Accueil des employés à distance : défis et bonnes pratiques

Réunion à distance
Article
Morgane Lança
17 août 2021

L’importance du processus d’intégration des nouvelles recrues dès leur arrivée dans l’entreprise n’est plus à démontrer. Les chiffres ne trompent pas : une nouvelle recrue qui a vécu un processus d’onboarding efficace ont 69% plus de chance de rester trois ans dans votre entreprise.

De plus, un employé encadré et bien accueilli sera opérationnel plus vite, sera davantage motivé et développera un esprit d’équipe indispensable pour une bonne culture d’ entreprise.

Avec la récente expansion du télétravail, il devient important de réfléchir à la question de l’intégration des employés à distance. En quoi consiste ce processus, comment relever les nouveaux défis qu’il présente et quelles sont les meilleures pratiques d’onboarding virtuel?

Qu'est-ce qu'un processus d'accueil à distance?

Le processus d’onboarding à distance, c’est le fait d’accueillir un employé dans sa nouvelle entreprise de manière 100% numérique en suivant les mêmes étapes qu’en présentiel, de la signature de la promesse d’embauche à la première rencontre avec l’équipe. Afin d’aborder tous les aspects de l’accueil à distance, il faut d’abord comprendre la nécessité d’adopter de bonnes pratiques pour les employés en télétravail, ainsi que l’importance d’anticiper l’arrivée de la nouvelle recrue.

La nécessité de s’habituer aux bonnes pratiques en télétravail

La pandémie nous l’aura bien fait comprendre, le travail à distance et la numérisation sont vouées à se démocratiser. L’expansion du télétravail, l’émergence du rythme de travail hybride et les employés en full remote sont autant d’évolutions organisationnelles qui ont gagné du terrain ces dernières années.

Ne pas mettre à jour ses pratiques d’onboarding en prenant en compte ces changements importants, c’est prendre le risque de démotiver une partie grandissante de ses collaborateurs. S’ils ne sont pas accueillis ‘comme les autres’, ils ne se sentiront jamais partie intégrante de leur nouvelle entreprise et leur moral ainsi que leur productivité s’en ressentiront.

Les derniers mois nous ont plus que jamais appris la valeur de la flexibilité organisationnelle pour survivre aux diverses épreuves auxquelles une entreprise peut faire face. Il est donc essentiel et urgent d’améliorer ses pratiques de gestion à distance, y compris pour les processus d’intégration.

Comment bien anticiper l’intégration à distance

1) Préparation logistique et matérielle

Tout d’abord, une bonne préparation des outils de télétravail est essentielle. L’employé a-t-il l’équipement nécessaire pour débuter son travail en toute sérénité? Sait-il à qui s’adresser en cas de problème et comment obtenir de l’aide et des informations utiles à distance? Prenez le temps de vous en assurer en envoyant un courriel d’accueil à la nouvelle recrue.

Anticiper l’arrivée d’un employé ne veut pas forcément dire prévoir que telle tâche soit réalisée à un moment précis de manière inflexible. Le parcours d’onboarding virtuel doit pouvoir alterner entre auto-formation et réunions, visionnements de vidéos, etc. Cette flexibilité dans l’emploi du temps du nouvel employé empêchera qu’il ressorte de ses premières journées épuisé ou ennuyé.

2) Création d'un plan d'intégration adapté

N’hésitez pas à bâtir un plan pour ne pas vous retrouver démuni et risquer de perdre la motivation de votre employé dès les premiers jours. Gardez cependant en tête que la distance ne doit pas être un prétexte pour trop étouffer le nouvel employé trouver un équilibre entre autonomie et encadrement est plus que jamais nécessaire dans le cas d’un accueil virtuel.

Un plan d’intégration anticipé et flexible représentera un véritable atout pour faire face aux défis d’un parcours d’intégration virtuelle.

Pour éviter tout oubli, n’hésitez pas à télécharger notre checklist gratuite pour un onboarding à distance réussi!

Les défis de l'intégration virtuelle

Maintenant que vous savez en quoi consiste l’accueil à distance et comment l’anticiper, la question se pose de savoir comment relever les défis particuliers qu’implique l’intégration virtuelle. Ils sont nombreux, mais loin d’être insurmontables!

