Le manuel de l’employé est un document crucial pour une bonne intégration des nouveaux employés, leur adéquation avec votre culture organisationnelle, et le bon respect des règles et des processus en place dans votre environnement de travail. En effet, ces manuels contiennent une présentation de l’entreprise, de sa mission et des valeurs, et définissent aussi les conditions de travail, les règles de communication et les politiques spécifiques à l’organisation.
Et pourtant… plus de 6 professionnels RH sur 10 affirment qu’il est compliqué de faire lire le manuel de l’employé aux nouvelles recrues. Très souvent, les nouveaux employés sautent cette étape par manque d’intérêt, de temps ou pour éviter de perdre en productivité dans les premiers jours de leur prise de poste.
Le résultat : des recrues qui ignorent le fonctionnement de l’entreprise, les directives de communication et de santé et de sécurité au travail, et le règlement supposé régir leur quotidien professionnel.
Comment surmonter cet enjeu et créer un bon manuel d’employé qui sera lu et apprécié par le plus grand nombre? Nous vous expliquons tout dans cet article.
Les objectifs d’un manuel d’employé
Le questionnement peut paraître basique, mais il est néanmoins essentiel : à quoi sert votre manuel d’employé? C’est en connaissant clairement la réponse à cette question que vous pourrez communiquer son importance à vos nouvelles recrues, mais aussi aux employés déjà en poste.
En fonction de votre contexte organisationnel, votre manuel de l’employé peut répondre aux objectifs suivants :
- Présenter l’entreprise et son histoire pour introduire la culture organisationnelle aux nouveaux arrivants et créer un sentiment d’appartenance dès le départ.
- Détailler les conditions de travail pour établir des balises claires, mais aussi souligner les avantages offerts par l’environnement de travail et faire rayonner votre marque employeur à l’interne.
- Partager des directives claires sur les rôles et responsabilités de chacun, les attentes de l’employeur et le code de conduite à respecter.
- Définir des systèmes de communication en détaillant l’organigramme et en indiquant à quelle personne les employés doivent s’adresser dans chaque scénario (questions liées à la paie, aux RH, à la gestion des conflits, etc.).
- Communiquer les procédures en matière de santé et de sécurité au travail, comme les équipements requis, les procédures d’urgence et le règlement en matière de harcèlement et de conflits entre collègues.
- Énumérer les politiques spécifiques à chaque entreprise, en fonction de son secteur, sa taille, ses processus et ses valeurs.Dans tous les cas, ne sous-estimez pas l’importance de votre manuel d’employé : en plus d’assurer la cohérence et la clarté des attentes et des règles au sein de l’environnement de travail, il joue également un rôle dans votre conformité RH (respect de la loi sur les normes du travail).
Les éléments essentiels d’un manuel d’employé
Maintenant que vous avez établi les objectifs principaux de votre manuel de l’employé, il est temps de définir les éléments essentiels qui y seront inclus.
1. Une table des matières!
Facile à oublier, et pourtant tellement essentielle, la table des matières permet au nouvel employé (ou même au collègue vétéran) d’accéder rapidement à la partie qui l’intéresse et à trouver la réponse à ces questions.
Si votre manuel est au format numérique, il est préférable de créer une table des matières cliquable pour un gain de temps.
Dans tous les cas, assurez-vous d’énumérer clairement chaque partie et sous-partie afin d’offrir un document clair et cohérent que vos collaborateurs apprécieront de consulter.
2. Une présentation de l’entreprise
Cette partie est importante pour l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues. Vous devez y détailler les grandes lignes de votre histoire, votre mission, vos valeurs, et ce qui définit votre culture d’entreprise.
Vous pouvez aussi fournir un organigramme de l’entreprise pour que l’employé se familiarise rapidement avec ses collègues et ses principaux interlocuteurs lors de son intégration.
L’essentiel est de présenter rapidement la structure organisationnelle de l’entreprise et ce qui l’anime au quotidien pour créer un sentiment d’appartenance et d’adéquation culturelle dès le départ.
3. Les heures, les conditions et le lieu de travail
Ici, vous devez définir les lignes directrices qui jalonneront la journée de travail habituelle de vos employés, soit:
- Leurs conditions de travail : télétravail, modèle hybride, travail sur site (lieu à définir), restrictions de régions, etc.
- L’horaire de travail attendu : heures de travail définies clairement ou horaire flexible, nombre d’heures à travailler chaque semaine.
- Fonctionnement des heures supplémentaires : rémunérées, rattrapables d’une semaine sur l’autre, etc.
- Suivi du temps : feuilles de temps à remplir, système de punch, où arrivée au bureau à des heures précises, par exemple.
