptes à un usage particulier, ni que les Fonctionnalités IA seront disponibles de manière ininterrompue ou exemptes d’erreurs. Le Client reconnaît que les systèmes d’intelligence artificielle comportent par nature des limites inhérentes et que toute confiance accordée aux Données de sortie l’est aux seuls risques et périls du Client.

10.3 Limitation de responsabilité. Les limitations de responsabilité prévues à l’Article 12 du Contrat s’appliquent intégralement à l’utilisation des Fonctionnalités IA. Sans limiter la portée de ce qui précède, Folks ne sera notamment pas responsable : (a) des décisions prises par le Client sur la base de Données de sortie, ni des conséquences de telles décisions à l’égard d’un Employé, d’un candidat ou de toute autre personne; (b) de tout dommage indirect, accessoire ou punitif lié à l’utilisation des Fonctionnalités IA, y compris la perte de profits, de revenus, de données ou d’opportunités commerciales; ni (c) de toute réclamation fondée sur la qualité, l’exactitude ou la fiabilité des Données de sortie.

10.4 Indemnisation. Les obligations d’indemnisation prévues à l’Article 11 du Contrat s’appliquent à l’utilisation des Fonctionnalités IA. Le Client indemnisera et tiendra indemne Folks, ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires de toute Perte découlant : (a) d’un manquement du Client à ses obligations prévues à l’Article 5; (b) de l’utilisation des Fonctionnalités IA par le Client ou ses Utilisateurs autorisés en violation des présentes Conditions IA, du Contrat ou des Lois applicables; ou (c) de toute décision prise par le Client sur la base de Données de sortie.

 

Article 11 – Conformité réglementaire

11.1 Cadre légal applicable. Les présentes Conditions IA s’inscrivent dans le respect des Lois applicables, notamment :

• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec);
• la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, fédéral);
• la Charte des droits et libertés de la personne (Québec);
• la Loi canadienne sur les droits de la personne;
• toute autre Loi applicable au Client ou à Folks en matière d’intelligence artificielle, à mesure de son entrée en vigueur.

11.2 Évolution du cadre réglementaire. Folks suivra l’évolution du cadre réglementaire applicable à l’intelligence artificielle, notamment au Canada, et apportera aux présentes Conditions IA les modifications jugées nécessaires conformément à la section 9.

 

Article 12 – Contacter Folks

Toute question, tout commentaire ou toute demande relative aux présentes Conditions IA peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de Folks aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
privacy@folkshr.com
1035, avenue Wilfrid-Pelletier, Suite 440, G1W 0C5 Québec, QC, Canada

Les demandes seront traitées dans les meilleurs délais.