Recruter les meilleurs talents, ça coûte souvent cher! Entre la diffusion et la promotion des offres d’emploi, les frais d’agence, le temps d’intégration de la recrue et la baisse de productivité liée aux postes vacants, un recrutement peut rapidement devenir un gouffre budgétaire.
C’est pourquoi il est essentiel de calculer votre coût moyen par embauche pour savoir ce que vous dépensez vraiment, et où vous pouvez économiser.
Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer vos coûts par embauche, et nous vous partageons les meilleures pratiques pour économiser du temps et de l’argent dans vos processus de recrutement.
Qu’est-ce que le coût moyen par embauche?
Le coût par embauche correspond à toutes les dépenses liées à l’embauche d’un nouvel employé. On y inclut les coûts internes (salaires des RH ou des recruteurs, temps passé à recruter) et les coûts externes (sites d’emploi, agences de recrutement, etc.).
Voici la formule pour le calculer facilement :
Coût par embauche = (Coûts internes + Coûts externes) ÷ Nombre d’embauches
Par exemple, si vous avez dépensé 50 000 $ pour recruter 25 personnes : 50 000 $ ÷ 25 = 2 000 $ par embauche.
L’exercice ne s’arrête pas là. Pour un calcul plus réaliste, vous devez aussi inclure les coûts d’accueil et de formation, et considérer les taux de rétention des nouvelles recrues.
Quels coûts inclure dans votre calcul?
Coûts internes
- Salaires RH ou recruteurs (proportionnels au temps dédié au recrutement)
- Temps des gestionnaires ou collègues impliqués
- Logiciels et outils utilisés (ATS, tests pour évaluer les candidats, plateformes RH)
- Ressources dédiées à l’accueil et à la formation
Coûts externes
- Frais de diffusion sur les sites d’emploi (LinkedIn, Indeed, etc.)
- Honoraires d’agences ou de chasseurs de têtes
- Vérifications d’antécédents ou tests pré-emploi
- Foires d’emploi, salons ou efforts de marque employeur
À titre comparatif, le coût moyen par embauche au Canada est estimé à 4 700 $ par recrue. Bien sûr, ce nombre peut varier selon la taille de l’entreprise et son secteur d’activité.
7 conseils pour réduire vos coûts de recrutement
Réduire les coûts de recrutement n’équivaut pas à sacrifier la qualité de vos embauches. Voici quelques conseils pour économiser sans compromettre l’expérience candidat et votre efficacité :
1. Investir dans un ATS (logiciel de gestion des candidatures)
Les processus manuels et le manque de centralisation des informations sont dispendieux, et le recrutement ne fait pas exception à la règle. Le traitement des CV sur une boîte courriel et le suivi des candidats sur un fichier Excel sont des méthodes dépassées, coûteuses et chronophages.
C’est pourquoi les entreprises souhaitant optimiser leur recrutement et réduire leurs coûts d’embauche doivent investir dans des logiciels de gestion des candidatures (ATS). Les avantages de ces outils technologiques sont nombreux :
- Délais d’embauche raccourcis : L’automatisation des tâches et étapes du recrutement permet de perdre moins de temps à rechercher des informations, à envoyer des courriels ou à organiser des entrevues d’embauche.
- Moins d’erreurs dans le processus de sélection : Une meilleure sélection et un meilleur suivi = de meilleurs candidats. Les ATS permettent d’effectuer des recherches par mots clés, d’analyser automatiquement des CV et de calculer le niveau d’adéquation entre un candidat et un poste ouvert.
- Diminution du taux de roulement des nouvelles recrues : Un processus structuré améliore l’expérience candidat et votre marque employeur, réduisant ainsi la probabilité de perdre les talents nouvellement embauchés.
- Réduction des dépenses en recrutement externe : En construisant votre propre base de candidatures centralisée, vous pouvez gagner en autonomie et économiser sur les coûts de recrutement externe.
Quelles sont les économies réelles pour votre entreprise? Concrètement, un logiciel de gestion des candidatures efficace comme Folks ATS peut vous faire économiser des milliers de dollars par embauche (postes pourvus plus rapidement, réduction des mauvaises embauches et des heures passées sur des tâches administratives). Pour en savoir plus sur le retour sur investissement (ROI) d’un ATS, c’est par ici!
2. Améliorer vos descriptions de poste & offres d’emploi
Les descriptions de poste claires, convaincantes et bien ciblées attirent plus rapidement les bons candidats, réduisant ainsi le temps d’embauche et les coûts dédiés à la diffusion d’offres d’emploi.
Pour vous démarquer de vos concurrents, utilisez votre ton de marque et un format qui vous est propre. Assurez-vous d’énoncer clairement les exigences et responsabilités du poste, et de mettre en valeur les éléments clés de votre culture d’entreprise. Les candidats doivent savoir immédiatement si le poste les intéresse, mais aussi ce qu’ils gagneraient à rejoindre votre organisation.
