Guide pour les KPI RH (indicateurs RH) en 2024

Avant de vous poser la question de quels sont les types d’indicateurs de performance incontournables pour votre entreprise, vous vous demandez peut-être plus simplement pourquoi vous devriez utiliser les KPI dans votre département RH.

Voici une courte liste des avantages offerts par ces indicateurs de performance :

• Gagner du temps et de l’efficacité;
• Aider vos prises de décisions ou pondérer des décisions RH;
• Appuyer vos impressions avec des chiffres;
• Obtenir des statistiques claires et les mettre au profit de l’humain;
• Avoir une vision comparative des indicateurs dans le temps (évolution sur une période de référence);
• Optimiser le recrutement, la formation, et de nombreuses autres tâches RH;
• Identifier facilement les problèmes de gestions RH dans votre entreprise.

Les KPI représentent donc un outil d’aide précieux en matière de gestion des ressources humaines.

Vous commencez à être convaincu de l’importance des indicateurs de performance RH, mais vous n’avez aucune idée de comment les utiliser?

Tout d’abord, parlons d’implantation. Rassurez-vous, vous n’avez pas à calculer toutes les statistiques de performance par vous-même : les KPI peuvent être mis en place au sein de votre organisation sans effort de votre part. Opter pour un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) muni d’un tableau de bord vous permet de mettre en place les indicateurs RH immédiatement, et les calculs débuteront dès l’implantation.

Par la suite, vous pouvez utiliser les statistiques obtenues pour établir ou optimiser vos stratégies RH et prendre des décisions stratégiques pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise. Encore mieux, utiliser ces indicateurs sur le long terme vous permettra de mesurer l’efficacité des actions RH sur une période de référence et d’améliorer vos plans d’actions en continu.
C’est aussi simple – et aussi pratique – que cela!

Nous avons rassemblé les indicateurs de performance RH les plus cruciaux, qu’il vous est essentiel d’utiliser au quotidien. Ces KPI révèlent des problématiques impactant profondément le fonctionnement d’une organisation, et touchent à des préoccupations variées telles que la rétention des employés, la sécurité au travail, les problèmes de recrutement…

Le taux de roulement ou taux de rotation correspond au nombre de départs d’employés par rapport au nombre d’employés total au sein de l’entreprise, le tout sur une période précise.

Utiliser cet indicateur permet d’identifier dans un premier temps les motifs de départs d’employés et de repérer dans un second temps les départs volontaires.

Certains SIRH comme Folks indiquent plus précisément les raisons spécifiques des départs des employés dans un module dédié. L’information liée à cet indicateur est donc cruciale pour repérer les problèmes liés à la perte de travailleurs dans votre entreprise, et agir stratégiquement en conséquence pour arrêter les vagues de départs.

Pour aller encore plus loin dans cette analyse, on peut également identifier les employés ‘clés’ (qui ont des positions plus stratégiques dans l’organisation et sont donc plus difficiles à remplacer) ainsi que leur taux de roulement volontaire. Étant donné que les départs de ces employés ‘clés’ sont très coûteux et chronophages pour votre entreprise, ce KPI deviendra rapidement un pilier de votre plan d’optimisation des fonctions RH.

Le taux de roulement volontaire est donc un indicateur de performance essentiel et stratégique, d’autant plus dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre au Québec.

Si vous percevez des situations d’absentéisme dans votre entreprise, cet indicateur est fait pour vous. C’est un excellent indicateur pour obtenir rapidement des données sur les jours d’absence et les fréquences des absences par employé.

Même si vous ne pensez pas avoir un fort taux d’absentéisme dans votre organisation, cet indicateur de performance vous permet de repérer les absences répétées et les départements concernés. L’absentéisme est toujours la conséquence d’une autre problématique qu’il vous sera par la suite plus facile de résoudre.

Garder un œil sur le taux d’absentéisme va donc vous amener à identifier et régler les problèmes à la source.

