Guide de conformité RH pour les PME canadiennes

Vous avez déjà entendu parler de la conformité RH? On espère que oui! En effet, toute entreprise qui gère une équipe, qu’elle soit petite ou grande, a la responsabilité de respecter certaines règles établies par le gouvernement.

Mais soyons honnêtes… Quand on dirige une petite entreprise, les ressources sont limitées, le temps aussi, et souvent, la gestion RH n’est pas une priorité.

Pourtant, les PME sont souvent plus exposées aux risques légaux puisqu’elles n’ont pas toujours une équipe RH dédiée au respect de la conformité RH. Et ce n’est pas un détail : la non-conformité peut mener à des amendes allant de quelques centaines… à plusieurs milliers de dollars!

Vous êtes responsable des RH dans une PME canadienne? Pas besoin d’aller chercher plus loin: voici un guide complet pour assurer votre conformité RH et éviter les mauvaises surprises.

En quoi consiste la conformité RH pour les petites entreprises?

La conformité RH signifie que vos politiques et pratiques de travail respectent les lois fédérales et provinciales en matière d’emploi. En clair, il s’agit de mettre en place des systèmes qui protègent à la fois les employés, mais aussi l’entreprise.

Contrairement aux processus RH plus généraux (recrutement, intégration, développement), la conformité concerne le respect strict des obligations légales.

Bien entendu, les PME font face à des défis uniques en matière de conformité RH :

• Ressources limitées : même personne qui gère les RH, la paie, le recrutement.
• Manque de temps : difficile de rester au fait des lois et de leurs évolutions.
• Manque d’expertise :difficultés d’accès à une expertise RH pointue en conformité.
• Vulnérabilité accrue : une seule erreur peut coûter très cher et mettre en danger l’entreprise.

Pour donner un exemple concret, ne pas tenir de registres de paie conformes ou ignorer les règles de sécurité peut entraîner des amendes, des poursuites ou une enquête gouvernementale.

Lois et règlements essentiels que chaque PME doit connaître

1. Lois sur les normes d’emploi (par province)

Elles dépendent de la province dans laquelle vous opérez et définissent les conditions minimales d’emploi : salaire, heures de travail, congés, etc. Au Québec s’applique la la Loi sur les normes du travail (LNT).

Il est important de savoir que ces normes s’appliquent à la plupart des salariés, sauf s’ils sont couverts par une convention collective!

 

2. Lois sur la santé et la sécurité au travail

Elles obligent les employeurs à offrir un environnement de travail sécuritaire pour tous : équipement, formation obligatoire, signalement des incidents. Au Québec, c’est la CNESST qui supervise cet aspect de la conformité RH.
 

3. Lois sur les droits de la personne

Elles interdisent toute discrimination fondée sur l’ethnicité, le sexe, la religion, le handicap, etc. Vos politiques RH doivent donc inclure des pratiques équitables, de l’embauche à la fin d’emploi.

 

4. Lois sur l’équité salariale

Elles garantissent un salaire égal pour un travail de valeur égale, notamment entre les genres. Au Québec, tout employeur de 10 employés et plus doit s’y conformer.

 

5. Lois sur la vie privée

Ces lois protègent les données personnelles des employés. À l’échelle fédérale, on applique la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE ou PIPEDA). Au Québec, la Loi 25 régit les droits d’accès aux données et les exigences de consentement.

Pensez à obtenir le consentement de vos employés pour toute collecte de données RH et à instaurer un système d’accès sécurisé à ces informations.

 

6. Lois sur les relations de travail

Elles encadrent les droits syndicaux, la négociation collective et les grèves. Si vous avez un syndicat, il faut respecter les ententes à la lettre.

 

7. Lois sur le harcèlement et la violence au travail

Ces lois impliquent d’instaurer des politiques claires contre le harcèlement et la violence. Au fédéral, c’est la Partie II du Code canadien du travail qui s’applique. Au Québec, les employeurs doivent avoir une politique écrite et agir rapidement quand des plaintes surviennent.

 

8. Congés spécifiques

Les employés ont droit à des congés (maternité, paternité, maladie, décès, proches aidants, etc.). Ces congés sont protégés par la loi, c’est-à-dire qu’on ne peut pas sanctionner un employé pour les avoir utilisés.

 

9. Lois sur les cessations d’emploi

En cas de cessation d’emploi, vous devez accorder un délai de congé ou une indemnité, et parfois une indemnité de départ. Au Québec, cela dépend de l’ancienneté. En cas de licenciement collectif (10 employés ou plus), vous devez prévenir la CNESST. Pour les entreprises fédérales, un relevé d’emploi est requis et doit être fourni dans un certain délai.

 

Pièges courants en matière de conformité RH (et comment les éviter)

Les petites entreprises sont confrontées à des problèmes de conformité qui peuvent entraîner des poursuites judiciaires, des amendes et des conflits sur leur lieu de travail. Les erreurs les plus courantes concernent la classification des travailleurs, le traitement des plaintes pour discrimination ou harcèlement et la tenue inadéquate des registres.

