10 exemples de courriels d'accueil pour vos nouveaux employés

arrivée d'un nouvel employé
Article
Morgane Lança
20 novembre 2023

Le traditionnel courriel d’accueil reste un incontournable pour accueillir vos nouvelles recrues comme il se doit. La preuve en chiffres : si seulement 34% des employés lisent les courriels provenant du département des ressources humaines, le courriel d’accueil est quant à lui ouvert par 91% des arrivants!

Pourtant, il n’est pas toujours facile de savoir exactement comment formuler ce courriel pour être le plus bienveillant possible, tout en motivant le nouvel employé dès les premières semaines du processus d’accueil. Pas de panique : vous pouvez dès à présent utiliser nos 5 modèles de messages d’accueil pour vos nouvelles recrues!

1. Exemples de courriels d’accueil et de prise de poste

Il est important d’envoyer un courriel d’accueil avant le jour de la prise de poste de votre employé. Ce message l’aidera à s’habituer à son nouvel environnement de travail tout en fournissant des informations importantes pour un processus d’intégration efficace.

Sujet du courriel : Bienvenue chez (nom de votre entreprise)!

Bonjour (prénom de l’employé),

Nous sommes heureux de t’accueillir dans notre équipe! Comme convenu, ton premier jour de travail est prévu le (date d’arrivée du nouvel employé). Nous t’attendons avec impatience dans nos bureaux au (adresse postale) pour débuter à (heure d’arrivée attendue).

N’oublie pas de ramener une preuve d’identité et tous les documents nécessaires pour régler les quelques formalités administratives! (faire une liste à puces/tirets des documents attendus)

Pendant tes premiers jours, tu auras le temps de t’installer confortablement et de prendre tes repères. Nous avons préparé un emploi du temps que tu trouveras ci-joint, pour te donner une idée de ce qui t’attends. (ajouter la pièce jointe de l’emploi du temps au format désiré) Comme tu peux le voir, tu auras assez de temps pour les démarches administratives, mais aussi pour découvrir tes tâches et ton équipe à ton rythme.

Le département RH ainsi que ton gestionnaire (préciser le nom et les coordonnées du gestionnaire) seront présents tout le long de ton parcours pour répondre à tes questions.

Toute notre équipe a hâte de te rencontrer! Nous ferons les présentations pendant l’heure du repas (indiquer l’heure / préciser l’événement si le repas est organisé à l’extérieur du lieu de travail).

Si tu as des questions concernant ton arrivée parmi nous, n’hésite pas à me les faire parvenir par courriel ou à m’appeler, il me fera plaisir de te répondre.

Au plaisir de te rencontrer et de collaborer avec toi,

À très bientôt!

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Sujet du courriel : Bienvenue chez (nom de votre entreprise)! – Prépare-toi à une expérience mémorable!

Bonjour (prénom de l’employé),

J’espère que tu vas bien. De notre côté, on a vraiment hâte de t’accueillir dans notre équipe! Nous voulons nous assurer que ton expérience d’accueil sera agréable pour toi.

Pour t’aider à te préparer pour le jour J, voici quelques détails importants :

Date de prise de poste : (préciser la date de prise de poste)

Lieu : (préciser l’adresse du bureau le cas échéant)

  1. Documents administratifs : Merci de t’assurer d’avoir bien complété tous les documents administratifs, comprenant (détailler la liste de documents attendus).
  2. Code vestimentaire : Le code vestimentaire au bureau est (préciser si décontracté, professionnel, etc).
  3. Ordinateur et équipement de travail : (inclure des instructions sur les équipements fournis ou requis)

Voici l’emploi du temps auquel tu peux t’attendre pour ton premier jour à nos côtés :

Rencontre d’accueil : Une rencontre d’accueil avec ton superviseur est organisée à (préciser l’heure de la rencontre). Tu auras l’opportunité de faire sa connaissance et de discuter de ton nouveau rôle.

Orientation : Nous te donnerons toutes les informations que tu dois connaître sur nos valeurs, notre culture d’entreprise, et notre mission.

Repas d’équipe : Tu auras l’occasion de rencontrer tes collègues autour d’un repas pour te familiariser avec ta nouvelle équipe!

En attendant, nous t’invitons à prendre connaissance du manuel employé ci-joint.

