Quelles sont les 4 phases du processus d’intégration d’un employé?

En accueillant les nouveaux employés de manière réfléchie et structurée, les entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages:

• Augmentation du niveau d’engagement : les 45 premiers jours d’embauche représentent jusqu’à 20% du taux de roulement total. Les premières impressions sont importantes, et il est essentiel de parvenir à mobiliser vos employés derrière une culture d’entreprise qui rassemble dès le processus d’accueil.

• Acquisition plus rapide des connaissances : une nouvelle recrue qui bénéficie d’une orientation et d’une formation adéquates dès les premiers jours comprendra plus facilement la structure et la mission de l’organisation, son rôle dans l’atteinte des objectifs et la meilleure façon d’utiliser ses compétences et outils de travail pour y parvenir.
• Meilleure compréhension des rôles : avec un plan d’onboarding structuré et détaillé, vous évitez les ambiguïtés dans la répartition des tâches, les responsabilités de chacun, et les attentes liées à la performance.
• Productivité accrue : en plus d’améliorer la motivation, un plan d’accueil et d’intégration efficace a un impact positif sur la productivité dès les premières semaines. Un employé motivé et bien accompagné est en mesure de donner le meilleur de lui-même dès son arrivée dans l’entreprise.

La première phase du processus d’intégration d’un nouvel employé est celle de l’orientation. Elle consiste à introduire votre employé à son nouvel environnement de travail.

Cette période est capitale dans la mesure où elle marque les premiers jours de votre recrue au sein de votre organisation et, ce faisant, le début de votre relation employé-employeur.

Lorsqu’un nouvel employé intègre votre équipe, il est vraisemblable que celui-ci se pose diverses questions, notamment sur son rôle et ses outils de travail, mais également sur l’entreprise à proprement dit, sur les pratiques courantes de votre organisation et sur votre culture d’entreprise.

Nos conseils : évitez de submerger le nouvel arrivant dès sa première journée et priorisez une intégration en douceur. Après tout, personne ne souhaite se sentir bousculé dès son arrivée dans un nouvel emploi.

La prochaine étape est celle de la formation de votre employé. Il s’agit du moment où votre nouvelle recrue apprend les rouages de son poste. Cette période constitue un volet important du processus d’intégration puisqu’elle est étroitement liée à la productivité à long terme des employés.

Pour que cette période se déroule rondement, vous voudrez d’abord établir un plan de formation. Ce dernier vous permettra d’identifier adéquatement le besoin en compétences et de cibler les priorités : un exercice qui simplifiera grandement la mise en œuvre de cette phase.

Il est également recommandé de désigner clairement la ou les personnes ressources responsables des différents volets du processus d’apprentissage. En encadrant adéquatement votre nouvel employé, vous maximisez ses chances de réussir sa formation avec brio!

Nos conseils : soyez organisé, mais tout de même à l’écoute! Certaines personnes posent davantage de questions alors que d’autres sont plus autodidactes quand vient le temps d’apprendre. Tentez de personnaliser la formation selon le profil de votre employé.

Il est maintenant temps de préparer votre recrue à la phase de transition. À cette étape du processus d’intégration, l’employé passe à son rôle permanent.

Le plus important dans la phase de transition est d’établir précisément les tâches de votre nouvelle recrue et de définir la manière dont ces tâches vont s’inscrire dans les objectifs généraux de l’entreprise.

L’alignement des attentes est essentiel dès les premiers mois. Vous voudrez donc encourager vos gestionnaires à prévoir des évaluations périodiques. Les suivis réguliers permettent de confirmer si les objectifs sont atteints, de mettre en place des stratégies d’amélioration si nécessaire et de valider si le nouvel embauché est à l’aise, heureux et engagé dans ses fonctions. Ainsi, le temps venu, l’évaluation de probation ne sera une surprise pour personne.

La phase de transition est également le moment opportun pour implanter une culture de reconnaissance. Reconnaître l’individu et les résultats, mais également l’effort et les pratiques de travail jouent un rôle important dans la motivation et la rétention des employés.

Nos conseils : restez disponible! L’intégration des acquis est un processus pouvant s’échelonner sur plusieurs semaines. Il est donc primordial que votre salarié se sente à l’aise de venir vous questionner lorsqu’il rencontre un problème. Gardez votre porte grande ouverte et soyez à l’écoute de votre employé : la communication sera votre meilleure alliée.

Votre employé est maintenant bien intégré? La dernière phase, mais non la moindre, est celle de la formation continue.

Cette étape a des effets importants sur le sentiment d’appartenance des salariés, sur leur rendement global ainsi que sur leur fidélisation.

Les entreprises offrant des possibilités d’avancement et de développement de carrière voient leurs employés davantage satisfaits et plus enclins à évoluer au sein de leur entreprise : un atout de taille dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre. Qui plus est, offrir de la formation continue est un levier d’action efficace pour améliorer sa marque employeur et rayonner sur le marché du travail.

Nos conseils : tirez avantage des outils mis à votre disposition pour vous aider à simplifier la gestion de la formation.

On pense notamment aux LMS (Learning Management System) qui permettent d’élaborer et de gérer du matériel de formation en toute aisance. De telles plateformes vous offrent entre autres la possibilité de créer des parcours de formation sur mesure pour soutenir le développement professionnel de vos effectifs.

Les SIRH (Système d’Informations Ressources Humaines), pour leur part, permettent de gérer plus efficacement le suivi du plan de formation et l’aspect financier y étant rattaché. Les formations suivies par chacun de vos employés pourront être répertoriées en une même interface et votre équipe RH aura accès en temps réel à la progression.

Les 4 phases du processus d’intégration s’inscrivent dans un plan d’accueil et d’intégration solide et personnalisé et comportent de multiples avantages pour votre entreprise.

Elles permettent entre autres de mobiliser vos effectifs, de faire rayonner votre marque employeur, de favoriser une communication ouverte au sein de votre organisation et d’augmenter significativement votre taux de rétention.

Or, ce processus peut être plutôt hasardeux à mettre en place sans les outils appropriés. Ainsi, pour vous éviter cette gestion manuelle et les désagréments pouvant en découler, une seule solution : l’automatisation du processus d’accueil et d’intégration avec un logiciel d’onboarding adapté.

Pour bien préparer vos processus d’intégration, n’oubliez pas de télécharger notre checklist gratuite pour un onboarding réussi!