10 modèles de courriels de recrutement à envoyer aux candidats

employee and recruiter shaking hands
25 octobre 2023

Connaissez-vous le point commun de tous les bons processus de recrutement? Une communication efficace avec les candidats, qui réduit les risques de passer à côté d’un talent et vous aide à vous démarquer en tant qu’employeur de choix. En effet, vous devez communiquer adéquatement avec les recrues potentielles au moyen de courriels fréquents. Voici des modèles de courriels de recrutement à envoyer à vos candidats tout au long du processus de recrutement!

1) Courriel de confirmation de réception d’une candidature

Souvent oublié, le courriel confirmant la bonne réception d’une candidature est pourtant un essentiel pour votre stratégie de communication. En effet, il vous permettra d’éviter les envois multiples et les relances des candidats, et de débuter votre processus de recrutement sur de bonnes bases.

Modèle #1

Sujet: Confirmation de réception de votre candidature

Bonjour (prénom et nom du candidat),

Merci d’avoir pris le temps de nous envoyer votre candidature pour le poste de (intitulé du poste) chez (nom de l’entreprise). Nous confirmons sa réception et nous l’étudierons dans les prochains jours. Nous reviendrons vers vous par courriel pour vous informer de notre décision.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

À bientôt!

(signature)

Modèle #2

Sujet: Nous avons bien reçu votre candidature pour (intitulé du poste)

Bonjour (prénom et nom du candidat),

Merci d’avoir pris le temps de nous envoyer votre candidature pour le poste de (intitulé du poste) chez (nom de l’entreprise). Nous confirmons sa réception et nous l’étudierons dans les prochains jours. Nous reviendrons vers vous par courriel pour vous informer de notre décision.

Si votre candidature est retenue, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre pour les prochaines étapes :

– Entrevue préliminaire d’environ trente (30) minutes via téléphone ou visioconférence;
– Entrevue avec le ou la gestionnaire d’environ une (1) heure, en personne ou via vidéoconférence;
– Suivi pour confirmer votre intérêt et les derniers détails de votre candidature, si nécessaire;
– Offre verbale par le ou la gestionnaire;
– Signature de la promesse d’embauche et du contrat de travail;
– Début du processus d’intégration.

D’ici là, nous vous invitons à en apprendre plus sur (nom de l’entreprise + hyperlien du site).

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

À bientôt!

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels

Bref et rassurant : voilà deux qualités que doivent posséder votre courriel de confirmation de réception d’une candidature. Il peut aussi présenter rapidement les prochaines étapes du processus de recrutement pour que le candidat, s’il est retenu, sache à quoi s’attendre, vous évitant ainsi des explications supplémentaires par la suite.

2) Courriel de prise de rendez-vous avec le candidat

Dès que vous avez décidé de retenir une candidature pour aller plus loin dans le processus d’embauche, vous devez envoyer un courriel pour signifier votre intérêt au candidat concerné. La rapidité est de mise pour éviter que le talent convoité ne choisisse une autre opportunité.

Modèle #1

Sujet: Demande de rencontre pour le poste de (intitulé du poste)

Bonjour (prénom du candidat),

Merci pour ton intérêt pour le poste de (intitulé du poste). Nous sommes intéressés par ta candidature!

Quand serais-tu disponible pour en discuter par téléphone cette semaine ou la semaine prochaine?

Merci et bonne journée.

(signature)

Modèle #2

Sujet: Disponibilités pour une entrevue pour le poste de (intitulé du poste)

Bonjour (prénom du candidat),

Merci pour ton intérêt pour le poste de (intitulé du poste). Ta candidature nous interpelle et nous aimerions te rencontrer!

Pourrais-tu nous partager tes disponibilités pour participer à une entrevue cette semaine?

En préparation de notre entretien, nous t’invitons à relire la description du poste et à faire quelques recherches sur notre entreprise afin de répondre à quelques questions. N’hésite pas à nous contacter si tu as besoin d’informations supplémentaires pour te préparer.

Encore merci pour ton intérêt et à très bientôt!