- En somme, vous devez inclure tous les détails qui définissent une semaine normale de travail dans votre entreprise, tant en terme de gestion du temps que des tâches quotidiennes.
4. Les politiques de prise de congés
Définir une politique de congés claire vous évitera bien des casse-têtes lors des périodes achalandées (départs en vacances en été et période de fin d’année)!
Dans cette partie, communiquez clairement aux employés les processus concernant les congés payés, les congés sans solde, les congés parentaux ou les congés de maladie. Vous pouvez aussi rappeler les congés fériés observés dans votre organisation.
Si vous avez un logiciel dédié à la gestion des absences, détaillez son fonctionnement pour que chacun adopte les bonnes pratiques. Précisez également la politique en cas d’absences imprévues et les attentes en matière de certificat médical, par exemple.
5. Les avantages sociaux et la rémunération globale
Cette partie détaille les avantages offerts aux employés ainsi que la structure salariale (sans trop rentrer dans les détails concernant les salaires).
Par exemple, il est important de détailler, le cas échéant:
- L’assurance collective et son fonctionnement;
- Les jours fériés et congés supplémentaires offerts par l’employeur;
- Fonctionnement des REER et RPDB;
- Le fonctionnement de la paie (fréquence, dépôt direct ou chèque, système de communication des fiches de paie);
- Tout avantage faisant partie de la rémunération globale des employés.
6. La politique de l’entreprise et des RH
En règle générale, la politique de l’entreprise est détaillée dans un document à part entière, mais il est toujours intéressant de faire un rappel des bonnes pratiques à adopter des règles à suivre.
Pour ne pas être redondant, vous pouvez énumérer les aspects essentiels de la politique en format liste à points, comme suit :
- Code de conduite des employés;
- Politiques d’égalité et de non-discrimination;
- Protection de la confidentialité et des données;
- Utilisation des outils technologiques;
- Les règles en matière de conflits d’intérêts et de partage de données organisationnelles.
Nous vous conseillons aussi de (re-)souligner les règles concernant le harcèlement psychologique et les conflits dans le milieu de travail (et ce, même si vous abordez déjà ce point dans votre partie dédiée à la santé et la sécurité au travail; en la matière, tout rappel est apprécié et bénéfique!).
7. La santé, sécurité et environnement de travail
Selon votre contexte, vous devez rappeler les règles de sécurité à suivre et l’équipement à utiliser, ou le code vestimentaire applicable au sein de l’entreprise. N’hésitez pas à rappeler le processus à suivre en cas d’accident au travail ainsi que les mesures disciplinaires qui peuvent découler du non-respect des règles en matière de sécurité.
8. Le développement et l’évaluation du rendement
Quel que soit votre système de gestion de la performance des employés, expliquez son déroulement en détaillant notamment la durée de la période d’essai et le fonctionnement de l’évaluation de probation. Il peut également être judicieux de rappeler rapidement les attentes de l’employeur en matière de rendement.
9. Les mesures disciplinaires
Énumérez les mesures disciplinaires potentielles et leur déroulement en cas de non-respect des politiques RH (avertissement verbal ou écrit, suspension, congédiement…). Les employés doivent prendre compte des risques encourus en cas de non-conformité dès leur première journée de travail.
10. Une touche de personnalisation
Bien que votre manuel d’employé se doit d’être clair et professionnel, il est également important de le rendre attrayant et facile à lire.
Utilisez votre image de marque et le ton qui caractérise vos communications habituelles pour vous attirer l’attention des employés.
N’hésitez pas à saluer nominalement chacun des employés dans la page de garde du manuel – vous pouvez même personnaliser le texte d’introduction selon la personnalité et le rôle du nouvel employé à chaque arrivée dans votre entreprise!
Surtout, soyez le plus concis et le plus précis possible pour éviter les malentendus ou le désintérêt de vos collaborateurs.
11. Un accusé de réception
Idéalement, pour éviter tout problème, vous devez confirmer la réception du manuel de l’employé par chacun des travailleurs au sein de l’entreprise, voire demander à ce qu’il soit signé.
Ainsi, vous vous assurez que chaque collaborateur accepte les règles régissant l’environnement de travail et les mesures disciplinaires qui découlent de la non-conformité aux politiques en place.
Papier ou numérique : quel format utiliser pour votre manuel de l’employé?
Ici, il ne s’agit pas d’une question piège : il n’y a pas de solution miracle, et la réponse dépend de votre réalité organisationnelle et du portrait démographique de votre main-d’œuvre.