Si tu as des questions, n’hésite pas à me contacter, il me fera plaisir de te répondre.

Il nous tarde de t’accueillir et de collaborer avec toi!

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels d’accueil

Cet exemple de courriel d’accueil est non seulement informatif, mais aussi rassurant pour vos nouvelles recrues. En connaissant le déroulement de la première journée d’onboarding, l’employé sera moins stressé à son arrivée. Il se sentira également plus à l’aise pour poser des questions et saura que son arrivée est attendue pour le repas d’équipe.

N’hésitez pas à lire notre article pour découvrir comment bâtir votre plan d’accueil et d’intégration!

2. Exemples de courriels d’accueil pour les employés en télétravail

Il est important d’accueillir les nouvelles recrues sur leur lieu de travail, mais qu’en est-il de l’onboarding à distance? Cet exemple de courriel est adapté à vos employés en télétravail, et les aidera à se sentir accueillis comme il se doit!

Sujet du courriel : Bienvenue chez (nom de votre entreprise)!

Bonjour (prénom de l’employé),

Bienvenue dans notre équipe! Comme discuté, ta date de prise de poste est le (date d’arrivée du nouvel employé). Pour bien préparer ton arrivée, nous aurions besoin de quelques détails :

  • Tu trouveras ci-joint un formulaire de demande de matériel (inclure le formulaire en pièce jointe). N’hésite pas à noter tout ce dont tu as besoin pour ton confort de travail (matériel informatique, sièges et bureaux pour le télétravail, écouteurs ou casques audio…). Le matériel demandé sera livré à ton adresse avant ta prise de poste pour que tu puisses t’installer confortablement dès les premiers jours.
  • Concernant les formalités administratives, tu trouveras ci-joint une fiche (inclure la fiche informative en pièce jointe) détaillant tous les documents dont nous avons besoin pour compléter ton dossier d’employé.

Nous avons prévu une rencontre en ligne avec ton gestionnaire et ton équipe (indiquer l’heure et le lien de la rencontre) pour que tu puisses faire connaissance avec tes nouveaux collaborateurs!

Pour tes premiers jours parmi nous, nous avons prévu différentes formations et présentations de logiciels, mais aussi un temps pour te familiariser avec l’entreprise et ses différents départements. N’hésite pas à consulter ton emploi du temps ci-joint! (inclure l’emploi du temps d’onboarding en pièce jointe)

Si tu as des questions, n’hésite pas à me les faire parvenir par courriel, il me fera plaisir de t’aider.

Nous avons très hâte de te rencontrer et de collaborer avec toi!

À très bientôt,

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Sujet du courriel : Bienvenue à (nom de votre entreprise) – Ton accueil virtuel commence dès aujourd’hui!

Bonjour (prénom de l’employé),

J’espère que tu vas bien. Nous sommes heureux de te compter parmi les membres de notre équipe à (nom de votre entreprise)! Nous voulons nous assurer que ton expérience d’accueil à distance est motivante et agréable.

Voici des informations importantes à prendre en compte pour ton intégration :

Date de prise de poste : (préciser la date de prise de poste)

Installation et équipement : Merci de t’assurer que ton équipement fonctionne correctement et que ta connexion internet est stable. Tu peux d’ores et déjà tester nos outils de collaboration et de communication (nommer les outils) pour te préparer en amont.

Emploi du temps d’intégration : Tu trouveras ton emploi du temps en pièce jointe de ce courriel. Tu assisteras à des rencontres virtuelles, des activités d’équipe, et des sessions de formation.

Paquet d’accueil : Ton paquet d’accueil sera directement envoyé à ton adresse postale dans les prochains jours. Il contiendra (lister les éléments du paquet d’accueil).

Voici quelques ressources utiles pour te préparer pour ton premier jour :

Manuel employé : Tu peux accéder à notre manuel employé en suivant ce lien (donner un lien vers le manuel employé).

Guide d’accueil et d’intégration virtuel : Profite d’astuces et de pistes pour une expérience d’accueil virtuel mémorable (fournir un lien vers le guide d’accueil virtuel).

Support technique : Si tu as besoin d’assistance, n’hésite pas à contacter ton collègue au support technique (donner les coordonnées du contact).

