De BambooHR à Folks : comment Qarrot a récupéré le contrôle de ses RH (et de son budget)

Qui est Qarrot?

Fondée en 2012 par Aaron Carr, Qarrot est une entreprise montréalaise qui développe un logiciel de reconnaissance et d’engagement employé destiné aux PME nord-américaines. En cherchant des intégrations pertinentes pour leurs propres clients, l’équipe de Qarrot a commencé à utiliser BambooHR, un outil conçu pour le type d’organisations qu’ils servent. Cependant, ce qui semblait logique sur le papier a vite montré ses limites dans la réalité d’une entreprise bilingue basée au Québec.

Le problème : payer plus pour moins

À première vue, BambooHR cochait les cases. La plateforme est populaire, bien connue dans le marché des PME nord-américaines, et l’équipe de Qarrot n’avait pas fait de comparaison approfondie des alternatives avant de s’y engager.

Mais les coûts ont commencé à peser rapidement sur leur quotidien!

La facture mensuelle tournait autour de 300$ USD, soit près de 40% plus cher en dollars canadiens, selon les fluctuations du taux de change. À cela s’ajoutait un nombre minimal de sièges qui dépassait l’effectif réel de l’équipe. Résultat : l’entreprise payait pour une capacité qu’elle n’utilisait pas, sur une plateforme dont elle exploitait à peine 10% des fonctionnalités.

L’angle mort opérationnel : la paie en mode manuel

Au-delà du coût, c’est le quotidien des opérations RH qui posait problème.

Qarrot utilise Employeur D (Desjardins) comme fournisseur de paie, un choix ancré dans une relation de confiance de longue date entre le partenaire d’affaires de l’entreprise et l’institution. Mais BambooHR n’offrait aucune intégration native avec Desjardins. Chaque deux semaines, le processus de paie impliquait un export manuel des données : jours de vacances, congés maladie, heures supplémentaires. Tout devait être réconcilié à la main.

Cette friction représentait plus de deux heures de travail supplémentaire par cycle de paie, sans compter la distribution manuelle des talons de paie par courriel ou Slack.

C’est typiquement le genre de charge invisible qui ne paraît pas dans les démos de vente, mais qui s’accumule semaine après semaine!

Le déclencheur : la Loi 25

La goutte qui a fait déborder le verre est venue du côté légal.

Quand les nouvelles obligations de la Loi 25 sont entrées pleinement en vigueur en 2023, Aaron et son équipe ont commencé à poser des questions auxquelles BambooHR ne pouvait pas répondre facilement : Où sont hébergées les données de nos employés? Qui y a accès? Qu’est-ce que le CLOUD Act américain implique concrètement pour nous?

À cela s’ajoutait une réalité linguistique : Qarrot est une équipe bilingue, basée à Montréal. BambooHR ne proposait pas de support en français. Dans un contexte post-Loi 96, où les employeurs québécois ont des obligations renforcées en matière de langue de travail, c’était un angle mort difficile à ignorer.

La transition vers Folks

Le passage à Folks RH a répondu directement aux irritants identifiés.

La facturation en dollars canadiens a éliminé l’exposition aux fluctuations de change. La tarification au siège réel correspond désormais à la taille concrète de l’équipe. Les données des employés sont hébergées au Canada, par une entreprise canadienne non soumise à la juridiction américaine, ce qui résout d’emblée la question du CLOUD Act.

L’interface bilingue de Folks permet à toute l’équipe de travailler dans la langue de leur choix, en conformité avec les exigences de la Loi 96, et le service à la clientèle est disponible en français et en anglais.

Sur le plan opérationnel, la gestion des demandes de congés est désormais nettement simplifiée. Et la prochaine étape est déjà planifiée : la mise en place de l’intégration disponible avec Employeur D, qui permettra enfin d’éliminer les exports manuels liés à la gestion de la paie.

Ce que l’histoire de Qarrot révèle

Qarrot n’est pas un cas exceptionnel. C’est le portrait de dizaines de PME québécoises qui ont adopté un outil RH américain par défaut : parce que c’était ce que le marché proposait, parce qu’il semblait correspondre à leurs besoins, et parce que les coûts cachés n’apparaissent jamais dans les présentations de vente.

La différence entre « disponible au Canada » et « conçu pour le Canada » n’est pas une nuance marketing. Elle se mesure en heures de travail manuel, en frais de change, en risques de conformité, et en fonctionnalités qui auraient dû être incluses dès le départ!

Vous vous reconnaissez dans l’expérience de Qarrot?