Accueil et intégration des employés : guide complet en 10 étapes

Accueil nouvel employé
Morgane Lança
9 mars 2023

S’il y a bien une chose qu’on adore, c’est parler des nombreux aspects de l’accueil et l’intégration des employés, et de comment ce processus peut transformer l’ensemble de votre gestion RH. C’est pourquoi nous avons rédigé cet article qui rassemble toutes nos connaissances et astuces à ce sujet!

Sans plus tarder, voici 10 étapes simples à suivre pour créer une expérience d’accueil inoubliable dans votre entreprise. 

Étape 1 : Connaître les avantages d’un processus d’intégration efficace

Pour commencer, il est essentiel de connaître les principaux avantages d’un programme d’onboarding efficace. En effet, ils vont bien au-delà d’une simple première impression et couvrent de nombreux aspects de votre gestion des ressources humaines :

  • Augmentation de l’engagement des employés : Accueillir chaleureusement vos nouveaux collaborateurs les encourage à donner le meilleur d’eux-mêmes et à exploiter tout leur potentiel. En outre, cette motivation initiale se poursuivra tout au long de leur parcours professionnel au sein de votre organisation.
  • Amélioration de la marque employeur et de l’attractivité : Une expérience d’intégration positive est la première étape de votre stratégie de marque employeur. En effet, les candidats qui ont eu de bons échos sur votre entreprise seront plus intéressés par l’idée de rejoindre votre équipe. Il s’agit donc d’un avantage indéniable dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre et de difficultés de recrutement.
  • Optimisation de la communication : Avec un accueil réussi, les nouveaux employés découvriront une culture de transparence et de communication ouverte lorsqu’ils rejoindront votre entreprise. Cela signifie des équipes plus productives, un meilleur environnement de travail et des relations professionnelles saines!
  • Réduction des taux de roulement : Aucun employeur ne veut perdre des travailleurs qualifiés parce qu’il a perdu leur confiance et leur engagement. Sachant que plus de la moitié des départs volontaires ont lieu dans l’année qui suit l’embauche>, la fidélisation des employés peut et doit se faire dès le processus d’intégration.

Ces avantages ont un réel impact sur vos stratégies organisationnelles. Voici des statistiques clés qui le prouvent :

Étape 2 : Découvrez les statistiques essentielles sur l’onboarding

Les statistiques sur l’accueil des nouvelles recrues sont un excellent moyen d’orienter vos stratégies. En effet, elles révèlent les domaines sur lesquels vous devez vous concentrer en priorité. La bonne nouvelle, c’est que nous avons un article consacré aux statistiques sur l’intégration des employés, avec les chiffres essentiels que tout employeur doit connaître.

Voici quelques exemples à garder à l’esprit lors de l’élaboration de vos stratégies d’intégration :

  • Le coût moyen d’un onboarding est de 4 000 dollars.
  • Les 45 premiers jours de la prise de poste représentent 25% de la rotation du personnel.
  • 28% des personnes embauchées quittent leur emploi après 6 mois.
  • Les gestionnaires sont 20% plus satisfaits des employés qui ont reçu une formation efficace pendant l’intégration.

Vous l’aurez compris : une bonne expérience d’intégration est cruciale pour votre santé organisationnelle. Découvrez tous les conseils dont vous avez besoin pour réussir en lisant la suite de notre article!

Vous l’aurez compris : une bonne expérience d’intégration est cruciale pour votre santé organisationnelle. Découvrez tous les conseils dont vous avez besoin pour réussir en lisant la suite de notre article!

Étape 3 : Préparez vos documents d’accueil et d’intégration

Si l’accueil des nouvelles recrues nécessite souvent une réflexion stratégique et créative, les processus administratifs sont tout simplement inévitables. Vous devez donc préparer toutes les formalités administratives à remplir avant l’arrivée du nouvel employé. En effet, l’anticipation permet d’éviter les contretemps et les retards qui pourraient avoir un impact négatif sur l’expérience d’accueil.

Voici quelques exemples de documents d’accueil et d’intégration que vous devez demander à votre nouvel employé ou partager avec lui :

  • Le contrat de travail, détaillant le salaire, les responsabilités de l’employé et de l’employeur, la durée de l’emploi, etc;
  • Les documents d’identification, numéro d’assurance et permis de travail ou de résidence si nécessaire;
  • Les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence et les informations postales;
  • Les informations relatives au dépôt direct du salaire;
  • Les certificats de formation et les vérifications des antécédents;
  • Le règlement et les valeurs de l’entreprise;
  • L’organigramme;
  • Le manuel de l’employé.

En fonction du secteur professionnel ou de l’entreprise dans lesquels vous travaillez, vous pouvez également vérifier si vous avez besoin de documents spécifiques supplémentaires.

Bien sûr, n’oubliez pas de télécharger votre checklist gratuite pour un onboarding réussi!

