Aussi appelée lettre d’attestation d’emploi, la lettre de confirmation d’emploi est un document officiel qui permet de fournir des informations à un nouvel employé sur ses conditions de travail, et ce, avant la signature formelle du contrat de travail. Elle est aussi utile pour vos collaborateurs actifs et vos anciens employés, qui peuvent avoir besoin de ce type de document pour compléter leurs démarches administratives.
Comment rédiger une telle lettre et que doit-elle contenir? Découvrez les questions fréquentes, nos réponses et conseils, ainsi qu’un modèle de lettre d’offre d’emploi à utiliser comme inspiration.
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Pourquoi fournir une lettre de confirmation d’emploi?
Dans le cas d’une nouvelle embauche, avant l’envoi du contrat de travail plus détaillé, la lettre de confirmation d’emploi permet d’obtenir un accord de l’employé concernant son acceptation du poste et son appartenance à l’organisation.
Cette lettre peut aussi servir, dans certaines situations, de certificat de travail utile pour l’employé, qu’il appartienne actuellement à l’organisation ou non. Il sera notamment fourni à des institutions financières ou à des fins d’immigration.
Qu’est-ce que la lettre de confirmation d’emploi doit contenir?
Peu importe le modèle de lettre que vous utilisez celui-ci doit inclure certaines informations essentielles. Dans votre lettre, inscrivez :
- Le nom de l’entreprise, son adresse, et le nom de l’employé;
- L’intitulé de poste;
- La date de début de la nouvelle recrue (prise de poste);
- La date de fin d’emploi (s’il s’agit d’un travail temporaire ou s’il s’agit d’un envoi à un ancien employé);
- Le nombre d’heures travaillées par semaine et les horaires de travail;
- La durée de la période d’essai (pour les nouvelles embauches qui donneront lieu à des évaluations de probation);
- Le salaire annuel ou le salaire horaire;
- Les informations sur les personnes à contacter en cas de question (département des ressources humaines, gestionnaire, etc.);
La lettre de confirmation d’emploi tient généralement sur une page et va droit au but. De plus, il est toujours pertinent de vous assurer que votre lettre d’attestation d’emploi respecte la loi sur les normes du travail pour éviter tout problème.
À quel moment envoyer la lettre?
Dans le cas d’une nouvelle embauche, la lettre doit être envoyée dans les jours suivants la prise de décision finale à l’issue du processus de recrutement, après la signature de l’offre d’emploi.
Lorsqu’un collaborateur actuel ou un ancien employé vous fait la demande d’une lettre de confirmation d’emploi, soyez prêt à leur en envoyer un exemplaire dans les meilleurs délais pour faciliter leurs démarches administratives.
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