1) Se sentir proche, même à distance

Comment maintenir le contact humain à distance? Les professionnels des ressources humaines ont quelques conseils à nous donner, ayant fait l’expérience directe de ce nouveau format d’accueil :

“L’essentiel, c’est la préparation en amont. De faire sentir à l’employé qu’il est attendu et que son arrivée est bien prise en charge. On peut lui donner des lectures préalables, des petits projets, on lui envoie un horaire d’accueil pour qu’il sache à quoi s’attendre. Bref, d’ouvrir la communication avec lui et de lui faire sentir qu’on est très près malgré la distance.” Stéphanie Picknell, Responsable Ressources Humaines chez Go RH

L’anticipation est donc la clé de voûte d’une bonne intégration virtuelle. L’employé doit se sentir impliqué et accueilli comme il se doit dès les premiers échanges suivant la signature du contrat d’embauche. Il ne faut pas qu’il ressente de manque de contact parce qu’il n’est pas physiquement présent.

2) Adopter les bons outils de communication

La communication quotidienne doit demeurer une priorité pour lutter contre la distance psychologique en contexte de télétravail. Établir de bonnes relations à distance n’est pas un objectif inatteignable : si cela n’est pas déjà fait, il est temps de mettre en place des outils de communication virtuelle dans votre organisation. Un logiciel de visioconférence, de messagerie instantanée comme Slack et les boîtes courriels sont autant d’outils qui permettent d’établir un lien régulier entre collègues à distance.

3) S'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde

Au-delà de la logistique, il est également important de sensibiliser vos collaborateurs à la communication à distance, afin que celle-ci s’intègre progressivement dans les habitudes quotidiennes de tous les employés. Ceux-ci doivent se sentir bien reçus s’ils ont des questions à poser sur les moyens de communication numériques : il n’y a pas de question bête, alors n’hésitez pas à programmer des ateliers de formation numérique afin de les mettre à l’aise!

En étendant l’utilisation de ces logiciels à tous les départements de l’organisation, vous vous assurez que l’employé à distance trouve toujours un interlocuteur par leur biais, et qu’il soit intégré aux discussions quotidiennes entre collègues.

4) Organiser des activités d'équipe adaptées à tous

Après avoir créé un contact à distance, encore faut-il que le lien perdure sur le long terme. Pour ce faire, il est nécessaire d’impliquer les gestionnaires et les collaborateurs, pas uniquement le département des ressources humaines.

Un employé à distance ne doit pas se sentir uniquement virtuellement intégré à son équipe : le lien créé à distance doit être cultivé et maintenu continuellement grâce à des activités de team building simples et efficaces. Les dîners hebdomadaires en équipe, les 5 à 7 et les discussions qui sortent du cadre professionnel sont des exemples d’activités faciles à organiser à distance.

5) Ne pas se reposer sur ses lauriers

La flexibilité organisationnelle doit être instaurée sur le long terme pour vous adapter continuellement aux situations à distance sans léser certains de vos employés.

L’intégration d’un employé ne s’arrête pas aux premiers jours et à une bonne première impression. En effet, les bonnes habitudes adoptées pendant la phase d’accueil doivent faire partie de votre gestion quotidienne des employés!

Voici nos meilleurs conseils pour conserver de bonnes pratiques de gestion sur le long terme, même à distance.

Meilleures pratiques en matière d’onboarding virtuel

1) Dématérialisez les processus

Nous avons déjà évoqué l’importance d’utiliser les applications de messagerie instantanée et de sensibiliser les employés à la question du maintien du lien entre collègues même à distance. Au-delà du relationnel, l’aspect organisationnel gagne également à être dématérialisé. Une seule solution pour ne pas manquer rater le défi que représente l’onboarding à distance : la numérisation.

La dématérialisation des étapes liées à l’intégration d’un employé offre plusieurs avantages, comme l’allégement des tâches administratives habituellement attribuées aux employés ou au département RH, mais aussi la fin des pertes de données ou des oublis et erreurs humaines qui entravent une bonne intégration dans l’entreprise.

