5 conseils pour la gestion efficace des heures supplémentaires

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Article
Andrea Arrizza
1 février 2024

La gestion des heures supplémentaires en entreprise n’est pas une mince affaire. Il peut être difficile de planifier ces heures supplémentaires ainsi que d’en assurer le suivi et de veiller à ce qu’elles n’affectent pas votre performance. Cette gestion engendre des dépenses inévitables, et elle nécessite un équilibre sain afin d’éviter des coûts de personnel élevés et des baisses de motivation, surtout en période de pénurie de main-d’œuvre.

La mise en place des bonnes stratégies et des bons outils peut vous aider à optimiser la gestion des heures supplémentaires, à respecter votre budget et, surtout, à accroître la productivité au travail et à améliorer la santé mentale de vos employés.

Tout d’abord…

Qu'est-ce qui est considéré comme des heures supplémentaires?

Les heures supplémentaires désignent le temps de travail d’un employé au-delà de ses heures de travail normales, contractuelles ou légales. Ces heures sont soumises à la législation du travail en vigueur dans chaque pays et donnent souvent lieu au paiement d’heures supplémentaires.

Les heures supplémentaires peuvent être difficiles à gérer et doivent faire l’objet de pratiques appropriées pour éviter les situations d’absentéisme et d’épuisement professionnel au sein de vos équipes.

Quand faut-il opter pour des heures supplémentaires?

Le recours aux heures supplémentaires ne devrait pas être la norme, mais voici quelques contextes où elles peuvent être essentielles pour votre organisation :

  • Périodes de forte activité : Pendant les périodes de demande accrue ou dans le cadre de projets importants, vos employés peuvent être amenés à faire des heures supplémentaires pour respecter les délais.
  • Charge de travail inattendue : Vous pouvez être confronté à des pics de travail qui exigent des efforts supplémentaires de la part des travailleurs.
  • Fluctuations saisonnières : Certains secteurs connaissent des saisons plus chargées, qui peuvent mener à travailler des heures supplémentaires.
  • Situations de formation : Lorsque les employés doivent être formés à des processus ou à des systèmes spécifiques, ils peuvent travailler au-delà de leurs heures de travail habituelles.

5 conseils pour la gestion efficace des heures supplémentaires

1. Planifiez à l'avance grâce à une organisation intelligente

La gestion des heures supplémentaires commence par une planification intelligente. En tant que gestionnaire, il est important d’identifier les périodes de rush et de savoir qui est disponible à quel moment. Répartir équitablement la charge de travail entre les employés permet d’éviter des frustrations : un employé n’aura plus à faire des heures supplémentaires pour remplacer son collègue parce qu’ils ont oublié de communiquer sur leur nouvel emploi du temps.

Pourtant, malgré tous vos efforts de planification, les changements d’horaires de dernière minute sont inévitables. Les heures supplémentaires imprévues peuvent rapidement devenir coûteuses. Pour pallier ces problèmes, un système de planification automatisé peut vous aider à contrôler vos coûts de main-d’œuvre en trouvant facilement un employé qualifié pour remplacer un quart ou un horaire ouvert, parmi ceux qui sont encore sous votre seuil prédéterminé d’heures supplémentaires. Il suffit de créer un ensemble de règles personnalisées et de laisser l’application s’occuper du reste pour vous!

En gardant un œil sur vos budgets de main-d’œuvre et vos besoins organisationnels personnalisés, vous vous assurerez d’avoir le bon employé au bon endroit et au bon moment. Ainsi, vous passerez moins de temps en mode réactif et plus de temps à être productif.

2. Suivez les heures supplémentaires avec les bons outils technologiques

Le suivi des heures des employés peut facilement devenir un casse-tête, surtout si vous dirigez une grande entreprise. Avec un système mobile en ligne qui demande aux employés de pointer à leur entrée et à leur sortie, la technologie smart punch s’occupe de ce suivi à votre place.

Qu’il s’agisse de savoir qui fait des heures supplémentaires ou qui atteint le nombre d’heures prédéterminé et abusent de la politique relative aux heures supplémentaires, la technologie smart punch garantit que vos horaires respectent le budget et sont optimisés pour répondre aux besoins de vos effectifs. Pour garder un œil sur votre rentabilité à tout moment, vous pouvez même définir et suivre les budgets par poste.

