5 modèles de lettres de congédiement (+ bonnes pratiques)

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Article
Morgane Lança
22 avril 2024

Tôt ou tard, vous serez confronté à des licenciements ou congédiements dans votre entreprise. Bien que ces situations ne soient jamais agréables, vous devez y faire face et être en mesure de communiquer efficacement tout au long du processus.

Bien entendu, une fois la décision prise, la première étape consiste à informer l’employé. Si vous ne savez pas par où commencer, lisez cet article pour découvrir comment rédiger une lettre de congédiement, ainsi que des exemples de lettres et des conseils pour gérer ces situations dans votre environnement de travail.

Comment rédiger une lettre de congédiement

Selon le contexte du congédiement, vous devez personnaliser votre lettre et y inclure des informations différentes. Voici quelques conseils pour rédiger votre lettre de la manière la plus professionnelle et la plus respectueuse possible.

1. Faites preuve d’empathie

Quel que soit le contexte du licenciement, il est toujours important de faire preuve d’empathie et de compréhension. Vous pouvez commencer votre lettre en soulignant que vous comprenez la difficulté de la situation et en exprimant votre empathie pour l’employé.

Des phrases telles que « Je reconnais que cette décision peut être difficile à accepter » peuvent être utiles pour commencer votre lettre, mais elles peuvent être perçues comme génériques et vides de sens. Nous vous conseillons de personnaliser votre lettre en fonction du contexte du licenciement et des véritables sentiments qui vous animent. Bien entendu, vous devez trouver un équilibre entre empathie et professionnalisme, et il est crucial d’être clair et concis.

2. Soyez clair et concis

L’employé doit comprendre le message de votre lettre, ce qui signifie que vous devez clairement souligner la fin de son contrat de travail. Vous devez transmettre ce message dès le début de la lettre et ne pas avoir un discours vague ou confus. Utilisez plutôt un langage direct pour transmettre l’information sans aucune ambiguïté.

3. Justifiez votre décision

Bien que concise, votre lettre doit prendre le temps d’expliquer votre décision. N’oubliez pas d’exposer brièvement la raison du licenciement, de manière respectueuse, transparente et non conflictuelle.

Évitez d’utiliser un langage trop négatif ou de rejeter la faute sur l’employé. Concentrez-vous plutôt sur les raisons économiques ou stratégiques derrière le licenciement. Par exemple, si la décision est liée à une problématique de performance, essayez de partager de la rétroaction constructive afin que l’employé puisse comprendre les raisons du licenciement et s’améliorer à l’avenir.

4. Exprimez votre reconnaissance

Si l’entreprise est toujours en bons termes avec l’employé, n’oubliez pas de prendre le temps d’exprimer votre reconnaissance pour ses contributions et ses réussites au cours de sa carrière dans l’entreprise.

Vous pouvez souligner ses qualités professionnelles et ce qu’il a apporté à l’équipe et à l’organisation. La reconnaissance permet d’atténuer l’impact de la décision et de préserver la dignité de l’employé.

5. Offrez du soutien

Le cas échéant, informez l’employé du soutien et de l’assistance que l’entreprise peut lui apporter pendant la période de transition. Il peut s’agir d’informations sur les indemnités de départ, le maintien des avantages sociaux ou l’aide à la recherche d’emploi. N’oubliez pas de communiquer les coordonnées du département des ressources humaines pour que l’employé puisse le contacter s’il a besoin d’aide.

6. Fournissez des informations administratives et logistiques

Votre lettre doit contenir toutes les informations logistiques et administratives pertinentes, telles que la date de prise d’effet du licenciement, les détails concernant le dernier salaire et les avantages sociaux, ainsi que les instructions relatives à la restitution des biens de l’entreprise. La gestion du départ d’un employé comprend de nombreuses étapes administratives que vous devez compléter en remplissant les bons documents de gestion des départs.

7. Soyez respectueux et professionnel

Tout au long de la lettre, gardez un ton professionnel et évitez d’utiliser un langage trop émotionnel ou informel ou, au contraire, trop dur et impersonnel. Tenez-vous-en aux faits et veillez à ce que le ton de la lettre soit respectueux et adapté à la situation.

