Les 5 fonctionnalités clés d'un SIRH

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Morgane Lança
16 décembre 2021

Vous avez certainement entendu parler à de nombreuses reprises des SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines) et de leur place grandissante dans les entreprises qui veulent dématérialiser leur gestion administrative pour gagner en efficacité organisationnelle.

Cependant, vous aimeriez en savoir plus sur les fonctionnalités les plus importantes de ces logiciels de gestion des ressources humaines, afin de mieux comprendre les enjeux et les bienfaits qu’ils peuvent avoir sur votre quotidien de gestionnaire ou de professionnel des RH.  

Ne cherchez pas plus loin : voici une liste des 5 fonctionnalités clés d’un SIRH, qui sont tout simplement indispensables pour votre entreprise.

1) Gestion des absences et des vacances

La gestion manuelle et papier des absences de vos effectifs représente souvent un cauchemar organisationnel. Et pour cause : les doubles entrées, les tâches administratives répétitives, les calculs à la main, et le temps perdu à répondre aux questions sur les soldes de congés et les banques de temp sont autant de facteurs chronophages qui entraînent des erreurs humaines et une lassitude des gestionnaires tout autant que des employés.

De plus, quand on sait que l’absentéisme a connu une augmentation fulgurante avec la pandémie de COVID-19, il devient rapidement évident que la technologie RH est un outil indispensable pour la gestion des absences des employés.

Cet outil de gestion essentiel, c’est bien évidemment le SIRH! Celui-ci vous libère du poids administratif de la gestion des congés et des absences de vos employés grâce à des fonctionnalités simples et efficaces.

Libre-service pour les employés

Vos employés pourront accéder à leur propre calendrier pour créer eux-mêmes leurs demandes d’absences. Les informations sur leur solde de congés et leurs heures supplémentaires seront centralisées sur leur plateforme pour qu’ils puissent identifier rapidement leurs jours restants à poser sur l’année.

Vos employés apprécieront d’être responsabilisés et de pouvoir créer leur propre demande sans demander l’autorisation de leur gestionnaire à chaque étape. Des employés dont on facilite le quotidien sont des employés heureux!

Processus de validation en quelques clics

Le quotidien des gestionnaires est aussi grandement facilité par un module de gestion des absences. En effet, le processus de vérification et de validation des vacances devient un jeu d’enfant. Les gestionnaires concernés reçoivent automatiquement un courriel les informant de la demande à consulter, et peuvent y accéder en quelques clics. Les employés reçoivent quant à eux directement une notification quand leur demande est acceptée.

La demande et sa validation sont donc réalisées en quelques minutes, et tout le monde gagne du temps ainsi qu’une visibilité sur la planification des vacances de toutes les équipes.

Calendrier de vacances pour éviter tout conflit

La fonctionnalité calendrier vous permet d’éviter tout conflit dans la planification des vacances ainsi que les complications qui en découlent. Une coordination efficace des calendriers permet également une meilleure synergie au sein de l’équipe, et tout le monde pourra enfin prévoir ses congés à l’avance sans risquer d’incompréhension ou de mauvaise surprise.

Détail des raisons des absences et des types de congés

Pour davantage de visibilité sur la gestion du temps dans votre entreprise, un SIRH vous donne la possibilité d’ajouter des commentaires sur chacune de vos absences. Cette fonctionnalité vous sera utile pour détailler les raisons des absences au fil de l’année, vous permettant par le même coup d’identifier des problèmes d’absentéisme.

De même, vos effectifs pourront garder trace de tous leurs congés et absences (types de congés, raisons des absences et nombre de jours posés…) pour encore plus de transparence sur leur solde restant. Votre gestion des absences des employés sera donc simplifiée sur toute la ligne.

2) Gestion des accueils et des départs

On ne le dira jamais assez : il est crucial d’accueillir les nouveaux effectifs de votre entreprise comme il se doit. Un bon processus d’accueil et d’intégration est nécessaire non seulement pour assurer le bien-être et la productivité de vos employés dès leurs premiers jours, mais aussi pour améliorer leur rétention sur le long terme.

Pour présenter les valeurs de votre organisation et instaurer un sentiment d’appartenance chez vos nouveaux employés, il est tout d’abord important de réaliser qu’un onboarding ne se fait pas en un jour. Il s’agit d’un processus plus long et parfois difficile à mettre en place sans outil approprié.