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels

À partir de cette étape du processus d’embauche, la communication peut devenir un peu plus informelle afin d’établir un dialogue avec le candidat et déterminer s’il est un culture fit pour l’équipe et l’entreprise. Les courriels de programmation d’entrevue peuvent donc être concis, sauf si vous voulez partager des documents et questions en amont.

3) Courriel de relance d’un candidat

Si vous êtes recruteur, vous en avez déjà sûrement fait l’expérience : les candidats ne répondent pas toujours au premier courriel de prise de rendez-vous. Ils sont potentiellement en contact avec d’autres recruteurs, ou votre courriel est passé inaperçu dans leur boîte de réception. Il est donc temps de relancer votre candidat favori!

Modèle #1

Sujet: Demande de rencontre pour le poste de (intitulé du poste)

Bonjour (prénom du candidat),

Comment vas-tu?

Je me permets de revenir vers toi pour savoir si tu avais vu mon précédent message concernant le poste (intitulé du poste) pour (nom de l’entreprise)?

Si tu es toujours en recherche de nouvelles opportunités, ou si j’ai simplement éveillé ta curiosité, nous pourrions en discuter dans les prochains jours. Autrement, je te souhaite une bonne continuation dans tes projets.

Qu’en penses-tu? N’hésite pas à me partager tes disponibilités pour que nous puissions nous rencontrer ou en parler par téléphone.

Merci par avance pour ton retour et au plaisir!

Bonne journée ☀️

(signature)

Modèle #2

Sujet: Ton profil nous intéresse!

Bonjour (prénom du candidat),

« La persévérance est la noblesse de l’obstination ».

Loin de moi l’idée de m’obstiner avec ce deuxième message, mais plutôt de persévérer pour avoir la chance d’entrer en contact avec toi!

Le monde va vite aujourd’hui, donc je comprends tout à fait que tu n’aies pas eu le temps de me répondre. Cependant, je reviens vers toi car ton profil m’intéresse vraiment.

Si tu n’es plus actuellement plus à la recherche de nouvelles opportunités professionnelles, je te souhaite du succès et une bonne continuation! Dans le cas contraire, si tu es en recherche d’emploi, ou si j’ai simplement éveillé ta curiosité, je pense qu’on peut avoir une belle discussion ensemble.

Qu’en dis-tu? N’hésite pas à me partager tes disponibilités pour que nous puissions nous rencontrer dans les prochains jours.

Merci par avance pour ton retour, et au plaisir!

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels

Un simple courriel de relance peut faire toute la différence et vous permettre d’embaucher la recrue idéale. Même si le candidat n’est plus intéressé ou disponible pour vous rencontrer, il est toujours intéressant de garder contact avec lui pour échanger sur de nouvelles opportunités dans le futur.

4) Courriel de refus d’une candidature

S’il est essentiel d’entrer en contact rapidement avec les profils qui vous intéressent, nous vous conseillons également d’offrir un suivi aux candidats qui n’ont pas été retenus pour le poste. Pas besoin de rentrer dans les détails : faites preuve de politesse et de tact en utilisant ces exemples de courriels!

Modèle #1

Sujet: Retour concernant votre candidature

Bonjour (prénom et nom du candidat)

À la suite de votre candidature pour le poste de (intitulé de poste) pour (nom de l’entreprise), nous souhaitons prendre le temps de faire un suivi avec vous.

Ainsi, malgré vos compétences certaines, c’est avec regret que nous devons vous informer que votre candidature n’a pas été retenue pour le poste.

Si vous le permettez, nous conserverons votre candidature afin de pouvoir vous contacter pour vous partager d’autres opportunités dans le futur.

Nous vous remercions de votre intérêt envers notre entreprise, et nous vous souhaitons le meilleur des succès dans votre recherche d’emploi.

Bonne journée,

(signature)

Modèle #2

Sujet: Retour concernant votre candidature

Bonjour (prénom et nom du candidat)

Nous souhaitons vous remercier de votre intérêt pour le poste de (nom du poste) pour (nom de l’entreprise).

Suite à l’étude attentive de votre profil, nous avons le regret de vous informer que nous avons finalement choisi un autre candidat pour le poste. Cette décision n’a pas été facile à prendre étant donné que nous avions reçu un grand nombre de candidatures hautement qualifiées.