Une classification erronée des travailleurs se produit lorsqu’une entreprise qualifie à tort un employé de travailleur indépendant ou confond le statut d’exemption et de non-exemption.

La discrimination peut survenir lors du recrutement, des promotions ou des licenciements lorsque les décisions sont fondées sur l’ethnicité, le sexe, la religion, l’âge, le handicap ou d’autres caractéristiques protégées par la loi du travail. Le harcèlement comprend tout comportement indésirable qui crée un environnement de travail hostile.

Les pratiques de prévention pour éviter ces situations comprennent :

• Des politiques claires : des directives écrites et clairement définies contre la discrimination et le harcèlement.
• Une formation régulière : sessions annuelles (au minimum) pour tous les membres du personnel.
• Facilitation des signalements : mise en place de plusieurs canaux permettant aux employés de déposer des plaintes.
• Réactivité dans le traitement d’enquêtes : réponse rapide et impartiale à toutes les plaintes des employés.

De plus, la gestion administrative des dossiers doit être efficace pour éviter les oublis, les erreurs ou les atteintes à la confidentialité.

Les PME doivent donc porter une attention particulière au stockage et à la conservation de documents tels que les registres de paie, les formulaires fiscaux, les évaluations de performance, les mesures disciplinaires et les rapports d’accidents du travail. Des dossiers manquants ou incorrects peuvent entraîner des amendes, des audits non conformes et des problèmes juridiques.

 

4 étapes pour mettre en place une stratégie de conformité proactive

1. Revoir vos politiques RH

Un audit de conformité commence par l’examen des politiques, procédures et dossiers RH existants afin de vérifier leur conformité avec le droit du travail.

À noter : les questions d’audit portent notamment sur l’exactitude des classifications des employés, la précision des registres de paie et la documentation et le respect des procédures de sécurité au travail.

 

2. Définir les responsabilités

Dans les PME, c’est souvent l’employeur lui-même ou un gestionnaire qui veille à la conformité RH. Assurez-vous que quelqu’un est responsable du suivi des changements de loi et garde toute la documentation à jour.

 

3. Former vos équipes

La formation à la conformité est indispensable, car elle couvre des sujets obligatoires tels que la sécurité au travail, la lutte contre le harcèlement, la discrimination et les règles relatives aux salaires et aux horaires de travail.

N’oubliez pas de documenter la formation en conservant les registres de présence, les dates et les modules suivis.

 

4. Programmer des audits réguliers

Des audits réguliers doivent être effectués selon un calendrier défini, par exemple une fois par an ou tous les trimestres. Ils se concentrent souvent sur les domaines à haut risque, les changements récents apportés aux politiques et tout incident ou plainte. Les conclusions de chaque audit sont consignées, y compris les problèmes constatés et les mesures prises pour y remédier.

 

Formations et outils pour simplifier la conformité RH

De nombreuses petites entreprises ont recours à la formation et à la technologie pour améliorer leurs processus de conformité RH. En combinant l’apprentissage et les outils appropriés, les organisations peuvent se conformer aux exigences légales et tenir des registres précis.

 

1. Formation des superviseurs et des responsables RH

La formation des superviseurs couvre les bases du droit du travail, la prévention du harcèlement et la documentation efficace des incidents sur le lieu de travail.

Cela inclut la détection et la prévention de la discrimination, le traitement des plaintes des employés et la compréhension des règles relatives aux salaires et aux heures de travail.

De nombreuses organisations dispensent cette formation chaque année et enregistrent les présences afin de rester en conformité!

 

2. Externalisation des audits de conformité RH

Les services de conformité RH constituent également une option viable pour les entreprises qui cherchent à gérer ces responsabilités plus efficacement, en particulier lorsque les ressources internes sont limitées ou que des connaissances spécialisées sont nécessaires. Ces services peuvent inclure la révision des politiques, les programmes de formation, la conformité des salaires et l’aide aux audits. 

 

3. Systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH)

Les plateformes RH basées sur le cloud automatisent de nombreuses tâches de conformité telles que le suivi des heures de travail des employés, le stockage des documents et la mise à jour des politiques conformément à la législation. Ces systèmes envoient des rappels pour le renouvellement des formations, signalent les documents manquants et centralisent tous les dossiers dans un emplacement sécurisé.

Les SIRH comme Folks RH permettent aux entreprises de gérer les exigences de conformité à partir d’un tableau de bord unique. Cette approche réduit le travail manuel, facilite la conservation des pistes d’audit et simplifie l’accès aux informations lors des examens ou des inspections.

Exemple de check-list de conformité RH

Utiliser une check-list de conformité RH peut vous aider à organiser les étapes clés tout au long du cycle de vie d’un employé, en évitant les oublis et les erreurs. Ce modèle couvre les fonctions et processus RH de base requis pour la plupart des petites entreprises canadiennes :

✅ Documentez le recrutement et l’intégration en collectant les formulaires requis tels que les permis de travail, les descriptions de poste pour chaque fonction et les comptes rendus d’entrevues.