Voici quelques éléments à considérer dans votre rédaction d’offre d’emploi :
- Les besoins et objectifs de l’entreprise, et comment le poste y contribue;
- Le titre du poste et les responsabilités qui y sont associées;
- Un résumé de votre mission, culture et valeurs pour trouver des candidats “culture-fit”;
- La distinction entre les compétences requises et les atouts;
- Les conditions de travail et les avantages sociaux offerts par l’employeur.
3. Mettre en place un programme de référencement interne
Saviez-vous que les programmes de référencement permettent souvent de recruter de meilleurs profils et de réduire les taux de roulement? Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 62% des entreprises qui misent sur le référencement réduisent leur temps d’embauche, et constatent une rétention 70% plus élevée chez les nouvelles recrues.
Cela dit, le programme doit être structuré et motivant. Vous pouvez par exemple offrir des primes ou avantages aux employés qui recommandent de bons candidats. Pensez à bien communiquer les modalités du programme à l’ensemble de votre équipe ; la prochaine perle rare pourrait déjà faire partie de leur réseau!
4. Construire un bassin de talents
Créer un bassin de candidats qualifiés en amont est une excellente façon de réduire vos coûts de recrutement. Cette approche diminue la pression (et les coûts) liés aux embauches de dernière minute.
Pour constituer ce vivier de talents, vous pouvez miser sur le sourcing de candidats, un plan de relève (succession planning) solide et l’utilisation d’un ATS centralisant toutes les candidatures reçues au fil du temps.
Les données sont votre meilleur allié pour réduire vos coûts et améliorer vos stratégies. Pensez à surveiller vos indicateurs clés : goulots d’étranglement, taux d’abandon ou d’acceptation des offres, performance des divers canaux de sourcing…
Avec une plateforme comme Folks ATS, vous accédez à ces indicateurs en temps réel, et vous pouvez créer des rapports personnalisés en ciblant les enjeux les plus cruciaux pour votre entreprise. Le résultat : des gains de temps considérables, des économies sur les processus de recrutement, et une meilleure expérience globale pour vos candidats.
5. Miser sur des sites d’emploi gratuits ou spécialisés
Pour économiser, sortez du cadre classique de LinkedIn. Selon vos besoins et votre secteur, des sites spécialisés peuvent vous permettre de toucher des candidats plus qualifiés à moindre coût. Vous pouvez aussi explorer les sites provinciaux ou les centres locaux d’emploi.
Une autre stratégie efficace consiste à bâtir une solide présence sur les réseaux sociaux et à créer une marque employeur attrayante. Cette approche de recrutement inbound permet d’attirer des candidatures spontanées de gens qui connaissent et apprécient votre entreprise, réduisant ainsi vos coûts de recrutement.
6. Structurer vos entrevues
Les entrevues structurées permettent de gagner du temps et de réduire le risque d’abandon des candidats en cours de route. Tout d’abord, il est essentiel de former vos RH, recruteurs ou gestionnaires afin qu’ils adoptent une approche efficace dans leur processus d’entrevue et de sélection. Ensuite, assurez-vous de :
- Définir qui participe au processus (gestionnaire, RH, recruteur…);
- Déterminer les étapes (nombre d’entrevues, tests, documents requis…);
- Préparer un questionnaire d’entrevuepertinent (compétences techniques, comportementales, adéquation culturelle…);
- Mettre en place un outil de planification des entretiens et d’automatisation des communications avec les candidats;
- Créer un plan d’accueil et d’intégration efficace pour structurer l’entrée en poste de la recrue.
7. Analyser vos données de recrutement
Les données sont votre meilleur allié pour réduire vos coûts et améliorer vos stratégies. Pensez à surveiller vos indicateurs clés : goulots d’étranglement, taux d’abandon ou d’acceptation des offres, performance des divers canaux de sourcing…
Avec une plateforme comme Folks ATS, vous accédez à ces indicateurs en temps réel, et vous pouvez créer des rapports personnalisés en ciblant les enjeux les plus cruciaux pour votre entreprise. Le résultat : des gains de temps considérables, des économies sur les processus de recrutement, et une meilleure expérience globale pour vos candidats.
Connaître votre coût par embauche est essentiel pour prendre des décisions éclairées et optimiser vos processus de recrutement. Comme souvent, tout commence par de meilleurs outils et des stratégies efficaces!
Vous l’aurez compris : si vous utilisez encore des fichiers Excel et des documents papier pour suivre vos processus d’embauche… il est peut-être temps de moderniser vos pratiques. Folks ATS vous offre la visibilité, l’automatisation et l’efficacité qu’il vous faut, sans faire exploser votre budget de recrutement. Qu’attendez-vous pour demander votre démonstration gratuite?
Vous voulez plus d’astuces pour prendre les bonnes décisions et réduire vos coûts d’embauche?
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