Particulièrement utile dans les secteurs manufacturier et de la construction, le KPI des accidents de travail permet de garder facilement une trace des incidents et de conserver les informations liées à leur gravité et les jours d’absence qu’ils entraînent.

Les accidents du travail sont une source de pertes pour l’entreprise et peuvent être révélateurs de soucis matériels ou de sécurité dans le milieu professionnel. S’ils sont nombreux et fréquents, ils sont dommageables pour les employés tout autant que pour l’organisation.

Certains KPI peuvent même vous indiquer le taux de fréquence de ces accidents pour identifier la gravité de la situation. Une fois de plus, cet indicateur de performance deviendra un allié de taille pour vous aider à identifier et réduire les risques d’accidents.

Le taux de rétention correspond au pourcentage d’employés restant à leur emploi sur une période précise. Cet indicateur est assurément un sujet d’actualité brûlant dans le monde des RH. La pénurie de main-d’œuvre et le coût représenté par les départs des employés qualifiés sont autant de facteurs qui rendent ce KPI essentiel à une bonne gestion des ressources humaines en entreprise.

Le taux de rétention englobe à la fois la capacité à fidéliser des employés à long terme et le bon processus de recrutement d’une organisation. Il vous permet également de repérer votre capacité à garder de nouveaux employés, et donc de déterminer si votre entreprise est intéressante pour les nouveaux arrivants.

Utiliser cet indicateur de performance vous amènera donc, selon votre situation, à repenser vos méthodes d’onboarding pour de nouvelles embauches, ainsi que vos stratégies de recrutement et de marque employeur.

Dans un monde où les bons employés sont difficiles à trouver et encore plus difficiles à garder, il est crucial d’identifier en un coup d’œil les taux de rétention de votre organisation.

Les données démographiques ne sont pas vraiment des KPI en soi, mais elles vous permettent d’avoir une vision claire de qui constitue votre masse salariale (catégories d’emploi, pyramide des âges, ancienneté moyenne, par exemple).

Il ne s’agit pas ici de classer vos employés et leurs données personnelles sans raison apparente, mais d’accéder à des informations essentielles pour guider la prise de décision et la mise en place de stratégies RH.

D’un point de vue plus administratif, il s’agit d’un indicateur utile pour compléter un rapport annuel d’assurance et des rapports gouvernementaux.

Embaucher la perle rare peut être long, coûteux et complexe pour votre département RH et vos recruteurs. Pour déterminer l’efficacité de vos processus de recrutements, vous pouvez suivre et analyser les indicateurs suivants :

• Coût moyen par recrutement : cet indicateur prend en compte les coûts de recrutement interne et externes pour vous donner une vision claire du budget investi dans chaque embauche.
• Délai de recrutement : calcul du temps dédié au recrutement de la publication de l’offre d’emploi jusqu’à l’accueil effectif du nouvel employé.
• Taux de roulement des nouvelles recrues : permet de déterminer si vous arriver à motiver et retenir vos nouvelles recrues après leur période de probation et sur une période de temps définie.
• Diversité dans le recrutement : vous aide à avoir une vision des profils divers qui ont rejoint votre entreprise (âge, sexes, nationalités, profil professionnel).
• Équité dans le recrutement : vous pouvez suivre le profil de genre de vos recrues et déterminer si vous embauchez des femmes pour des postes à haut niveau de responsabilité.
• Taux d’acceptation des offres : cet indicateur vous permet de déterminer si vos offres d’emploi et vos pratiques de recrutement sont efficaces et si vous parvenez à convaincre les candidats de rejoindre votre entreprise.
• Satisfaction des candidats : suite aux sondages envoyés aux candidats, vous pouvez mesurer leur taux de satisfaction par rapport à votre processus de recrutement.
• Satisfaction des nouveaux employés : de la même façon, vous pouvez sonder vos nouveaux employés sur leur satisfaction vis-à-vis du recrutement et de l’accueil offerts dans la nouvelle organisation.

