Mise en contexte
Ventilation MFC est une entreprise spécialisée en ventilation dans le secteur de la construction. Avec des équipes réparties sur différents chantiers et une structure combinant employés CCQ, personnel administratif et chargés de projets, l’organisation évolue dans un environnement où la rapidité et la coordination sont essentielles.
Dans ce contexte dynamique, la gestion des ressources humaines doit être structurée, efficace et accessible. Aujourd’hui, l’équipe utilise Folks pour centraliser les dossiers employés, gérer les absences et encadrer les suivis RH, notamment les processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, ainsi que ceux liés aux départs.
Le résultat : une vue claire, organisée et professionnelle, sans dépendre de fichiers dispersés. On vous en dit plus dans cette étude de cas!
Avant Folks : trop d’outils, pas assez de structure
Avant l’implantation de Folks, l’information RH était fragmentée entre :
- Des fichiers Excel
- Des dossiers papier
- Des échanges de courriels
- Des notes personnelles
- Et… la mémoire collective!
Évidemment, le suivi des périodes d’essai, des formations, des documents signés et des absences exigeait de nombreuses manipulations manuelles.
En construction, les demandes sont souvent urgentes. Lorsqu’un gestionnaire demande une information sur un employé, la réponse doit être rapide et précise. Avant, cela impliquait plusieurs vérifications et recherches. Ce n’était pas inefficace en soi, mais ce n’était ni centralisé, ni structuré… et surtout, cela demandait beaucoup trop de temps.
Ce qui manquait pour une recette RH gagnante : centralisation et visibilité
Ventilation MFC recherchait :
- Un seul endroit pour regrouper toutes les informations RH
- Moins de risques d’oubli
- Des suivis plus structurés
- Une meilleure visibilité pour les gestionnaires
Tous ces éléments permettent de passer d’un mode réactif à un mode organisé et prévisible.
Pourquoi choisir Folks?
L’équipe souhaitait une solution simple, moderne et adaptée à une PME québécoise, sans lourdeur corporative.
Ce qui les a convaincus de choisir Folks comme logiciel RH :
- La simplicité d’utilisation
- La centralisation des dossiers employés
- Les flux d’approbation intégrés
- L’automatisation de certains rappels et suivis
- L’approche humaine et accessible de l’équipe Folks
« On ne voulait pas un système trop lourd. On voulait quelque chose d’efficace. »
Une implantation fluide et rapide
La mise en place s’est déroulée de façon très positive. L’accompagnement a été structuré et clair, et la plateforme étant intuitive, la prise en main a été rapide. Un point crucial pour l’entreprise : les gestionnaires devaient pouvoir utiliser l’outil sans formation complexe.
Mission accomplie!
« L’accompagnement a été structuré et clair. La plateforme est intuitive, donc la prise en main a été rapide. Pour nous, l’important était que les gestionnaires puissent l’utiliser sans formation complexe. »
Les fonctionnalités qui font la différence au quotidien
Au quotidien, plusieurs fonctionnalités ont un impact direct :
- Les dossiers employés centralisés
- Les rappels automatiques (fin de période d’essai, suivis)
- La gestion des absences
- Les tâches RH structurées pour les accueils et départs
- La visibilité offerte aux gestionnaires
Tous ces outils réduisent considérablement les suivis manuels et améliorent la fluidité des processus pour l’organisation.
Des changements concrets et mesurables
Depuis l’adoption de Folks, Ventilation MFC observe :
- Un gain de temps administratif significatif
- Moins d’oublis
- Une meilleure organisation
- Des processus plus professionnels
- Une crédibilité RH renforcée auprès des gestionnaires
Les résultats suite à ces avantages sont tangibles :
- Diminution des suivis manuels par courriel
- Accès instantané aux documents employés
- Meilleure traçabilité des dossiers
- Réduction des erreurs administratives
Pour une PME en croissance dans le secteur de la construction, cela fait une réelle différence!
« Avec Folks, on est passé d’un mode réactif à un mode beaucoup plus structuré. »
Un avant / après révélateur
Avant :
Un gestionnaire demandait un document → la responsable RH recherchait l’information dans plusieurs dossiers dispersés → validait l’information et sa véracité → envoyait le tout par courriel.
Après :
Le gestionnaire cherche l’information en quelques clics → le document requis est trouvé, sa fiabilité assurée → la réponse est immédiate.
Un changement simple, mais réellement transformateur pour l’entreprise!
Le mot de la fin
Pour Ventilation MFC, centraliser les informations RH n’est pas un luxe, mais une évidence qui découle d’un besoin de structure.
Pour les PME du secteur de la construction, le logiciel RH tout-en-un de Folks permet :
- De gagner du temps
- D’être plus professionnel
- De réduire le stress administratif
- De soutenir la croissance
Et surtout, ce n’est pas un outil corporatif lourd. C’est une solution pratique, accessible et humaine.
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