Tu peux aussi rester en contact avec tes collaborateurs sur les réseaux sociaux et sur nos outils de communication :

Communication d’équipe : Nous encourageons des communications fréquentes et constructives via les outils (nommer vos outils de collaboration) et des rencontres virtuelles.

Réseaux sociaux : Rejoins-nous sur les réseaux sociaux pour rester connecté avec tes collègues et être au fait des nouveautés dans l’entreprise.

Nous avons hâte de te compter parmi les membres de notre équipe et de collaborer avec toi au quotidien!

À très bientôt,

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels d’accueil

Les employés en télétravail se sentent parfois déconnectés de leur organisation ainsi que de leur équipe. L’onboarding à distance représente donc un moment clé pour créer un sentiment d’appartenance. Ce modèle de courriel permet de prévoir une rencontre d’équipe dès les premiers jours, mais aussi de résoudre les difficultés matérielles récurrentes en contexte de télétravail.

3. Exemples de courriels originaux pour présenter les valeurs d’entreprise

L’onboarding est un moment privilégié pour faire rayonner votre marque employeur. Ce modèle de courriel est plus original et épatera à coup sûr vos nouveaux employés!

Sujet du courriel : Bienvenue chez (nom de votre entreprise)!

Bonjour (prénom de l’employé),

Nous te souhaitons la bienvenue dans notre équipe! Chez (nom de votre entreprise), nous tenons à ce que nos employés aient tout ce dont ils ont besoin pour être heureux et performants.

Pour cela, nous avons personnalisé ton poste de travail avec tout ce qu’il te faut – et plus encore! – pour te sentir comme chez toi! Tout est fin prêt pour ton arrivée prévue le (date d’arrivée du nouvel employé).

Nous avons prévu une rencontre pour que tu fasses connaissance avec toute l’équipe et que tu en apprennes davantage sur nos valeurs d’entreprise.

En attendant, n’hésite pas à visionner cette vidéo d’accueil préparée par tes collègues (inclure une vidéo d’accueil personnalisée) ainsi que cette courte présentation de notre identité et de notre mission (inclure une vidéo de présentation de l’entreprise)!

Si tu arrives au bureau en voiture, nous avons des places de stationnement qui t’attendent. Dans tous les cas, n’oublie pas de récupérer ta boîte de goodies – même pas besoin d’apporter ta tasse de café, on a tout prévu! – ainsi que les documents d’accueil dont tu auras besoin pour bien commencer.

Nous avons hâte de te rencontrer!

À très bientôt,

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Sujet du courriel : Apprends à connaître la culture d’entreprise de (nom de votre entreprise)!

Bonjour,

Pour bien débuter ton expérience d’accueil chez (nom de votre entreprise), nous souhaitons te présenter nos valeurs et notre culture organisationnelle. Ce qui nous anime : le dynamisme, l’innovation, la collaboration et le développement personnel de chacun de nos collaborateurs, le tout, dans une ambiance de travail positive et inclusive!

Voici nos valeurs d’entreprise :

  1. Innovation : Nous cultivons la créativité et le partage d’idées. Ton opinion n’est pas seulement appréciée – elle est essentielle à notre développement.
  2. Collaboration : Le travail d’équipe est le moteur de notre succès. Nous sommes convaincus que bénéficier de différentes perspectives mène aux meilleures solutions, et nous encourageons la communication au quotidien.
  3. Excellence : Notre mission est d’exceller dans tout ce que nous entreprenons. L’amélioration continue de nos pratiques fait partie de notre ADN.
  4. Inclusion : Nous voulons célébrer l’individualité de chacun de nos employés et créer un environnement de travail où tout le monde est apprécié et respecté.
  5. Conciliation travail-famille : L’équilibre vie personnelle-vie professionnelle est important pour nous et nous offrons toute la flexibilité nécessaire à ton épanouissement.

Ce que tu peux attendre de nous au quotidien :

  • Politique de communication transparente :

Nos gestionnaires encouragent une politique de communication transparente et sont disponibles à tout moment pour t’écouter. N’hésite pas à partager tes inquiétudes et tes idées si tu en ressens le besoin.

  • Développement professionnel :

Nous investissons dans ta croissance et t’offrons un accès à des formations et à des ressources pour acquérir de nouvelles compétences.