Les indicateurs liés à la démographie de vos équipes peuvent être intéressants pour bâtir des plans d’EDI (Équité, Diversité et Inclusion) et pour anticiper vos besoins en acquisition et en gestion des talents :

• Âge moyen de vos employés : cet indicateur permet de visualiser votre pyramide des âges, les tranches d’âges différentes qui composent votre entreprise, et quels postes sont occupés majoritairement selon les générations de travailleurs.
• Genre des employés : vous fournit une vision des genres qui constituent votre organisation et quel rôle ils occupent dans l’entreprise.
• Type de contrat de travail : déterminez combien de travailleurs temporaires, employés permanents et stagiaires sont présents dans votre organisation.
• Conflits et accidents de travail : suivre la fréquence des conflits ou des accidents de travail vous permet d’identifier des situations potentiellement toxiques ou dangereuses pour l’intégrité et la santé de vos employés et d’y remédier le plus efficacement possible.

Bien entendu, les KPI RH vous permettent également de suivre votre efficacité, productivité et performance quotidiennes :

• Ratio de productivité : correspond au chiffre d’affaires de l’entreprise divisé par son nombre de salariés et vous donne une estimation de la productivité par employé.
• Taux d’atteinte des objectifs : vous permet de suivre l’atteinte des objectifs individuels ou d’équipe fixés pendant les évaluations de performance.
• Masse salariale : évalue l’évolution de votre masse salariale au fil du temps.
• Heures supplémentaires : indique le nombre et la fréquence des heures supplémentaires effectuées par équipe ou par employé.

Vous pouvez suivre le temps et le budget dédiés aux programmes de développement des employés pour bonifier vos offres de formation et améliorer la productivité et la satisfaction de vos équipes en analysant les KPI suivants :

• Coûts de formation : ce KPI vous donne l’opportunité de garder un oeil sur les coûts investis dans la formation de vos équipes.
• Heures de formation : cet indicateur vous permet d’avoir une vision du nombre d’heures de formation attribuées sur une période choisie.
• Taux de promotion interne : vous pouvez garder trace de la mobilité interne et de sa fréquence au sein de l’entreprise.
• Taux de réussite des formations : pour vous assurer de la pertinence des formations offertes à vos employés, suivez leurs taux de réussite et leur satisfaction vis-à-vis des opportunités d’apprentissages reçues.

Pour fidéliser vos talents, mettre en place des stratégies de mobilisation efficaces, et avoir une vision de la qualité de votre marque employeur et de votre environnement de travail, nous vous conseillons de suivre les KPI suivants :

• Taux de roulement du personnel : indique le nombre d’employés qui ont quitté votre entreprise sur une période définie, avec la possibilité de différencier le turnover volontaire des autres types de départs.
• Taux de rétention des employés : a contrario, le taux de rétention souligne votre capacité à fidéliser et retenir vos employés sur une période donnée.
• Taux de satisfaction : se mesure en considérant la satisfaction vis-à-vis de l’environnement de travail, les avantages sociaux, les événements, les formations, programmes de bien-être employés et rémunération globale que vous offrez à vos équipes.
• ENPS (Employee Net Promoter Score) : ce KPI définit la probabilité que vos employés recommandent votre organisation à des candidats ou des proches, en prenant en compte la qualité de votre environnement de travail, leur motivation et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Les indicateurs de performance RH sont des outils précieux pour optimiser votre stratégie et vous permettront de prendre des décisions pertinentes et adaptées aux besoins et problématiques de votre entreprise.

Ils prennent une place de plus en plus importante dans les organisations et s’annoncent comme des solutions vouées à se diversifier et se démocratiser dans le futur.

Bien entendu, ils ne remplacent pas pour autant la dimension humaine et empathique de la gestion des employés, mais guident vos stratégies RH pour améliorer le bien-être et la productivité de vos équipes.

Pour bénéficier de rapports RH et de mises à jour en temps réel sur tous les indicateurs clés de performance, optez pour la solution de base de données et de tableau de bord de Folks!