Modèle Excel & Google Sheet de planning de congés gratuit

employés heureux en pause
Article
Morgane Lança
12 juillet 2024

La planification des vacances de vos équipes peut représenter une tâche complexe, surtout si vous ne disposez pas d’un logiciel de gestion des ressources humaines pour automatiser vos processus. Pour éviter les conflits dans les congés et suivre efficacement les absences des employés au quotidien, vous pouvez utiliser un tableau de planning de congés, utilisable sur Google Sheets ou sur Excel.

Notre modèle Excel et Google Sheet pour la planification des congés offre tous les outils dont vous avez besoin pour une gestion optimale des vacances de vos employés! Ouvrez directement le tableau, enregistrez-le dans votre Google Sheets personnel sous l’onglet document, ou téléchargez-le sous le format Excel en quelques clics. Vous pourrez ensuite le modifier et l’utiliser sur la plateforme de votre choix, quand vous le souhaitez.

N’hésitez pas à vous référer à cet article pour obtenir les réponses à vos questions sur les bonnes pratiques à mettre en place pour gérer les congés des employés au sein de votre entreprise.

Simplifiez la planification des vacances de vos employés :

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Foire aux questions

Comment équilibrer les demandes de congés des employés avec les besoins opérationnels de l'entreprise?

Définissez vos besoins opérationnels, communiquez-les à vos équipes et demandez à vos employés de poser leurs congés en avance (ou de ne pas en poser pendant des périodes spécifiques de l’année).

Si les membres de l’équipe ne peuvent pas prendre de vacances aux mêmes dates, assurez-vous que tous les collaborateurs soient au courant du fonctionnement de planification des congés. Organisez des rencontres pour programmer les congés en respectant les disponibilités de chacun et en vous alignant sur la réalité de l’équipe et l’entreprise.

Quelles sont les meilleures pratiques pour éviter les conflits lors de l'approbation des congés?

Pour éviter les conflits liés aux vacances, communiquez et rappelez fréquemment la politique de l’organisation en matière de gestion des congés. Définissez combien de jours en avance les congés doivent être posés afin d’être étudiés et approuvés. Assurez-vous de la cohésion d’équipe dans le partage des jours de congés afin d’éviter au maximum le refus des demandes de vacances.

Rappelez-vous qu’une fois un congé approuvé, il est de mauvais ton de l’annuler à cause d’un imprévu organisationnel ou d’une mauvaise évaluation des besoins et du calendrier de vacances. Prenez le temps d’étudier chaque demande à l’avance afin que chaque employé puisse profiter de ses congés en toute tranquillité.

Comment la technologie peut-elle faciliter la gestion des congés?

Les logiciels de gestion des absences permettent à chaque employé d’accéder à sa banque de temps et à ses demandes de congés en libre-service, et ce en quelques clics. Les calendriers de vacances de l’entreprise et de l’équipe sont également disponibles pour gagner en visibilité sur la planification des vacances par département. De plus, les approbations des congés se font en quelques secondes, et les calculs sont automatisés afin d’éviter les conflits, les délais de validation et les échanges de courriels.

Comment gérer les congés non planifiés ou les absences posées en urgence?

Malgré tous vos efforts pour planifier efficacement les absences de vos employés, vous ferez face un jour ou l’autre à des absences non planifiées ou posées en urgence.

Pour relever ce défi, assurez-vous d’avoir une équipe soudée et flexible qui sera capable de rester productive en l’absence du collègue concerné. Évitez de surcharger vos équipes et ré-organisez la répartition des tâches en fonction des urgences et des besoins actuels. Si la situation s’apparente à de l’absentéisme, les KPI et rapports RH peuvent vous aider à identifier la situation et à la résoudre stratégiquement.

Comment communiquer efficacement les politiques et les plannings de congés aux employés?

Il est essentiel d’avoir un calendrier de vacances partagé à l’ensemble de l’équipe, du département ou de l’organisation. Ce tableau doit être accessible par tous les employés, et renvoyé par courriel groupé au début de la période des vacances estivales, par exemple.

N’hésitez pas à renvoyer la politique de congés appliquée dans votre organisation pour rappeler à tous vos collaborateurs quelles sont les bonnes pratiques à appliquer. Enfin, encouragez vos employés à communiquer leurs dates de congés à leurs collègues en avance, et à programmer des courriels et messages d’absence pour éviter les demandes impromptues et les incompréhensions.

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