Si vous gérez l’arrivée de tous vos nouveaux effectifs par vos propres moyens, sans aide extérieure, et en utilisant des post-it comme aide-mémoire, il y a fort à parier que vos nouveaux collaborateurs ne seront pas vraiment impressionnés. Pas de panique : les modules d’accueil et d’intégration d’un SIRH sont là pour vous aider! 

Assignez des tâches et respectez votre échéancier

Un SIRH vous offre la possibilité d’assigner les tâches liées à l’accueil d’un nouvel employé à diverses personnes. Celles-ci sont notifiées en temps réel et informées de la date d’échéance de la tâche concernée. En plus, vous pouvez définir en quelques clics un échéancier pour les diverses étapes de l’onboarding, afin d’éviter les retards administratifs décourageants pour le nouveau venu et vous assurer de toujours établir des plans d’accueil et d’intégration efficaces.

Rappels automatisés pour vous libérer l’esprit

Vous en avez assez de courir après toutes les informations administratives dont vous avez besoin pendant l’onboarding d’un employé? Vous pouvez dire adieu à la multiplication des courriels de relance : avec un logiciel RH, tous les rappels seront automatisés pour vous libérer l’esprit au quotidien.

Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment et accueillez votre nouveau collaborateur comme il se doit. Votre SIRH s’occupe du reste!

Adaptez-vous à la réalité de vos employés à distance

Beaucoup d’entre nous ont dû adopter le télétravail à temps plein pendant la pandémie. En parallèle, de nouveaux modes de travail hybride et à distance émergent. Vous travaillez peut-être déjà avec des effectifs à distance, et il n’est pas toujours facile d’adapter ses pratiques managériales à ces nouvelles réalités professionnelles.

Heureusement, vos fonctionnalités d’accueil et d’intégration offriront un onboarding mémorable à toutes vos équipes, y compris à distance. Il est de plus en plus important de numériser ses processus d’onboarding pour s’assurer que personne ne se sente délaissé.

Qu’en est-il de la gestion des départs?

La gestion des départs des employés est souvent ignorée, à tort. Il est important de donner une bonne impression à vos effectifs tout le long de votre chemin partagé, et ce jusqu’à leur dernier jour dans votre organisation. Cette attitude vous permettra de maintenir une bonne marque employeur ainsi que de mieux comprendre les raisons du départ, s’il est volontaire, pour améliorer vos stratégies de recrutement et de rétention dans le futur.

Vos tâches liées à l’offboarding peuvent être assignées directement sur votre plateforme et les rappels sont automatisés pour un processus fluide et efficace. Profitez de fonctionnalités qui accompagneront vos employés tout le long de leur parcours, du jour de leur arrivée au jour de leur départ.

3) Gestion de la formation

La gestion des compétences et la formation continue sont un autre facteur essentiel de la rétention de vos employés. Les nouvelles générations de travailleurs sont particulièrement sensibles à l’acquisition de nouvelles compétences dans leur vie professionnelle. Un employé qui n’apprend plus rien et stagne dans son travail se sentira souvent découragé.

Pourtant, il est compliqué de gérer les formations de tous vos effectifs et de vous assurer de leur bon progrès individuel au fil du temps.

Heureusement, les fonctionnalités de gestion de carrière permettent un suivi efficace du développement des compétences de vos collaborateurs, et ce, en quelques clics.

Gestion dématérialisée des certificats

Vous avez des certifications à renouveler mais vous croulez sous le travail? Vous n’arrivez plus à retrouver les informations pertinentes sur les certificats de compétences d’un employé? Folks RH vous offre une gestion dématérialisée des certificats ainsi que des rappels automatisés quand ceux-ci doivent être actualisés.

Établissez des objectifs pour une vie professionnelle épanouie

Il est important d’établir des objectifs professionnels pour maintenir l’engagement et le bien-être de vos employés. Avec notre fonctionnalité dédiée à la gestion des carrières, vous pourrez assurer un suivi efficace de la progression de vos effectifs, et discuter avec eux de l’accomplissement de leurs objectifs préalablement définis dans le module concerné.