Par exemple, si vous évoluez dans une entreprise manufacturière où les travailleurs sont peu formés à l’utilisation d’outils numériques, il peut être plus judicieux d’opter pour un format papier pour votre manuel d’employé. De la même manière, des employés de bureau avec une moyenne d’âge plutôt basse auront tendance à consulter les documents organisationnels au format numérique.
Attention, cependant, à ne pas tomber dans les préjugés! Les préférences et les manières de consulter des documents ne dépendent pas uniquement de l’âge ou du profil professionnel d’un individu. N’hésitez pas à sonder vos collaborateurs pour obtenir leur ressenti, et utilisez vos indicateurs RH pour avoir une vision globale de votre démographie organisationnelle.
5 astuces pour encourager vos collègues à lire le manuel de l’employé
Même avec tous ces bons conseils, parviendrez-vous à inciter vos collaborateurs à réellement lire le manuel de l’employé – et pas en diagonale, ou avec un oeil à moitié fermé?
1. Personnalisez (visuellement et textuellement!)
Nous avons déjà évoqué l’importance de la personnalisation : elle permet de faire ressortir votre image de marque et l’identité de votre organisation dès le départ, et rend la lecture plus agréable pour les nouveaux employés.
Vous pouvez inclure des détails visuels qui attireront le regard des lecteurs (par exemple, une statistique sur le pourcentage d’employés qui prennent tous leurs jours de congés, avec un rappel des congés payés disponibles et de l’importance de les prendre).
Au niveau du texte, essayez de ne pas être trop génériques et redondants au risque de perdre l’intérêt de vos collaborateurs. La plupart des manuels employés font plusieurs dizaines de pages… Autant rendre leur lecture la moins ennuyeuse possible!
2. Prévoyez des mises à jour régulières
Dès que vos politiques d’entreprise évoluent ou que vos avantages sociaux sont bonifiés, il est crucial de mettre à jour le manuel de l’employé rapidement.
Ainsi, vous évitez les malentendus et les conflits, et vous disposez d’une occasion en or de repartager le document à l’ensemble de l’organisation! Si votre image de marque ou votre organigramme évolue, les modifications sont également toujours appréciables pour capter l’intérêt de vos collaborateurs existants et des nouveaux employés.
3. Mettez en place une communication efficace
Prévoyez l’envoi du manuel d’employé à jour dès qu’un nouveau poste est comblé et que la recrue se présente pour son premier jour. Soulignez dès le départ l’importance de lire le document, et d’en accuser réception ou de le signer.
Quand une modification est apportée au manuel, faites-en part à toutes vos équipes pour qu’elles puissent prendre connaissance des changements. Des rappels annuels peuvent être mis en place pour rappeler l’importance de ce document et des éléments qui s’y trouvent.
4. Facilitez l’exercice
Bien souvent, les travailleurs ne trouvent tout simplement pas le temps et l’occasion de lire leur manuel de l’employé. Assurez-vous que la lecture se fasse sur les horaires de travail et soit donc comptabilisée comme des heures travaillées (dans la limite du raisonnable – prendre connaissance du manuel ne doit pas prendre une journée entière de travail). Ainsi, les employés ne seront pas frustrés de devoir utiliser leur temps libre pour consulter le document.
De plus, si un employé rencontre des difficultés à consulter le document au format numérique, imprimez-lui un exemplaire! Le rapport coût-gain de temps et de clarté en vaut largement la peine. De la même façon, si un de vos collaborateurs a du mal à comprendre un élément du manuel, soyez prêt à lui donner les précisions nécessaires.
5. Montrez l’exemple
“Toute la direction a pris le temps de réviser le manuel de l’employé pour mieux refléter notre vision et nos conditions de travail actuelles…”
“Qui dit fin de l’année dit relecture du manuel de l’employé : nous nous sommes tous prêtés à l’exercice pour nous assurer de la cohérence de nos opérations et de nos communications avant de commencer une nouvelle année à vos côtés…”
Parfois, c’est aussi simple que ça! Montrez l’exemple en révisant vous-même régulièrement le manuel de l’employé, en incitant vos collaborateurs à en faire de même.
Rappelez pourquoi ce document est important dans le quotidien professionnel de chacun, et ce qu’il peut apporter concrètement aux employés (meilleure gestion des congés, avantages sociaux non utilisés, mesures à suivre en cas de conflits).
Soignez votre communication et soyez à l’écoute pour faire réellement la différence.
Vous savez désormais comment créer un manuel de l’employé efficace, qui couvre tous les aspects essentiels, et qui sera lu par le plus grand nombre.
Avant de partir, n’hésitez pas à téléchargez notre check-list pour suivre et améliorer l’ensemble du cycle de vie de vos employés. Cet outil vous permettra d’assurer la cohésion de vos processus RH et le bien-être de vos collaborateurs!
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