  • Activités d’équipe :

Nous voulons créer des liens humains qui perdurent au-delà du milieu professionnel. Nous organisons fréquemment des rencontres virtuelles, des activités en personne, et des événements d’entreprise.

  • Culture de reconnaissance :

Ici, tes contributions sont appréciées, et on veut te le montrer! Nous avons un programme de reconnaissance pour souligner les réussites de chacun de nos employés.

Si tu as des questions sur notre culture d’entreprise, n’hésite pas à me contacter. Encore une fois, nous te souhaitons la bienvenue dans une entreprise qui TE valorise!

À très bientôt,

(nom de l’expéditeur) 

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels d’accueil

Ce modèle de courriel ludique laisse plus de place à la créativité et à la présentation des valeurs de votre organisation. Les courtes vidéos de présentation font toujours bonne impression, tout comme les cadeaux à l’effigie de l’entreprise! Cet exemple de courriel permet au nouvel employé de se faire une idée de l’équipe à laquelle il va s’intégrer, et d’être plus rapidement à l’aise avec ses collaborateurs.

4. Exemples de courriels de pré-onboarding

Cet exemple de courriel doit être envoyé après le recrutement définitif de l’employé, avant son arrivée effective dans l’organisation. Pour motiver vos employés avant même leur arrivée, et faire de leur premier jour un événement, utilisez ce modèle de courriel de pré-onboarding!

Sujet du courriel : Notre collaboration future chez (nom de votre entreprise)

Bonjour (prénom de l’employé),

Nous avons hâte de te rencontrer pour ton premier jour chez (nom de votre entreprise) le (date de l’arrivée du nouvel employé).

Pour que nous fassions plus ample connaissance, je t’invite à jeter un œil à notre site web (indiquer l’adresse du site web de votre entreprise) et nos divers réseaux sociaux (indiquer les liens de vos réseaux sociaux) pour en savoir plus sur notre histoire, nos valeurs et notre équipe.

Un de tes nouveaux collègues sera aussi ton parrain lors de tes premiers jours dans l’entreprise : (indiquer le prénom et le nom du parrain et ses coordonnées). Il s’agira de ta personne-ressource pour répondre à toutes tes questions et t’assurer la meilleure intégration possible dans notre équipe.

Tu recevras bientôt d’autres messages de ma part pour que nous puissions organiser au mieux ton arrivée. D’ici là, il me fera plaisir de répondre à tes questions.

Au plaisir de discuter avec toi,

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Sujet du courriel : Nous avons hâte de t’accueillir chez (nom de votre entreprise)!

Bonjour (prénom de l’employé),

Il nous tarde de commencer notre collaboration avec toi. En attendant, voici quelques informations qui pourraient t’être utile pour préparer ton arrivée chez (nom de votre entreprise).

  •  Rencontre ton mentor : (Prénom du mentor) sera le mentor qui supervisera ton accueil et qui t’enverra un courriel pour se présenter d’ici quelques jours. N’hésite pas y répondre pour commencer à faire connaissance!
  • Rejoins-nous sur les réseaux sociaux : Pour obtenir les dernières nouvelles sur notre entreprise, n’hésite pas à nous suivre sur les réseaux sociaux (partager les liens de vos réseaux).
  • Découvre notre site web : N’hésite pas à découvrir notre contenu, nos valeurs et notre mission en jetant un oeil à notre site web (partager le lien de votre site web).

Nous te contacterons très bientôt pour te donner plus d’informations sur ta période d’accueil et d’intégration. En attendant, n’hésite pas à me contacter si tu as des questions ou des remarques.

Cordialement,

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels d’accueil

Communiquer avec ses nouveaux employés dès l’embauche est toujours une bonne idée. Cet exemple de courriel vous permettra de créer de l’engagement dès les premières étapes du processus d’onboarding. Autre bonne idée : le parrainage par un employé plus expérimenté, qui sera disponible pour répondre aux interrogations de votre nouvelle recrue.

Cliquez ici pour des idées originales pour épater vos nouveaux employés!

