Comment organiser une fête de départ pour votre employé

Avant toute chose, il est essentiel de connaître la raison derrière le départ. L’employé quitte-t-il l’entreprise, part-il à la retraite ou change-t-il de service? L’objectif influencera le ton et le thème de la fête, et guidera votre stratégie de communication sur l’événement.

Vous pouvez ensuite choisir un thème adapté à l’occasion et à la personnalité de l’employé. Ensuite, décorez le lieu en conséquence avec des banderoles, des ballons, des fleurs et des photos prises lors de précédentes activités d’équipe. Bien entendu, vos efforts de décoration doivent respecter votre budget prédéterminé.

Ensuite, vous devez déterminer les ressources que vous pouvez allouer à la fête. Pensez aux dépenses liées à la nourriture, aux décorations, aux cadeaux et aux activités, et rappelez-vous qu’une fête d’adieu mémorable n’a pas besoin d’être dispendieuse. Ce qui compte le plus, c’est qu’elle corresponde à la personnalité de l’employé concerné et qu’elle transmette votre reconnaissance pour son travail.

Vous devrez ensuite choisir une date et une heure qui conviennent à tout le monde, en particulier à l’employé qui quitte l’entreprise et aux principaux membres de son équipe. Les événements organisés à la fin d’une journée de travail, pendant une pause midi ou à l’occasion d’un brunch en fin de semaine, sont des options populaires qui attireront le plus grand nombre de participants.

Il est temps de décider si la fête aura lieu au bureau, dans un restaurant ou dans un parc, en fonction de vos projets. Votre choix final doit tenir compte du nombre de participants et de l’ambiance que vous souhaitez créer.

Vous pouvez investir dans des services de restauration ou payer pour un restaurant qui peut accueillir le nombre d’invités et respecter leurs restrictions alimentaires. Selon l’heure de la journée, les buffets ou les collations légères sont souvent des options populaires. Pour une ambiance plus décontractée, si la fête a lieu au bureau, chacun peut apporter quelque chose qu’il a préparé lui-même!

La liste des invités doit être établie à l’avance et inclure les collègues, les gestionnaires et tous les collègues qui ont travaillé en étroite collaboration avec l’employé qui quitte l’entreprise. Vous pouvez ensuite concevoir des invitations correspondant au thème et au ton de la fête d’adieu, et choisir entre des invitations physiques, par courrier électronique ou en ligne.

N’oubliez pas de communiquer tôt et souvent! Envoyer plusieurs rappels permettra d’attirer davantage de participants et de susciter de l’enthousiasme pour l’événement à venir.

Voici quelques activités que vous pouvez organiser pendant vos fêtes d’adieu :

• Des discours d’appréciation pour souligner les contributions et la personnalité de l’employé;
• Des jeux amusants tels que des bingos, des jeux de société et des chasses au trésor;
• Des cabines photos pour créer des souvenirs durables;
• Un diaporama mettant en valeur la carrière de l’employé et les bons moments passés avec ses collègues.

Demandez à vos collègues et à vos supérieurs s’ils souhaitent préparer des discours pour exprimer leur reconnaissance à l’égard de l’employé qui quitte l’entreprise, et désignez un employé qui prendra des photos et des vidéos pendant l’événement.

Encouragez tout le monde à participer en contribuant à un cadeau commun, à une carte de départ de groupe ou à un livre de souvenirs rempli de messages d’adieu et de bons mots. Un cadeau corporatif doit être personnalisé pour que votre employé se sente spécial. Les cadeaux seront remis lors de la fête – n’oubliez pas de prendre des photos pour garder de bons souvenirs de l’événement!

Chaque événement d’entreprise devrait être suivi d’une note de remerciement adressée aux participants et aux contributeurs, accompagnée de photos et de vidéos de la fête. En plus de créer des souvenirs durables, cette note encouragera les employés à participer à de futurs événements d’entreprise.

L’expansion du travail à distance nous oblige à organiser des événements virtuels, notamment pour les employés qui ne peuvent pas assister à une fête d’adieu en personne. Voici quelques idées pour créer une fête virtuelle mémorable :

• Organisez une fête surprise : Organisez une réunion vidéo au cours de laquelle l’équipe à distance sera invitée à faire une surprise à l’employé qui quitte l’entreprise. Les participants doivent être disponibles pour une durée d’au moins une ou deux heures afin de faire de cet appel un véritable événement.
• Créez un hommage vidéo : Les collègues de l’employé auront enregistré de courts messages de remerciement sous forme de vidéo avant la fête. La vidéo peut être partagée en direct afin d’exprimer la reconnaissance pour les contributions de l’employé célébré!
• Partagez vos souvenirs : Chaque participant peut partager son meilleur souvenir avec l’employé sortant et envoyer des photos s’il le souhaite.
• Faites des discours : Tout comme lors d’une fête d’adieu en personne, les collègues peuvent faire des discours soulignant la personnalité de l’employé et ses bons moments passés dans l’entreprise.
• Organisez des activités virtuelles : Organisez des jeux virtuels pour vous assurer que tout le monde s’amuse. Les bingos et les jeux de dessin en ligne sont appréciés par la plupart des participants.
• Envoyez des cadeaux par la poste : Rassemblez de l’argent et envoyez un cadeau d’adieu par la poste afin que l’employé puisse l’ouvrir pendant l’événement! Vous pouvez également envoyer des snacks à manger et des chapeaux de fête à porter pendant l’événement.

Votre fête d’adieu doit instaurer une ambiance agréable et créer un moment convivial et des souvenirs durables dont l’employé se souviendra tout au long de son parcours professionnel.

N’oubliez pas d’envoyer un courriel de départ à l’employé sortant pour assurer un processus de départ mémorable : les dernières impressions sont aussi importantes que les premières lorsqu’il s’agit de bâtir une expérience employé positive!