Les 10 avantages d'un bon programme d'accueil et intégration

Vous avez finalement déniché la fameuse perle rare? Vous avez tout intérêt à miser sur votre plan d’accueil et intégration! Saviez-vous qu’un bon programme d’intégration permettrait d’augmenter le taux de rétention de 40 %? Si on dit d’un bon onboarding qu’il est le premier pas vers la rétention, ce n’est là que l’un de ses nombreux avantages pour votre organisation.

La première impression est cruciale. Faites de l’accueil de vos nouveaux employés une occasion pour eux de développer rapidement un sentiment d’appartenance avec votre organisation. Une bonne intégration peut également être une excellente source de motivation pour vos nouveaux employés et les stimuler à donner le meilleur d’eux-mêmes. Un accueil chaleureux favorisera la mobilisation de votre personnel.

À l’ère du numérique et des réseaux sociaux, un processus d’accueil original est une excellente façon de vous démarquer et de promouvoir votre marque employeur. Vos employés sont vont meilleurs ambassadeurs et la plupart d’entre eux se feront un plaisir de vous aider à faire rayonner votre organisation.

Pour un nouvel employé, il peut être intimidant de prendre sa place et de poser des questions. Un bon processus d’intégration devrait encourager les employés à communiquer en leur donnant une occasion pour le faire, par exemple une période de questions. Une telle initiative favorisera une culture de communication ouverte dans votre organisation.

Saviez-vous que plus de la moitié des départs volontaires ont lieu moins d’un an après l’entrée en poste?

Un taux de roulement trop élevé peut coûter très cher à une entreprise et à sa réputation. Votre processus d’accueil et intégration est une occasion pour vous de vous présenter sous votre meilleur jour, de faire bonne première impression et de motiver vos nouveaux employés afin qu’ils aient envie de s’impliquer dans votre entreprise.

Une bonne intégration forme les employés plus rapidement et plus efficacement, ce qui leur permet d’atteindre plus rapidement leur pleine productivité. Les chiffres ne mentent pas : les employés qui bénéficient de programmes d’intégration plus longs atteignent leur premier accomplissement 34 fois plus rapidement que les autres travailleurs. En outre, les gestionnaires sont 20% plus satisfaits des employés qui ont reçu une formation d’intégration formelle.

Des processus d’intégration efficaces mettent en avant les valeurs de votre entreprise dès le départ et favorisent le sentiment d’appartenance et l’alignement sur les objectifs de l’entreprise. Cela signifie que la culture de votre entreprise sera plus attrayante pour les candidats potentiels et que vos nouveaux employés comprendront plus rapidement la mission et les valeurs de votre entreprise!

En mettant en place de bons programmes d’intégration, vous montrez à vos nouveaux employés que vous accordez de l’importance à la communication transparente tout au long de leur parcours professionnel. N’oubliez pas d’envoyer des courriels d’accueil pour vous assurer que votre nouvel employé se sente parfaitement informé de son arrivée et des étapes de l’intégration.

Une communication transparente réduit le stress associé à l’arrivée dans une nouvelle entreprise et renforce l’engagement des recrues. C’est également un excellent moyen de mettre en place une rétroaction continue dès les premières semaines!

Une communication efficace tout au long du processus d’intégration permet à vos nouveaux employés de se conformer plus rapidement aux procédures et aux réglementations. Les nouveaux employés auront également une meilleure compréhension de vos politiques et du fonctionnement quotidien de votre entreprise.

Concrètement, une meilleure conformité implique une réduction des taux d’accidents du travail, des comportements conformes à votre politique organisationnelle, et une intégration harmonieuse dans la culture de l’entreprise.

Un plan d’accueil qui transmet la culture et les valeurs de l’entreprise favorise également l’intégration de l’équipe. Vous devez organiser des activités d’équipe tout au long du programme d’accueil et présenter efficacement le rôle et la personnalité de chaque membre de l’équipe au nouvel arrivant. Vous améliorerez ainsi la communication au sein de l’équipe et favoriserez une culture de collaboration et des relations professionnelles saines.

L’identification des difficultés potentielles et des pistes d’amélioration pendant le processus d’accueil permet d’intervenir et d’apporter un soutien rapidement. Vos nouveaux employés seront formés efficacement aux tâches et aux projets pour lesquels ils ont besoin d’aide, et leur performance sera évaluée de manière équitable à la fin de la phase d’intégration, ce qui se traduira par des employés qui réussiront mieux dans leurs fonctions à long terme!

Le mot d’ordre pour une intégration réussie? Adaptée. Le processus d’accueil doit être adapté à l’entreprise et à sa culture, mais aussi au poste de la nouvelle recrue et, parfois, au département dans lequel elle se trouve. Bien que l’objectif du plan d’accueil et intégration d’un nouvel employé soit toujours le même, dans la mise en place de certains de ses aspects, il est important de prendre en compte les différentes réalités avec lesquelles les employés conjugueront quotidiennement. Par exemple, l’assignation d’un mentor devrait être faite en fonction du département.