✅ Enregistrez les documents d’accueil et d’intégration, notamment les lettres d’offres signées, les accords de confidentialité et la reconnaissance des politiques de l’entreprise.

✅ Confirmez les obligations en matière de salaire, d’heures de travail et de paie en suivant les heures de travail à l’aide d’un système fiable.

✅ Calculez les heures supplémentaires des employés non exemptés conformément aux règles fédérales et provinciales.

✅ Établissez des calendriers de paie conformes aux exigences locales et retenez les impôts sur les salaires requis.

✅ Tenez à jour les dossiers des employés en centralisant les candidatures, les évaluations de performance et les dossiers disciplinaires.

✅ Conservez les dossiers médicaux confidentiels séparément des dossiers du personnel, avec un accès limité.

✅ Conservez les formulaires d’admissibilité au travail et les permis de travail sur une plateforme sécurisée en protégeant la confidentialité de chacun.

✅ Procédez à des révisions régulières des politiques, au moins une fois par an.

✅ Mettez à jour les politiques lorsque les lois sur l’emploi changent ou que les activités commerciales évoluent.

✅ Communiquez les changements de politique aux employés par écrit et recueillez leurs confirmations de réception de ces communications.

Formations et outils pour simplifier la conformité RH

De nombreuses petites entreprises ont recours à la formation et à la technologie pour améliorer leurs processus de conformité RH. En combinant l’apprentissage et les outils appropriés, les organisations peuvent se conformer aux exigences légales et tenir des registres précis.

 

1. Formation des superviseurs et des responsables RH

La formation des superviseurs couvre les bases du droit du travail, la prévention du harcèlement et la documentation efficace des incidents sur le lieu de travail.

Cela inclut la détection et la prévention de la discrimination, le traitement des plaintes des employés et la compréhension des règles relatives aux salaires et aux heures de travail.

De nombreuses organisations dispensent cette formation chaque année et enregistrent les présences afin de rester en conformité!

 

2. Externalisation des audits de conformité RH

Les services de conformité RH constituent également une option viable pour les entreprises qui cherchent à gérer ces responsabilités plus efficacement, en particulier lorsque les ressources internes sont limitées ou que des connaissances spécialisées sont nécessaires. Ces services peuvent inclure la révision des politiques, les programmes de formation, la conformité des salaires et l’aide aux audits. 

 

3. Systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH)

Les plateformes RH basées sur le cloud automatisent de nombreuses tâches de conformité telles que le suivi des heures de travail des employés, le stockage des documents et la mise à jour des politiques conformément à la législation. Ces systèmes envoient des rappels pour le renouvellement des formations, signalent les documents manquants et centralisent tous les dossiers dans un emplacement sécurisé.

Les SIRH comme Folks RH permettent aux entreprises de gérer les exigences de conformité à partir d’un tableau de bord unique. Cette approche réduit le travail manuel, facilite la conservation des pistes d’audit et simplifie l’accès aux informations lors des examens ou des inspections.

 

Suivre l’évolution des réglementations

Les lois sur l’emploi évoluent régulièrement aux niveaux fédéral, provincial et local. Certaines modifications s’appliquent à tous les employeurs, tandis que d’autres concernent spécifiquement certains secteurs d’activité, certaines tailles d’entreprises ou des lieux spécifiques.

Voici quelques sources fiables pour se tenir au courant des dernières modifications legislatives: 

• Emploi et Développement social Canada
• Commission canadienne des droits de la personne
• Ministères provinciaux du droit du travail.

Pour évaluer les changements qui affectent une entreprise, il faut examiner chaque nouvelle loi afin de déterminer sa pertinence par rapport à la taille, au secteur d’activité et à la localisation de l’organisation. Par exemple, une modification du salaire minimum en Ontario n’aura aucun impact sur une entreprise qui n’emploie aucun salarié dans cette province! De la même façon, les modifications apportées aux lois fédérales peuvent s’appliquer à tous les sites, tandis que les ordonnances locales peuvent ne s’appliquer qu’aux salariés de certaines villes.

Pour se conformer efficacement aux nouvelles exigences au fil du temps, il convient de mettre à jour les politiques écrites de l’organisation, d’ajuster les systèmes de paie et les échelles salariales, mais aussi de former les employés et les gestionnaires et de réviser vos documents RH (contrat d’emploi, accords de cessation d’emploi, etc.) 

De plus, il est important de documenter ces changements en conservant une trace de toutes les mises à jour des politiques, des suivis de formation et des communications officielles aux employés. 

 

Favoriser la croissance organisationnelle avec la conformité RH

La conformité RH constitue avant tout le fondement d’une croissance durable pour les entreprises. Lorsque les pratiques RH d’une organisation respectent systématiquement les lois et réglementations en matière d’emploi, cela contribue à aligner les opérations quotidiennes sur les objectifs à long terme.

Les organisations qui maintiennent des processus de conformité rigoureux se distinguent souvent sur le marché. Le respect des normes légales contribue à instaurer la confiance auprès des employés, des partenaires et des régulateurs, ce qui facilite aussi le recrutement et la fidélisation des talents!