Essayez de trouver un équilibre entre professionnalisme et empathie. N’oubliez pas de conclure la lettre sur une note positive en exprimant vos meilleurs vœux pour l’avenir de l’employé.

8. Révisez la lettre avec le département RH

Si le département RH ne s’est pas occupé de la rédaction de la lettre de congédiement, veillez à ce qu’il la relise avant de l’envoyer. Vos collègues pourront s’assurer qu’elle est conforme aux normes de l’entreprise et qu’elle transmet efficacement les informations nécessaires.

Vous devez envoyer la lettre dès que possible et vous assurer que la date d’entrée en vigueur du licenciement correspond aux besoins et à la réalité de votre équipe et de votre entreprise. Une fois la lettre envoyée, la communication interne sur le départ à venir peut commencer.

5 modèles de lettres de congédiement

Besoin d’aide pour rédiger votre lettre de congédiement? Voici des exemples que vous pourrez utiliser à tout moment, classés par contexte de licenciement :

1. Lettre de licenciement pour restructuration

(Date)

(Nom de l’employé)

(Adresse de l’employé)

Cher (Nom de l’employé),

Je vous écris pour vous informer d’une décision difficile que (Nom de l’entreprise) a dû prendre en raison de (motif du licenciement, tel que restructuration, récession économique, etc.) Malheureusement, cette décision a entraîné une réduction de nos effectifs et votre poste en a été affecté.

Votre contribution à (nom de l’entreprise) a été précieuse et cette décision ne reflète pas votre performance. Nous vous sommes sincèrement reconnaissants de votre dévouement et de votre travail acharné pendant la période où vous avez travaillé pour nous.

(Nom de l’entreprise) vous fournira (détails de l’indemnité de départ, le cas échéant) et du soutien pendant cette période de transition. En outre, nous nous engageons à vous aider de toutes les manières possibles dans votre recherche d’emploi, notamment en vous fournissant des références et en vous proposant des opportunités de réseautage.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide. Vous pouvez contacter le service des ressources humaines au (indiquer les coordonnées du département des ressources humaines) pour toute information concernant les documents que nous remplirons ensemble, ou si vous avez besoin d’aide pendant cette période de transition.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre fonction)

(Nom de l’entreprise)

2. Lettre de licenciement pour motif économique

(Date)

(Nom de l’employé)

(Adresse de l’employé)

Cher (Nom de l’employé),

L’impact continu de la pandémie de COVID-19 et ses conséquences économiques ont contraint (Nom de l’entreprise) à prendre des décisions difficiles concernant ses effectifs.

Nous devons malheureusement vous informer que votre poste au sein de (Nom de l’entreprise) est supprimé en raison des défis économiques posés par la pandémie. Cette décision n’a pas été prise à la légère et nous comprenons l’incertitude et le stress qu’elle peut engendrer.

Sachez que ce licenciement ne reflète en rien votre performance ou votre dévouement. Vous avez été un membre précieux de notre équipe et vos contributions ont été très appréciées.

À la lumière de cette situation, (Nom de l’entreprise) vous fournira (détails de l’indemnité de départ, le cas échéant) pour vous aider pendant cette période de transition. Nous nous engageons également à vous offrir un soutien et des ressources pour vous aider à traverser cette période difficile.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à contacter (nom du responsable des ressources humaines) au département des ressources humaines.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre poste)

(Nom de l’entreprise)

3. Lettre de congédiement pour problèmes de performance

(Date)

(Nom de l’employé)

(Adresse de l’employé)

Cher (Nom de l’employé),

C’est avec regret que je dois vous informer de notre décision de mettre fin à votre contrat de travail avec (nom de l’entreprise), à compter du (date de cessation d’emploi). Cette décision a été prise après un examen approfondi de votre performance et de son impact sur les objectifs de notre équipe et de l’entreprise.

Malgré nos efforts pour soutenir votre développement et vous fournir un retour d’information, nous n’avons pas constaté les améliorations nécessaires pour répondre aux attentes de votre fonction. Par conséquent, nous pensons qu’il est dans l’intérêt des deux parties de se séparer à ce stade.