4) Évaluation de performance

L’évaluation de performance traditionnelle est souvent critiquée, et pour cause : pour que la gestion de la performance reste efficace, il faut qu’elle soit modernisée. En dématérialisant vos processus, vous ferez un grand pas vers l’optimisation de vos pratiques d’évaluations.

Une évaluation de performance efficace, ça n’a pas de prix : en plus d’être un vecteur d’analyse de la productivité individuelle, elle permet la mise en place de nouveaux objectifs mais aussi l’établissement d’un dialogue constructif sur le ressenti de l’employé et du gestionnaire, leurs futurs projets et leurs pistes d’amélioration. Il s’agit également d’un moment propice pour exprimer sa reconnaissance et mesurer la satisfaction de l’employé évalué.

Cela tombe bien : les modules de gestion de la performance permettent la modernisation de vos processus et sont adaptés à vos effectifs à distance.

À vous de choisir : différents types d’évaluations en fonction de votre contexte

Un logiciel RH propose différentes méthodes d’évaluation de la performance (standard, 180 et 360 degrés, méthode 3.0…) afin que chaque entreprise puisse choisir la méthode qui lui convient le mieux! Un SIRH flexible s’adapte à votre contexte organisationnel pour toujours offrir les fonctionnalités de gestion de la performance les plus efficaces qui existent.

Analyse de la performance en un coup d'œil

L’analyse détaillée de la performance d’un employé pourra également se faire en un coup d’œil et le gestionnaire comme l’employé pourront y accéder en tout temps. Encore mieux : les récapitulatifs de chaque évaluation et les objectifs fixés le cas échéant seront toujours accessibles. Ainsi, gestionnaires comme employés sont impliqués dans le suivi de la performance pour une gestion toujours plus moderne du processus.

5) Indicateurs de performance RH (KPI)

On ne les présente plus : les indicateurs de performance RH (aussi appelés Key Performance Indicator ou KPI) prennent une importance grandissante dans la gestion analytique des ressources humaines.

Illustrant divers facteurs humains dans votre organisation, ils offrent des statistiques précieuses pour établir des plans d’actions pertinents. Pouvoir analyser la santé globale de votre entreprise en un coup d’œil et prendre des décisions stratégiques en conséquence représente un atout organisationnel de taille.

Malgré ces avantages indéniables, il est difficilement envisageable de calculer ces indicateurs à la main. Plus besoin de calculatrice et de papier : votre SIRH s’occupe des chiffres pour que vous vous concentriez sur la dimension stratégique de votre rôle.

Obtenez des statistiques claires pour les mettre au profit de l’humain

En tant que gestionnaire ou professionnel des RH, vous avez très probablement des impressions sur la situation globale de votre organisation. Cependant, il est difficile de partager son ressenti sans pouvoir s’appuyer sur des faits saillants.

>Avec les KPI, vous obtiendrez des statistiques claires et fiables qui vous permettront d’établir des rapports RH détaillés, et vous pourrez donc mettre ces précieuses données au profit de l’humain en bâtissant des stratégies pertinentes.

Améliorez tous les aspects de votre gestion RH

Vos tableaux de bord vous offriront une vision claire de votre gestion globale. En repérant rapidement les lacunes existant dans votre entreprise, vous serez également en mesure d’agir pour optimiser vos processus avant que les problèmes empirent. Redresser des situations avant qu’elles deviennent problématiques, c’est aussi s’assurer une bonne santé organisationnelle sur le long terme.

Profitez d’une vision comparative dans le temps

Un SIRH vous offre une vision comparative de vos indicateurs RH pour vous rendre compte de l’efficacité de vos plans d’actions sur le long terme. Vous saurez donc rapidement si vos pistes d’amélioration sont pertinentes ou s’il faut les ajuster. Cette analyse sur une période de référence vous fera gagner un temps précieux au quotidien, en plus de vous conforter ou de vous aiguiller dans vos stratégies RH.

Ces exemples clés des fonctionnalités offertes par les SIRH le prouvent : la numérisation des processus de gestion des ressources humaines est vouée à se démocratiser et offre de belles perspectives de progrès et de flexibilité organisationnelle pour les entreprises de demain.

Folks offre toutes ces fonctionnalités et avantages clés, et bien plus encore! Cerise sur le gâteau : notre logiciel de gestion des ressources humaines est abordable, adapté à la réalité des PME, sans faire aucun compromis sur la puissance et la flexibilité de nos solutions!

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