Étape 4 : Créez un plan d’accueil efficace et flexible

Utiliser un modèle de plan d’accueil que vous pouvez utiliser à tout moment peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cependant votre programme d’intégration doit pouvoir s’adapter à différents facteurs :

  • Le type de poste du nouvel employé;
  • Ses besoins en formation, que vous pouvez évaluer avant et pendant les premiers jours;
  • Son contexte de travail (travailleur à distance ou hybride, travailleur à temps partiel…);
  • Sa situation personnelle (conciliation travail-famille, problèmes de santé…).

Vous l’aurez compris, un bon accueil demande de l’adaptabilité et de la flexibilité. Prenez compte des besoins individuels et de la situation de chaque employé et soyez prêt à modifier votre plan le cas échéant.

On ne le dira jamais assez : la première impression est cruciale et l’intégration prend du temps. Précipiter ce processus entraînerait un gaspillage de ressources, un manque de productivité et, en fin de compte, une augmentation de la rotation du personnel. Par conséquent, votre plan devrait se dérouler sur une période de trois mois et se concentrer sur une formation et une intégration adéquates.

Étape 5 : Faites une bonne première impression

Le jour est enfin arrivé : votre employé est prêt à commencer son nouveau travail. Si vous vous sentez un peu nerveux, pensez au stress qu’il ressent de son côté! Il est temps de faire en sorte qu’il se sente à l’aise dans sa nouvelle entreprise et de commencer votre relation professionnelle du bon pied.

Voici six conseils qui vous permettront d’établir une relation de confiance dès le départ :

Informer et écouter

Bien sûr, vous devez être un guide digne de confiance et partager des informations utiles tout au long du processus. Cependant, votre rôle vous demandera également de repérer les problèmes potentiels et à être prêt à les résoudre. Une écoute active et de bonnes compétences en communication sont essentielles à cet égard.

Utiliser des courriels d'accueil

Une communication efficace doit être mise en place dès la signature du contrat de travail, et les courriels informatifs permettent de s’assurer que la nouvelle recrue est prête pour la prise de poste. Les courriels d’accueil doivent également être envoyés à l’ensemble de l’équipe afin que chacun puisse accueillir chaleureusement le nouvel arrivant.

Diversifier les ressources de formation et d’intégration

La formation à un nouveau poste demande souvent beaucoup d’énergie. En plus des ressources de formation, laissez du temps à l’employé pour regarder des vidéos présentant les valeurs de l’entreprise, lire des documents plus informels et être présenté à ses coéquipiers. Si les démarches administratives peuvent être fastidieuses, vous pouvez néanmoins faire en sorte que d’autres aspects du processus d’intégration soient plus stimulants.

Promouvoir l'esprit d'équipe dès le départ

Les réunions d’équipe et les discussions informelles avec les collègues doivent être organisées dès le premier jour. Il est essentiel que l’employé apprenne à connaître les personnes avec lesquelles il va travailler et qu’il développe rapidement un sentiment d’appartenance. De même, la communication entre gestionnaire et employé doit être transparente et respectueuse : n’hésitez pas à utiliser des exemples de phrases d’intégration pour vous aider.

Présenter les valeurs de votre entreprise

L’intégration est le meilleur moment pour promouvoir la culture de votre entreprise. N’oubliez pas d’utiliser de courtes vidéos de présentation pour exposer la mission et les valeurs de votre entreprise, d’offrir des cadeaux aux couleurs de l’entreprise et de mettre en avant les avantages offerts par l’organisation.

Trouver l'équilibre

L’onboarding est une question d’équilibre entre la formation et la supervision du gestionnaire, d’une part, et l’autonomie et la croissance de l’employé, d’autre part. Soyez un guide et non un chef, et laissez l’employé le temps de respirer et trouver ses marques. Toutefois, vous devez être prêt à intervenir chaque fois que votre aide et vos conseils sont nécessaires. En fait, cette attitude doit s’appliquer à l’ensemble de vos pratiques de gestion!

Étape 6 : Complétez les phases essentielles de l’onboarding

Maintenant que le nouvel employé est dûment présenté à l’ensemble de l’entreprise, le cœur du processus d’intégration peut commencer. Bien que les plans d’onboarding diffèrent d’un employé à l’autre, voici les phases essentielles que vous devez toujours mettre en place:

  1. Orientation : Au cours de cette phase, vous devez prendre le temps de présenter au nouvel arrivant son environnement de travail, ses collègues, son entreprise et son nouveau rôle. C’est le meilleur moment pour mettre en avant la culture de votre entreprise, instaurer un climat de confiance et répondre aux éventuelles questions.
  2. Formation : Maintenant que l’employé a trouvé ses marques, il est temps d’apprendre les ficelles de son nouveau travail. Il est essentiel d’établir un plan de formation clair pour garantir une productivité à long terme. Une fois encore, laissez au travailleur suffisamment de temps pour apprendre et essayez d’évaluer ses besoins individuels de formation afin de combler toutes les lacunes potentielles.
  3. Transition : Votre employé évolue maintenant doucement mais sûrement vers son rôle permanent. Cette phase est consacrée à la définition des tâches et d’objectifs en vue de l’évaluation probatoire. Un autre aspect important est la reconnaissance : prenez le temps d’apprécier les efforts du travailleur et sa contribution à l’entreprise.
  4. Formation continue : La formation ne s’arrête pas à l’intégration et vos équipes doivent sentir qu’elles peuvent évoluer au sein de votre entreprise. La formation continue et les possibilités d’évolution de carrière sont essentielles pour améliorer votre marque employeur et vos taux de rétention, et pour vous démarquer sur le marché du travail.

À présent, il est temps de pimenter un peu les choses avec des idées originales pour améliorer l’expérience d’accueil!

Étape 7 : Personnalisez le tout avec des idées originales

Il n’est pas toujours facile de trouver des moyens créatifs pour personnaliser vos processus d’intégration. Voici quelques conseils pour vous aider :

  • Créez une infolettre avec une photo, une description et des anecdotes amusantes présentant le nouvel employé;
  • Mettez en place un programme de parrainage pour vous assurer que le nouvel employé a un collègue dévoué sur lequel il peut compter;
  • Organisez une chasse au trésor encourageant la communication informelle, qui ne peut être résolue qu’en posant des questions aux membres de l’équipe;
  • Décorer le bureau du nouvel employé avec des cadeaux aux couleurs de l’entreprise et des gadgets utiles. Si le nouvel arrivant travaille à distance, vous pouvez lui envoyer des cadeaux avec un petit mot personnalisé.

Étape 8 : Adaptez votre programme pour accueillir des employés à distance

L’accueil à distance est destiné à devenir une pratique de plus en plus courante. Si vous gérez des travailleurs à distance, pas d’inquiétude : nos conseils précédents peuvent s’appliquer à tous les contextes. Toutefois, certains aspects doivent être pris en compte lors de l’intégration à distance :

  • Instaurer une communication efficace : L’isolement des travailleurs à distance ne devrait jamais devenir un problème dans votre entreprise. Une communication efficace renforce l’engagement des employés, garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et entretient l’esprit d’équipe, même à distance. Traitez donc les employés à distance avec le même soin et la même attention que vous accordez aux employés de bureau.
  • Utilisez les bons outils : Le travail à distance implique la numérisation de vos processus. Par conséquent, la transformation numérique de votre entreprise doit absolument être l’une de vos priorités. En outre, l’utilisation d’outils technologiques appropriés dans l’ensemble de votre organisation permettra d’accroître votre efficacité.
  • Organisez des activités d’équipe à distance : L’implication de l’ensemble de l’équipe dans le processus d’intégration reste une priorité, surtout à distance. Assurez-vous que tout le monde est informé et adaptez les réunions et les activités habituelles de l’équipe au contexte du travailleur à distance.

La gestion des travailleurs à distance nécessite une amélioration de tous vos processus. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment vous pouvez moderniser vos pratiques d’accueil!

Étape 9 : Modernisez vos processus d’accueil et d’intégration

Nous avons déjà mentionné l’importance de la flexibilité et de l’adaptabilité pour des processus d’intégration efficaces. Ces qualités sont également cruciales dans votre stratégie d’optimisation des processus RH. Être un employeur ou un gestionnaire moderne signifie offrir une flexibilité organisationnelle sous toutes ses formes.

Heureusement, la technologie RH soutient votre transformation numérique et vous aide à gagner en flexibilité dans l’ensemble de vos pratiques de gestion des employés. Investir dans un logiciel de gestion des ressources humaines optimisera tous vos processus, y compris vos programmes d’accueil et d’intégration!

Étape 10 : Améliorer vos pratiques en continu

Bien entendu, comme pour toutes les pratiques de gestion des ressources humaines, les processus d’intégration doivent être améliorés en permanence en fonction des objectifs de votre entreprise et des attentes de vos employés.

C’est là que le feedback des employés entre en jeu : en recueillant les commentaires et les sentiments de vos nouvelles recrues, vous pourrez mieux évaluer leur satisfaction et optimiser vos processus en conséquence. Les sondages employés sont le meilleur moyen de recueillir efficacement les commentaires de manière confidentielle. Nous vous recommandons donc de les implémenter afin d’améliorer l’ensemble de l’expérience employé au sein de votre entreprise.

Créer un programme d’onboarding efficace demande du temps et de l’énergie. Avec un logiciel d’accueil et d’intégration des employés, vous gagnerez un temps précieux et améliorerez l’expérience employé dès le début de leur cycle de vie.

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