Nous tenons à vous exprimer notre reconnaissance pour les contributions que vous avez apportées à  (Nom de l’entreprise). Nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs et espérons que vous trouverez succès et épanouissement dans votre prochaine opportunité.

Veuillez vous référer à la documentation ci-jointe décrivant les conditions de la résiliation, y compris (les détails du dernier salaire, le maintien des avantages, la restitution des biens de l’entreprise, etc.)

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n’hésitez pas à contacter (nom du responsable des ressources humaines) au département RH.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre fonction)

(Nom de l’entreprise)

4. Lettre de congédiement pour problèmes de comportement

(Date)

(Nom de l’employé)

(Adresse de l’employé)

Cher (Nom de l’employé),

Je vous écris pour vous informer que votre emploi au sein de (Nom de l’entreprise) prend fin avec effet immédiat en raison de (raison spécifique du licenciement, telle que violation de la politique de l’entreprise, mauvaise conduite, etc.)

Nous prenons les questions de (problème spécifique) très au sérieux chez (Nom de l’entreprise), et malgré les avertissements précédents et les possibilités d’amélioration, nous n’avons pas constaté les changements nécessaires dans votre comportement.

Nous comprenons que cette nouvelle puisse vous choquer, mais nous devons respecter les normes et les valeurs de notre entreprise. Nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs et espérons que vous prendrez cela comme une opportunité de développement personnel et de réflexion.

Veuillez vous référer à la documentation ci-jointe décrivant les conditions de votre licenciement, y compris (les détails du dernier salaire, le maintien des avantages, la restitution des biens de l’entreprise, etc.)

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n’hésitez pas à contacter (nom du responsable des ressources humaines) au service des ressources humaines.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre fonction)

(Nom de l’entreprise)

5. Lettre de mise à pied temporaire

(Date)

(Nom de l’employé)

(Adresse de l’employé)

Cher (Nom de l’employé),

J’espère que cette lettre vous trouvera en bonne santé. Je vous écris pour vous informer d’un changement temporaire de votre statut professionnel au sein de (nom de l’entreprise), à compter du (date de début de la mise à pied temporaire).

En raison de (spécifier les raisons du licenciement temporaire, telles qu’un faible volume de travail, des contraintes économiques, etc.), nous jugeons nécessaire de réduire temporairement nos effectifs. Par conséquent, votre poste au sein de (nom de l’entreprise) sera temporairement suspendu jusqu’à nouvel ordre.

Sachez que cette décision est purement motivée par des besoins opérationnels et qu’elle ne reflète en rien votre performance ou votre dévouement à votre poste. Votre contribution à notre équipe a été appréciée et nous espérons avoir l’occasion de vous accueillir à nouveau lorsque les circonstances s’amélioreront.

Pendant cette période, vous aurez droit à (détails de tout avantage ou soutien applicable pendant le licenciement temporaire, tels que les allocations de chômage, le maintien de l’assurance maladie, etc.)

En outre, nous vous encourageons à rester en contact avec nous et à mettre à jour vos coordonnées, car nous vous contacterons dès qu’il y aura des possibilités de retour.

Nous comprenons que cette nouvelle puisse être déstabilisante et nous nous engageons à vous apporter soutien et assistance pendant cette période de transition. Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n’hésitez pas à contacter (nom du gestionnaire des ressources humaines) au département des ressources humaines.

Nous apprécions sincèrement votre compréhension et votre coopération pendant cette période difficile. Nous attendons avec impatience la possibilité de travailler à nouveau ensemble à l’avenir.

Cordialement,

(Votre nom)

(Votre fonction)

(Nom de l’entreprise)

Comment gérer les licenciements sur le lieu de travail

Saviez-vous que 71% des entreprises n’ont pas mis en place de processus formel de gestion des départs des employés? Le manque de préparation et de programmes élaborés peut conduire à de mauvaises expériences et à des problèmes de sécurité des informations organisationnelles.