Il est aussi important de considérer l’individu derrière l’employé. Soyez flexible, offrez différentes options. Certaines personnes seront à l’aise de se présenter devant toute une équipe, d’autres, moins. Certains apprennent mieux par la lecture, tandis que d’autres ont besoin de mettre en application pour bien comprendre. Posez des questions et assurez-vous que l’employé est lui aussi à l’aise de le faire. C’est là l’essence même d’un bon onboarding, aider l’employé à se familiariser à son environnement de travail et s’assurer qu’il s’y épanouira.

Enfin, un bon plan d’accueil et intégration se doit d’être efficace. L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines peut s’avérer une option très intéressante, notamment pour la mise en place d’une structure, l’automatisation de certaines tâches et un suivi global de la progression de l’employé tout au long du processus d’accueil.

Comme vous avez pu le constater, les bienfaits d’un bon processus d’accueil et intégration pour vos nouvelles recrues sont multiples. Maintenant, comment en mettre un en place et vous assurer de son efficacité?

Tout d’abord, la désignation d’un responsable vous facilitera grandement la tâche. Bien que cette étape puisse sembler évidente, force est de constater que plusieurs organisations négligent l’importance d’une préparation adéquate, qui implique, suite à l’élaboration des différentes étapes du processus, l’assignation de chacune de celles-ci à un responsable. En effet, le simple fait de désigner quelqu’un responsable d’une tâche diminuera significativement les chances qu’elle soit négligée ou carrément oubliée.

Chez nous, il s’agit de Dominique Archambault, notre coordonnateur RH. Dominique a mis sur pied un processus complet et adapté selon les différents postes de l’entreprise. Pour Dominique, tout bon processus d’onboarding devrait prendre en compte le capital le plus important d’une organisation : ses employés. Selon lui, il peut être très pertinent d’impliquer les employés actuels de l’entreprises pour maximiser les idées. L’expérience personnelle de chaque employé offre une perspective nouvelle du processus d’accueil et intégration : ce qui a été apprécié, ce qui l’a moins été, des idées originales, etc.

• Espace de travail approprié

Assurez-vous que l’espace de travail est approprié et que le nouvel employé ne manquera de rien (outils de travail, bureau, différents accès, etc.).

• Pochette d’accueil informative

Il peut s’agir d’une pochette virtuelle et/ou papier avec tous les outils et documents d’accueil nécessaires pour l’entrée en poste. Dominique recommande même de l’envoyer quelques jours avant l’arrivée de l’employé pour que celui-ci soit mieux préparé à son arrivée. Vous pouvez y inclure plusieurs documents : le manuel d’employé, le code d’éthique, l’histoire de l’entreprise, les informations concernant les assurances et les autres avantages, etc. Soyez créatif! « J’ai déjà vu, dans une pochette d’accueil, une image qui montrait à l’employé comment organiser son espace de travail de façon ergonomique. J’ai trouvé ça vraiment cool! », raconte Dominique. Il conseille toutefois de ne pas surcharger l’employé, le contenu de la pochette doit être concis et pertinent.

• Courriel de bienvenue

Le message peut venir du président ou encore du supérieur immédiat du nouvel employé. Selon Dominique, ça importe peu. Il ajoute : « L’important, c’est d’envoyer un courriel de bienvenue! Pour moi, c’est un élément clé. Ça dit à l’employé : On a hâte que tu arrives! »

• « Starter pack » 

On le voit dans de plus en plus d’entreprises. Il peut être très intéressant, tant pour vos employés que pour votre marque employeur, de leur fournir divers articles promotionnels. Il y a les classiques : tasse, bouteille d’eau, crayon.  Mais n’hésitez pas à sortir des sentiers battus, laissez aller votre imagination pour susciter l’effet « wow »!

• Personne-ressource

Le parrainage est une pratique très appréciée par les employés. Assigner un employé plus expérimenté à votre nouvelle recrue l’aidera à se familiariser avec son environnement de travail et l’équipe et favorisera son intégration.

Dominique nous rappelle qu’il important d’être créatif tout au long du processus, qui, selon lui, devrait s’étendre sur plusieurs mois. « La créativité, c’est la clé et c’est ce qui fait la différence. », dit-il. C’est aussi un fort message de la marque employeur à l’interne. Un bon processus d’accueil et intégration démontre aux employés que l’organisation tient à eux.

Finalement, nous vous recommandons aussi fortement l’utilisation d’un SIRH pour faciliter votre gestion du processus d’onboarding. Le module d’accueil et intégration de Folks vous permet notamment de définir des actions à poser et de les assigner à différentes personnes, vous assurant ainsi qu’elles seront complétées selon l’échéancier prévu. Il est aussi pertinent de mentionner que ces informations se trouvent sur la page d’accueil de l’interface et que des rappels vous seront envoyés si certaines tâches sont en retard.

Et vous, avez-vous un processus d’accueil et intégration bien établi et dont vous retirez pleinement les avantages pour vos nouveaux employés?

Sources :

https://www.bdc.ca/fr/articles-outils/employes/recruter/pages/integration-nouvel-employe-les-etapes-incontournables.aspx