Nous vous encourageons à continuer à consulter notre page Carrières pour garder un œil sur nos nouvelles opportunités. Nous vous souhaitons le meilleur pour la suite de vos recherches et vos futurs projets.

Cordialement,

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels

Beaucoup d’entre nous ont déjà eu le sentiment décourageant d’être ignorés par les entreprises après avoir postulé pour une offre. Une réponse, même négative, est toujours appréciée par les candidats et apporte de la transparence à votre processus de recrutement. Il s’agit aussi d’une bonne façon d’améliorer votre marque employeur et de bâtir des relations saines avec des candidats qui pourraient rejoindre votre entreprise dans le futur.

5) Courriel de promesse d’embauche

Vous avez enfin déniché la perle rare pour le poste et l’entrevue s’est bien passée? Il est temps de faire parvenir une promesse d’embauche à votre future recrue avant de lui organiser un processus d’accueil et d’intégration digne de ce nom!

Modèle #1

Sujet: Promesse d’embauche pour le poste de (intitulé du poste) pour (nom de l’entreprise)

Nous sommes ravis de t’offrir une promesse d’embauche pour le poste de (intitulé du poste) pour (nom de l’entreprise). Nous sommes convaincus que tes compétences, ton expérience et ta personnalité font de toi le candidat idéal pour rejoindre notre équipe, et nous avons hâte de t’accueillir parmi nous!

Voici les détails de l’offre d’embauche que tu pourras aussi trouver ci-jointe:

Intitulé de poste: (intitulé du poste).

Département: (nom du département)

Date de début: (date de prise de poste)

Salaire: (préciser le salaire offert)

Avantages sociaux: (indiquer une liste d’avantages sociaux et informations utiles)

Avant ta prise de poste, nous aurions des documents à te faire compléter. Tu recevras un courriel du département RH dans les prochains jours avec toutes les informations nécessaires. Si tu as des questions sur les détails de l’offre d’embauche, n’hésite pas à me contacter.

Nous avons hâte de te rencontrer et de débuter notre collaboration!

À bientôt,

(signature)

Modèle #2

Sujet: Promesse d’embauche pour le poste de (intitulé du poste) pour (nom de l’entreprise)

Suite à nos échanges, nous avons le plaisir de t’envoyer une promesse d’embauche pour le poste de (intitulé du poste) pour (nom de l’entreprise). Ton profil, tes expériences et le contact que nous avons eu pendant nos discussions nous ont convaincu que tu serais le meilleur atout pour notre équipe! Nous avons hâte de te rencontrer officiellement et de commencer notre collaboration avec toi.

Voici les détails de l’offre d’embauche que tu pourras aussi trouver ci-jointe:

Intitulé de poste: (intitulé du poste)

Département: (nom du département)

Date de début: (date de prise de poste)

Salaire: (préciser le salaire offert)

Avantages sociaux: (indiquer une liste d’avantages sociaux et informations utiles)

Le département des ressources humaines reviendra vers toi avec tous les documents à compléter avant ta date d’arrivée officielle. Nous communiquerons également avec toi pour te donner une idée de ce à quoi tu peux t’attendre pour ta journée d’accueil et tes premières semaines avec nous. Entre temps, n’hésite pas à nous contacter si tu as des questions!

Au plaisir de travailler avec toi,

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels

À cette étape, la gestion administrative devient importante et vous devez vous assurer de la signature de nombreux documents, notamment les documents d’accueil. Le courriel de promesse d’embauche représente le début d’une communication importante pour informer le nouvel employé et vous assurer que son arrivée dans l’entreprise se déroule sans problème.

Maintenant que vous avez instauré une communication efficace avec vos potentielles recrues, n’oubliez pas de faire de même pendant leur intégration en leur envoyant des courriels d’accueil. Et si vous vous sentez un peu dépassé par le nombre de courriels à envoyer à tous vos candidats, n’oubliez pas que vous pouvez automatiser leur envoi avec un logiciel de gestion des candidatures (ATS)!

Automatisez l’envoi de vos courriels de recrutement aux candidats:

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