Nous adorons parler de la dimension créative de l’accueil des nouveaux employés, mais aussi des statistiques liées à l’onboarding, mais qu’en est-il du volet administratif de l’intégration des employés? Qu’il s’agisse de votre première embauche ou que vous ayez besoin d’un aide-mémoire pour créer une expérience d’accueil positive, ces quelques conseils seront utiles pour guider vos pratiques.
Sans plus tarder, voici tous les documents d’accueil dont vous avez besoin pour une bonne intégration dès l’entrée en poste de votre nouvelle recrue!
En bonus, vous pourrez trouver tous les modèles téléchargeables dont vous avez besoin dans cet article.
Documents à envoyer avant l’arrivée du nouvel employé
Un bon processus d’intégration commence bien avant le jour de la prise de poste! Certains documents doivent être envoyés à votre employé avant qu’il ne débute officiellement son nouvel emploi.
1) Lettre d’offre d’emploi
Le premier document à envoyer à votre nouvel employé est la lettre d’offre d’emploi contenant les informations suivantes :
- Titre et description du poste;
- Date d’embauche;
- Salaire horaire et/ou annuel;
- Nom et coordonnées du responsable;
- Informations sur la mission de l’entreprise.
Nous vous recommandons d’envoyer cette lettre rapidement. En effet, elle permet à l’employé de sentir qu’il fait d’ores et déjà partie de votre entreprise… et de ne plus chercher d’autre opportunité ailleurs! Étant donné le marché du travail actuel, il est important de fidéliser votre candidat idéal rapidement et efficacement.
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2) Contrat de travail
Le contrat de travail représente un accord légal entre l’employeur et le salarié. Il doit donc communiquer des informations précises sur les obligations du nouvel employé envers l’employeur.
- Les responsabilités et les tâches de l’employé;
- Des informations sur le salaire;
- La durée de l’emploi;
- Informations sur les avantages sociaux, les congés et les assurances;
- Accord de non-concurrence;
- Etc.
L’envoi du contrat de travail avant la date de prise de poste réduit la charge administrative que l’employé devra supporter lors de son premier jour. Vous aurez également plus de temps pour vous concentrer sur les aspects créatifs de votre processus d’accueil et d’intégration.
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3) Informations sur l’employé
Il est important d’apprendre à connaître vos nouvelles recrues avant qu’elles ne commencent à travailler dans votre entreprise. L’envoi d’un questionnaire est un bon moyen d’obtenir des informations cruciales et de demander des documents essentiels tels que :
- Pièce d’identité;
- Permis de travail ou permis de résidence;
- Numéro d’assurance sociale;
- Contact en cas d’urgence;
- Informations postales (adresse, numéro de téléphone à jour…);
- Formulaire de dépôt direct pour les chèques de salaire;
- Etc.
De plus, vous pouvez poser des questions sur les loisirs et les intérêts de l’employé afin de préparer un courriel d’accueil que vous pourrez envoyer à son équipe avant son premier jour. Les informations obtenues sur l’employé peuvent même vous aider à orienter et personnaliser votre processus d’intégration en fonction de ses besoins et de ses préférences.
Documents spécifiques à l’industrie
Selon l’industrie dans laquelle vous opérez, des documents supplémentaires peuvent être requis, tels que des directives en matière de sécurité et de conformité, une liste d’exigences en matière de tests (vérification des antécédents, etc.) et des certificats de formation. Ces documents spécifiques doivent être envoyés à l’employé juste après son embauche officielle ou lui être demandés dès son premier jour de travail.
Documents spécifiques à l’entreprise
Au cours des premières semaines, le nouvel employé va se familiariser avec ses tâches et responsabilités et découvrir la culture de votre entreprise. Les organigrammes l’aideront à apprendre les noms et les postes de ses collègues. Vous devez également lui remettre des documents détaillés sur les salaires, les avantages sociaux et le règlement de l’entreprise afin qu’il puisse s’intégrer correctement. Enfin, les documents d’orientation et le manuel de l’employé lui fourniront des informations utiles pour bien démarrer.
Plan d’intégration
Un bon programme d’accueil repose sur un plan d’intégration bien structurée. Celui-ci doit se diviser en phases telles que la présentation des valeurs organisationnelles et des différents départements de l’entreprise, la définition d’objectifs de performance, la formation et la préparation de l’évaluation de performance.
Pour commencer sur de bonnes bases, voici un exemple de plan d’accueil efficace pour une bonne intégration.
Check-list d’accueil et intégration
Pour mener à bien un plan d’intégration bien organisé, rien ne vaut une check-list dédiée. Vous pouvez l’utiliser pour répertorier tous les documents d’accueil dont vous avez besoin en fonction du poste du nouvel employé, et elle peut couvrir toutes les étapes de votre processus d’accueil.
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Sondages de mobilisation des nouveaux employés
Maintenant que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin, il est temps de vous assurer que votre processus d’intégration a répondu aux attentes des candidats! Demander à vos nouveaux employés de parler de leur expérience est le meilleur moyen d’améliorer l’intégration de vos futures recrues. En effet, vous pouvez vous faire une idée de ce qui a fonctionné ou pas en recueillant les commentaires de vos employés. N’oubliez pas de télécharger votre modèle gratuit de sondage d’accueil juste ici.
Créer une expérience d’accueil inoubliable prend du temps et de l’énergie. Il est important de ne pas léser vos employés actuels ou vos candidats parce que vous êtes débordé. Heureusement, un logiciel d’accueil efficace automatisera votre documentation d’intégration pour vous laisser le temps de vous concentrer sur ce qui compte le plus : le bonheur de vos employés et l’atteinte de vos objectifs organisationnels!
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