Gestion des départs des employés : les documents essentiels

departing employee
Morgane Lança
21 août 2023

Quand un employé quitte votre entreprise, il est essentiel de veiller à ce que l’aspect administratif de leur départ se déroule bien pour que l’expérience de départ soit positive. En effet, les dernières impressions sont importantes lorsque l’on veut construire une culture d’entreprise qui se démarque sur le long terme.

Dans cet article, vous découvrirez tous les documents administratifs dont vous avez besoin pour une bonne gestion des départs, ainsi que des modèles à utiliser pour assurer une transition en douceur.

1) Lettre de démission

Si vous êtes confronté à un départ volontaire, vous devez demander à votre employé d’envoyer une lettre de démission dès que possible. En effet, la lettre de démission marque le début de la période de préavis. Sans ce document, l’ensemble du processus de départ ne peut pas commencer officiellement. Si votre employé ne vous a pas encore envoyé sa lettre, voici un exemple qu’il peut utiliser comme modèle.

2) Accord de cessation d'emploi

Peu importe la situation amenant au départ, vous devez envoyer un document décrivant les conditions de cette cessation d’emploi. Il s’agit d’un document juridique détaillant, le cas échéant, les indemnités de licenciement, les avantages sociaux, les accords de non-divulgation et toute autre condition essentielle de la rupture du contrat de travail. Vous devez envoyer cet accord à l’employé le plus tôt possible et veiller à ce que toutes les parties signent rapidement le document.

Voici un modèle que vous pouvez utiliser à titre d’exemple – veuillez noter qu’il s’agit uniquement d’un exemple et qu’il peut être nécessaire de le personnaliser pour se conformer aux lois spécifiques de votre pays et à votre politique d’entreprise!

3) Modèle d'entrevue de départ

Les entrevues de départ sont des processus essentiels pour votre entreprise. En effet, ils permettent de recueillir des informations précieuses de la part des employés qui quittent l’entreprise sur leur expérience, les raisons de leur départ et les suggestions d’amélioration des pratiques de gestion.

Au cours de l’entretien, vous pourrez passer en revue leurs réponses et leur demander des informations complémentaires. Voici quelques conseils pour préparer cette étape cruciale :

Il est toujours préférable de personnaliser votre modèle d’entretien en fonction de l’expérience personnelle de l’employé au sein de l’entreprise afin d’obtenir un feedback honnête.

Pour obtenir des réponses spontanées, vous devez faire preuve de flexibilité lors de l’entrevue de départ et être prêt à modifier et à élargir vos questions au fur et à mesure de la discussion, comme vous le feriez dans le cadre d’une entrevue d’embauche. Dominique Archambault, Directeur du recrutement et associé chez Go RH

N’hésitez pas à utiliser notre modèle d’entretien de départ gratuit et personnalisable pour commencer sur de bonnes bases!

4) Informations sur la dernière paie

N’oubliez pas de communiquer à votre employé les informations relatives à sa dernière paie. Ce document fournira des détails sur le salaire, les congés payés accumulés mais non utilisés, les primes, les commissions ou toute autre compensation due à l’employé à la fin de son contrat de travail.

5) Documentation sur les avantages sociaux et le régime de retraite

Il est essentiel que vous informiez l’employé qui quitte l’entreprise du maintien potentiel de ses avantages sociaux, tels que son assurance maladie. Vous pouvez également l’informer des options qui s’offrent à lui en ce qui concerne son plan d’épargne-retraite, comme la possibilité de le transférer sur un autre compte s’il le souhaite.

En anticipant ces questions, vous éviterez de futures charges administratives et donnerez une bonne dernière impression de vos processus organisationnels. Voici un modèle gratuit pour vous aider.

6) Déclaration de restitution des biens de l'entreprise

Bien entendu, vous devez demander à l’employé de restituer tous les biens de l’entreprise et de signer un document à cet effet. Ces biens comprennent notamment les ordinateurs portables, les clés, les cartes d’accès et les uniformes. Vous devez également vous assurer que vous avez révoqué l’accès de l’employé aux comptes de l’entreprise. Ce document vous permettra de gérer efficacement votre inventaire et de garantir la sécurité des données de votre entreprise après le départ de l’employé. Voici un modèle de déclaration pour compléter cette étape essentielle.

7) Accord de non-concurrence

Si l’employé a signé un accord de non-concurrence ou de non-sollicitation au cours de son emploi, rappelez-lui ses conditions et ses restrictions afin d’éviter toute incompréhension. La plupart du temps, ces accords sont signés le premier jour de l’emploi et sont rapidement oubliés par les employés au cours de leur carrière. Un rappel rapide vous fera gagner du temps et vous évitera des complications par la suite!

8) Accord de confidentialité

Vous devez également rappeler à l’employé ses obligations en matière de protection des informations confidentielles de l’entreprise. Il est important d’envoyer l’accord de confidentialité initial au cours du processus d’intégration afin d’éviter les failles de confidentialité et de garantir la protection des données de l’entreprise.

9) Déclaration de respect de la politique de l’entreprise

Prenez le temps de demander à l’employé qui quitte l’entreprise de confirmer qu’il a reçu, compris et respecté les politiques et procédures de l’entreprise pendant son expérience à vos côtés. Il vous suffit d’une signature rapide, et le tour est joué!

10) Autorisation de partage de références

Vous pouvez également demander à l’employé l’autorisation de fournir des références à ses futurs employeurs. La plupart du temps, les employés seront heureux de signer cet accord, surtout si vous avez entretenu de bonnes relations professionnelles avec eux tout au long de leur carrière dans votre entreprise. Dans tous les cas, cela évitera tout désaccord si vous devez fournir des références à l’avenir.

11) Liste de contacts de l'entreprise

Vous pouvez également créer une liste de contacts au sein de l’entreprise, qui indique à qui l’employé qui quitte l’entreprise doit s’adresser pour toute question ou tout besoin futur. Vous pouvez inclure les coordonnées suivantes :

  • Département des ressources humaines;
  • Comptabilité;
  • Superviseur direct;
  • Autres contacts pertinents.

12) Dossiers de formations reçues

Ces dossiers résument toutes les activités de formation et de développement auxquelles l’employé a participé au cours de son emploi. Ce document sera essentiel pour ses futures recherches d’emploi et pour le suivi de ses certifications.

13) Courriel de départ et lettre de remerciement

Quel que soit le contexte ou le départ, chaque employé devrait recevoir un courriel de départ soulignant ses qualités et contributions à l’entreprise! Vous pouvez en profiter pour leur souhaiter bonne chance dans leurs projets futurs, souligner ce qui a fait d’eux un atout unique pour votre organisation et inclure des mots d’adieu de leurs collègues. Les courriels de départ peuvent également contenir des informations sur la fête de départ à organiser en l’honneur de votre employé.

Avec nos modèles de courriels de départ, vous laisserez une bonne dernière impression à vos employés sortants.

N’oubliez pas que, tout comme pour les documents d’accueil et d’intégration, une bonne gestion des départs nécessite une bonne part de gestion administrative efficace. Grâce à nos modèles de documents de départ, vous garantirez une transition en douceur et une expérience positive jusqu’à la fin du cycle de vie de vos employés.

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