Rester sur un processus matériel est à la fois contrariant et source d’erreurs multiples : dans le cas d’un oubli d’étape dans le parcours d’onboarding, par exemple, vos nouveaux employés risqueraient de se sentir perdus ou délaissés.

2) Investissez dans un logiciel d'accueil et d'intégration 

Un moyen de numérisation évident et facile à implanter est le SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), un logiciel adapté aux besoins de votre entreprise et qui propose un outil pour gérer l’accueil à distance en toute simplicité.

L’onboarding n’est pas seulement une affaire de quelques jours, c’est un parcours qui dure dans le temps. Un SIRH vous permettra de vous placer clairement dans les différentes étapes de ce parcours sur une plateforme où toutes les données seront centralisées.

Le module d’accueil et d’intégration de Folks RH est flexible, abordable, et parfaitement adapté à l’onboarding à distance. Découvrez-le dès aujourd’hui en demandant votre démonstration gratuite!

3) Impliquez toute l’entreprise

Se sentir accueilli par le département des ressources humaines, c’est un bon début. Rencontrer son gestionnaire et faire sa connaissance, c’est indispensable. Il faut cependant penser à impliquer toute l’équipe dont fera partie le nouvel employé dès le tout premier jour : cela peut passer par un petit message d’arrivée, une réunion d’accueil avec présentation de chaque collaborateur, ou même une discussion virtuelle un peu plus longue avec tous les collègues pour clore la journée. Encore mieux : toutes ces options à la fois!

En plus d’installer une cohésion d’équipe dès le départ, on peut aussi annoncer à toute l’entreprise l’arrivée de l’employé fraîchement arrivé, en détaillant son poste et en le présentant en quelques phrases dans un courriel groupé. Dans un contexte d’accueil à distance, on peut même pousser un peu plus les autres employés à interagir avec le ‘petit nouveau’, afin qu’il ne se sente pas isolé.

En impliquant toute l’organisation dans le processus d’onboarding, vous donnerez envie à l’employé de s’impliquer à son tour dans la vie de l’entreprise!

4) Présentez vos valeurs d’entreprise

Même si l’employé n’est pas au bureau, il mérite de savoir à quel type d’entreprise il s’intègre.

Dématérialisez tous les documents d’accueil et d’intégration (assurez-vous qu’ils soient tous disponibles virtuellement) et soyez disponible pour répondre à toutes ses questions. Préparez des vidéos d’accueil et de présentation de l’organisation, de ses valeurs et des avantages qu’elle offre à ses employés. L’équipe du nouvel employé peut également créer une courte vidéo pour l’accueillir. Chez Folks, on l’a fait et tous les employés adorent!

Si vous le pouvez, envoyez-lui (en plus du matériel nécessaire à son travail) des goodies à l’effigie de l’entreprise – ces petits cadeaux sont d’autant plus appréciés si on prend le temps de les envoyer à domicile!

En bref, partagez tout autant d’attentions avec vos employés à distance que celle que vous accordez à un employé accueilli au bureau.

5) Interrogez les premiers concernés

Nous avons précédemment parlé de l’importance de maintenir vos bons réflexes de gestion et de remettre en question vos pratiques. Une solution existe pour constamment progresser dans vos habitudes d’onboarding à distance : questionner les premiers concernés!

En effet, les employés accueillis à distance ont un ressenti précieux et il est utile de le recueillir. Les bienfaits seront multiples, puisque les employés interrogés se sentiront encore plus écoutés et intégrés, et leur témoignage vous permettra de corriger d’éventuelles erreurs ou oublis dans vos pratiques d’accueil à distance.

Vous l’aurez compris, le sondage est un outil de valeur pour améliorer l’engagement des employés.

Vous voulez en savoir plus sur l’implantation de sondages dans votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter!

Anticipation, adaptation, communication et dématérialisation sont les maîtres mots d’un bon accueil à distance.

Mais au-delà de l’évolution de la gestion de l’accueil des employés, il devient nécessaire en ces temps de grands changements organisationnels de faire progresser l’ensemble des pratiques RH. Les SIRH sont des solutions adaptées à nos besoins actuels et futurs et amorcent un important virage pour la transformation numérique en entreprise.

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