3. Personnalisez vos règles en matière d'heures supplémentaires et récompensez vos employés

Que vous ayez une pénurie de main-d’œuvre ou que vous souhaitiez récompenser les effectifs ayant le plus d’ancienneté, il est parfois dans votre intérêt d’offrir des heures supplémentaires à certains employés.

Avec un logiciel de gestion RH tout-en-un, les gestionnaires peuvent facilement tenir à jour les profils des employés pour s’assurer que les employés les plus méritants obtiennent des heures supplémentaires en fonction de leur performance, de leur ancienneté ou de leur statut professionnel. Cette information peut ensuite être transmise (automatiquement, bien sûr!) à votre solution de planification des horaires puis appliquée à votre règlement organisationnel. Ainsi, vous pouvez récompenser vos employés les plus assidus en leur offrant un taux horaire 1,5 fois ou 2 fois plus élevé.

Ces attributions d’heures supplémentaires augmentent non seulement votre productivité et permettent le bon fonctionnement de votre entreprise, mais elles deviennent également un investissement dans le bonheur de vos employés. Si vous ne pouvez pas éviter les heures supplémentaires, pourquoi ne pas les rendre aussi rentables que possible?

Avec un système de planification automatisé, vous pouvez créer des règles personnalisées pour différents groupes d’employés, les appliquer automatiquement et choisir comment elles interagissent entre elles. Par exemple, si vous avez du mal à remplir certaines équipes ou si vous voulez récompenser certains membres de votre personnel, vous pouvez ajouter une prime horaire, un multiplicateur ou un montant fixe par équipe grâce aux primes d’équipe. Pour tirer le meilleur parti de votre expérience en matière d’effectifs et de planification, vous pouvez facilement intégrer vos données entre votre logiciel RH et votre système de planification sans vous soucier des doubles saisies!

4. Mettez en place des horaires flexibles pour éviter les heures supplémentaires imprévues

Les dernières vagues de démissions nous ont appris que la flexibilité n’est plus seulement un « avantage », mais bel et bien une nécessité. En effet, un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée est l’un des principaux moteurs de la productivité et de l’engagement des employés.

Offrir aux employés la possibilité de choisir leurs horaires de travail leur permet de s’organiser en fonction de leurs engagements personnels, comme aller chercher leur enfant à l’école ou se rendre à un rendez-vous chez le médecin. Cette flexibilité accrue réduit la nécessité d’un remplacement de dernière minute qui conduit souvent leurs collègues à faire des heures supplémentaires. Un logiciel de planification des employés comme Voilà! aide à établir son propre planning n’importe où, à n’importe quel moment, ce qui signifie qu’il y a moins de risques que les employés travaillent les jours indisponibles et affectent le flux de travail global. C’est simple : plus de flexibilité = plus de productivité!

5. Investissez dans la formation polyvalente

Dans le secteur du travail horaire, faire preuve de polyvalence est utile à plus d’un titre. En cas de pénurie de travailleurs, il faut à tout prix éviter que le même employé soit obligé de faire des heures supplémentaires parce qu’il est le seul à posséder les compétences requises. Un SIRH peut vous aider à documenter la formation et les qualifications de vos employés, qui peuvent ensuite être transmises à votre logiciel de gestion des horaires pour gérer les affectations dans toutes les situations.

En formant tout le monde à différents rôles, les employés peuvent s’adapter et intervenir en cas de besoin. Qu’il s’agisse d’avoir besoin de quelqu’un sur le plancher ou de faire fonctionner une ligne de production spécifique, la mobilité des employés peut vous aider à rediriger les affectations vers d’autres employés qualifiés en cas d’absence. Vos problématiques de quarts ouverts seront donc résolues en un rien de temps!

La gestion des heures supplémentaires ne doit pas devenir un casse-tête organisationnel. En planifiant à l’avance et en utilisant les bons outils pour gérer et suivre les heures supplémentaires, vous pouvez optimiser vos processus pour réduire vos dépenses et gagner du temps au quotidien!

Si vous souhaitez savoir comment optimiser la gestion des heures supplémentaires, contactez Evolia dès aujourd’hui pour une démonstration gratuite.

Article rédigé par Andrea Arrizza, Gestionnaire des contenus chez Evolia.

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