Voici des conseils utiles pour gérer efficacement les licenciements sur le lieu de travail, de la manière la plus saine et la plus efficace possible :

1. Se préparer pour la rencontre

Avant de rencontrer l’employé, assurez-vous que tous les documents nécessaires au licenciement sont en ordre. Il peut s’agir notamment de la lettre de licenciement, du calcul du dernier salaire, des informations sur les avantages sociaux et de tous les documents juridiques pertinents.

Organisez l’entretien à un moment et dans un lieu qui garantissent l’intimité et minimisent les perturbations. Choisissez un endroit calme et neutre où l’employé peut exprimer ses émotions sans se sentir gêné ou mal à l’aise.

2. Mener l'entretien avec empathie et honnêteté

Abordez l’entretien de licenciement avec sensibilité et empathie. Entamez la conversation en exprimant votre reconnaissance pour les contributions de l’employé et en reconnaissant la difficulté de la situation. Utilisez un langage empathique et écoutez activement les préoccupations et les réactions de l’employé.

Expliquez clairement les raisons du licenciement, de manière respectueuse et non conflictuelle. Fournissez des exemples précis ou des preuves, si nécessaire, pour étayer votre décision. Évitez de blâmer ou de critiquer l’employé et concentrez-vous sur les raisons professionnelles de la décision.

3. Se concentrer sur la gestion administrative

Abordez les questions pratiques telles que la restitution des biens de l’entreprise, la désactivation de l’accès aux systèmes de l’entreprise et la collecte des effets personnels d’une manière respectueuse et organisée. Veillez à ce que l’employé comprenne la logistique de son départ, y compris le calendrier de réception de son dernier salaire et de tout autre avantage.

Un logiciel RH peut vous aider à rationaliser les tâches administratives liées aux départs des employés. Bien que la communication et l’expérience de départ soient essentielles au maintien d’une marque employeur solide et de relations professionnelles saines, vous devez absolument vous concentrer sur la dimension administrative de la gestion des départs.

4. Offrir un soutien et maintenir une image positive de l'employeur

Fournissez des informations sur toutes les formes de soutien que l’entreprise propose à l’employé pendant cette période. Vous pouvez offrir votre aide pour la rédaction du CV, les stratégies de recherche d’emploi et les possibilités de mise en réseau.

Prenez contact avec l’employé après le licenciement pour lui exprimer votre gratitude pour sa contribution et lui proposer un soutien continu si nécessaire. Fournissez les coordonnées des RH ou d’un point de contact désigné pour toute question ou préoccupation pouvant survenir après le licenciement. Cette démarche est essentielle pour mettre fin à la relation professionnelle sur une note positive.

Même dans les situations difficiles, vous devez vous efforcer de maintenir la réputation de l’entreprise en tant qu’employeur équitable et humain. Traitez l’employé qui quitte l’entreprise avec dignité et respect, et gérez la procédure de licenciement avec professionnalisme et intégrité.

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Annonce du départ et communication avec les collègues

Bien entendu, à ce stade, le processus de gestion du départ ne fait que commencer. Par la suite, vous devez communiquer sur le départ avec les collègues, et ce, dès qu’il est possible de le faire. Retarder l’annonce officielle peut donner lieu à des rumeurs et à des spéculations, ce qui peut être malsain et démotivant pour vos employés et votre environnement de travail.

Lorsque vous communiquez sur le sujet, vous devez respecter la vie privée et l’intégrité de l’employé sortant, tout en faisant preuve d’honnêteté et de transparence. Communiquez clairement tous les détails pertinents concernant le départ et le dernier jour de travail effectif, et exprimez votre reconnaissance pour le travail de l’employé.

Vous devez encourager les collègues à poser des questions ou à faire part de leurs préoccupations, et veiller à ce que la transition se fasse en douceur pour l’ensemble de l’équipe. Mentionnez tout changement dans les responsabilités ou les flux de travail résultant du départ et encouragez la collaboration tout en rassurant les travailleurs.

En suivant ces conseils, les employeurs peuvent communiquer efficacement sur le licenciement avec leurs collègues, et annoncer le départ à l’ensemble de l’entreprise d’une manière qui favorise la transparence, le respect et le professionnalisme sur le lieu de travail.

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