Gestion des vacances des employés: conseils et logiciel

avion sur ordinateur de travail
Article
Morgane Lança
24 mai 2024

Avec l’arrivée de l’été viennent les vacances de vos employés… et toute la gestion du processus de leur planification!

Les employés vous font leurs demandes de vacances par courriel, des dizaines de formulaires commencent à s’accumuler sur votre bureau et vous ne savez plus où donner de la tête.

Pourtant, la planification des congés payés des employés est un mal nécessaire, car tous les employeurs qui ont à cœur le bien-être de leur équipe s’entendent sur ce point : les vacances sont essentielles. Elles aident à prévenir l’épuisement professionnel, entraînent une hausse de productivité et améliorent le moral des employés, pour ne nommer que quelques bienfaits.

Sans plus tarder, voici nos conseils pour une gestion efficace des vacances de vos équipes!

Notre logiciel de gestion des congés : Folks RH

Et si on vous disait que vous n’avez pas à vous casser la tête avec la gestion des vacances?

Le module d’absence et de vacances de notre logiciel de gestion des ressources humaines offre tout ce dont vous avez besoin.

Faire des congés un projet commun

Les calendriers de vacances peuvent être partagés au sein de l’équipe pour que chacun soit au courant des départs en congés des collègues, évitant ainsi l’accumulation des demandes pendant une absence. Vous pouvez aussi coordonner les vacances pour éviter que tous les membres de votre équipe soient absents au même moment.

Demandes de jours de congés en quelques clics

L’ensemble de la gestion des demandes de congés se déroule directement sur la plateforme user-friendly de notre SIRH. Avec le libre-service offert aux employés, ceux-ci peuvent soumettre leurs demandes en quelques clics, y compris sur l’application mobile Folks. L’approbation des congés par les gestionnaires prend aussi quelques secondes : un courriel automatique est envoyé et le superviseur peut approuver ou rejeter la demande reçue.

Suivi des soldes de congé et des heures supplémentaires

Chaque employé peut suivre son temps de travail et son nombre de jours de vacances restants.

Les feuilles de temps enregistrent directement les jours fériés observés par l’entreprise et permettent aux équipes comme aux gestionnaires de garder une trace des heures de travail effectuées et la banque d’heures et de congés est mise à jour en temps réel sur la plateforme.

Finis les échanges de courriel entre employés et département RH concernant les jours de congés restants et les heures en banque!

6 astuces pour vous faciliter la vie… encore plus!

1. Ayez une politique de vacances et communiquez-la aux employés

Pendant la période estivale, certaines semaines sont plus prisées que d’autres et plusieurs employés sollicitent les mêmes journées, surtout dans certains secteurs d’activité.

Comment s’assurer d’être équitable dans ce cas?

Établissez les règles d’avance! Que vous accordiez les semaines de vacances en fonction de l’ancienneté ou selon la politique du « premier arrivé, premier servi », assurez-vous que vos employés soient au courant. De cette façon, vous éviterez déceptions et conflits.

Les politiques de congés doivent donc être partagées dans le manuel de l’employé et rappelés au moment des demandes de départs en vacances.

2. Structurez la planification des congés

Donnez à vos employés des dates limites pour les demandes de congé. Cela vaut encore plus si vous accordez les vacances selon l’ancienneté.

Plus vous vous y prenez d’avance, mieux vous arriverez à planifier l’absence des employés qui occupent des postes-clés au sein de votre entreprise, par exemple.

Nous vous recommandons aussi de communiquer le calendrier des vacances à vos employés, qui, eux aussi, auront parfois à s’adapter pendant l’absence d’un collègue.

3. Planifiez et déléguez la charge de travail en amont

Quand les employés sont en mesure de programmer leurs vacances en amont, vous pouvez planifier leur charge de travail en amont pour vous assurer que tous les projets importants sont bouclés avant leur départ. Cela permettra à vos collègues de partir l’esprit léger, et d’assurer qu’ils ne seront pas dépassés par leur charge de travail à leur retour.

Dans certaines entreprises, il est essentiel de déléguer des tâches et des quarts de travail pour assurer la productivité de l’organisation. N’hésitez pas à rencontrer les membres de l’équipe pour répartir la charge de travail de façon équitable.

4. Rendez les vacances obligatoires (ou encouragez-les fortement!)

Bien que la loi ne permette pas à un employeur de remplacer les vacances par une indemnité compensatoire (sauf dans quelques cas spécifiques), il est encore commun d’observer cette pratique en entreprise.

On l’a mentionné précédemment, mais on insiste : les vacances ont d’énormes bienfaits sur les employés. Ils vous reviendront revigorés, motivés et plus productifs! C’est sans compter la gratitude qu’ils ressentiront en sentant que leur bien-être est important aux yeux de leur employeur. Encouragez les donc à prendre des vacances, mais aussi à utiliser tous leurs types de congés disponibles (congés parentaux, congés maladie…).

Psst… Cliquez ici pour découvrir comment remotiver vos employés au retour des vacances!

5. Rencontrez vos équipes avant leurs vacances

Une dernière rencontre avant les départs en vacances (surtout en période estivale ou en fin d’année) peut faire toute la différence pour vous assurer d’aligner les projets et tâches de chacun et de vous rassembler une dernière fois avant les congés. En plus de vous aider à planifier les vacances des employés, ces rencontres peuvent être une bonne occasion d’organiser une activité d’équipe.

6. Utilisez les bons outils de gestion et de planification des vacances

En plus d’un logiciel de gestion des absences comme Folks RH, vous pouvez implanter des solutions de gestion du temps qui permettent de répartir des quarts de travail entre collègues et de combler les horaires de travail d’un employé parti en vacances.

Il est également important d’utiliser des outils de communication efficaces pour envoyer des rappels au moment des départs en vacances et vous assurer que tout le monde peut bénéficier de congés dénués de stress et d’interruptions.

Les trois critères essentiels d’une bonne gestion des vacances des employés sont la structure , la planification et la communication. En ayant une politique de congés et les bons outils mis en place et en suivant nos précédents conseils, vous aborderez la période de départ en vacances en toute sérénité. N’oubliez pas que les vacances sont importantes pour maintenir la motivation de vos équipes, et évitez le stress et les casses-têtes organisationnels en implantant un logiciel de gestion des congés des employés flexible et abordable!

Envie d'en savoir plus?

Découvrez les fonctionnalités de gestion des vacances de Folks RH!

DEMANDEZ VOTRE DÉMO GRATUITE

Articles similaires

Quelles sont les 4 phases du processus d’intégration d’un employé?

Connaissez-vous l’importance d’un processus d’intégration bien bâti?

Augmentation du niveau d’engagement face à l’entreprise, acquisition plus rapide des connaissances, réduction de l’ambiguïté des rôles et productivité accrue sont tous des avantages pouvant en découler…

Lire l'article
Modèle Excel & Google Sheet de planning de congés gratuit

La gestion des vacances des employés peut être simplifiée et accélérée avec un tableau de planning de congés. Voici un modèle gratuit et des conseils pratiques.

Lire l'article
Accueil et intégration des nouveaux employés (8 étapes)

Quand ils sont bien exécutés, ces processus ont de nombreux avantages. Ils réduisent le roulement des employés, accélèrent l’acquisition des compétences, et assurent une meilleure cohésion au sein de l’équipe.

Lire l'article
Human Resources Today