5. Exemples de courriels à l’équipe de la nouvelle recrue

Malheureusement trop souvent oublié, le courriel adressé à l’équipe qui intégrera la nouvelle recrue est pourtant un essentiel pour un onboarding réussi. Pour cet exemple de courriel, nous vous conseillons d’inclure une courte présentation du nouvel arrivant, pour le familiariser rapidement avec ses futurs collègues.

Sujet du courriel : Un nouveau collaborateur arrive chez (nom de votre entreprise)!

Bonjour à tous,

Nous accueillerons très bientôt (nom du nouvel employé) dans notre équipe! (Nom du nouvel employé) rejoindra le département (préciser le département) en tant que (nom de poste).

(Nom du nouvel employé) a auparavant travaillé dans (courte description des expériences professionnelles). Nous sommes certains que son savoir-faire deviendra vite essentiel à toute l’équipe.

Côté personnel, (nom du nouvel employé) apprécie (courte description des passions et passe-temps).

Son arrivée est prévue le (date de l’arrivée du nouvel employé). Pour lui souhaiter la bienvenue, nous avons prévu un repas d’équipe à (heure du repas d’accueil).

Nous espérons que vous lui ferez un accueil chaleureux!

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Sujet du courriel : Nous accueillons un nouveau membre d’équipe: Bienvenue à (prénom du nouvel employé)

Chère équipe,

J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée d’un nouveau collègue au sein de notre équipe. (Prénom de l’employé) vient de nous rejoindre au poste de (préciser l’intitulé du poste). Souhaitez-lui la bienvenue pour faire de son expérience d’accueil un moment mémorable!

Voici quelques informations pour apprendre à connaître votre nouveau collègue :

Passions et centres d’intérêt : Pendant son temps libre, (prénom de l’employé) apprécie de (nommer des activités et passions). N’hésitez pas à en discuter ensemble pour briser la glace!

Carrière : (prénom de l’employé) nous rejoint après (mentionner les années d’expérience) d’expérience dans le domaine de (préciser le domaine). Nous sommes convaincus que (prénom de l’employé) a beaucoup à apporter à notre équipe!

N’hésitez pas à envoyer un message à votre nouveau collègue pour l’accueillir comme il se doit! 

Merci pour votre collaboration,

(nom de l’expéditeur)

(signature)

Pourquoi on aime ces courriels d’accueil

Impliquer toute l’équipe dans le processus d’accueil, c’est assurer une bonne intégration des employés tout en mettant en valeur votre culture d’entreprise. Vos collaborateurs actuels apprécieront également d’être mis au courant des nouvelles embauches. En plus, avec une communication transparente, vous attirerez plus de participants pour vos activités de team building prévues pendant l’onboarding!

Que vos nouveaux employés soient fraîchement recrutés ou qu’ils travaillent uniquement à distance, l’essentiel est de créer un lien rapidement avec eux par le biais de communications bienveillantes. Un bon courriel d’accueil est à la fois informatif, rassurant et motivant pour votre nouvelle recrue. Exactement comme un processus d’efficace, en somme! Pour encore plus d’efficacité, pensez à automatiser vos processus d’accueil avec un logiciel de gestion des ressources humaines.

Psst… Parce que toute bonne chose a une fin, vous trouverez ici des modèles pour l’annonce du départ d’un employé, tout aussi utiles.

Vous souhaitez utiliser ces modèles de courriels d'accueil?

Bonne nouvelle : les voici rassemblés dans un document gratuit!

TÉLÉCHARGEZ VOS MODÈLES DE COURRIELS

Articles similaires

Évaluation de performance: méthodes, questions et exemples

Dans cet article, nous vous donnons toutes les informations sur ces méthodes et des détails sur leurs avantages et inconvénients potentiels pour votre entreprise! En bonus, vous trouverez des questions d’évaluation à utiliser et des exemples d’évaluation.

Lire l'article
7 logiciels RH de gestion du personnel pour le Canada

Découvrez comment choisir le meilleur logiciel de gestion du personnel ainsi qu’une liste des meilleures solutions RH au Canada.

Lire l'article
Guide pour les KPI RH (indicateurs RH) en 2024

Souvent rassemblés dans le tableau de bord RH offert par un logiciel SIRH, les KPI offrent une visibilité sur le statut, l’évolution et l’efficacité de la gestion des employés au sein de votre entreprise.

Lire l'article
Human Resources Today