Gestion des absences en entreprise : comment s'y prendre?

Il existe divers types d’absences en entreprise, qui peuvent être prévues ou non et plus ou moins longues selon les cas :

• Absences planifiées : il s’agit généralement des congés payés comme les vacances annuelles, les jours personnels, les congés parentaux, etc. Les gestionnaires sont notifiés à l’avance par leurs employés et organisent l’horaire de travail de chaque membre de l’équipe en conséquence.
• Absences non planifiées : les employés font parfois face à des imprévus qui les amènent à s’absenter du travail, que ce soit pendant une durée déterminée (urgences personnelles, congés maladie) ou indéterminée (blessures ou problèmes de santé plus conséquents, par exemple).
• Absences justifiées : qu’il s’agisse d’une absence planifiée ou non, les employés doivent prévenir et justifier leur absence dès qu’ils sont en mesure de le faire. Les demandes de congés maladie, par exemple, peuvent être annoncées le matin du jour de l’absence, et être justifiées par la suite par une note du médecin.
• Absences non justifiées : les employés s’absentent parfois sans prévenir leur gestionnaire ou leurs collègues, et ce, pendant plusieurs jours. Cette situation impacte l’ensemble de l’équipe et, à terme, l’ensemble de l’organisation.
• Absentéisme : les absences non justifiées ou non planifiées récurrentes peuvent parfois révéler des problèmes d’absentéisme au sein de votre entreprise. Elles peuvent être repérées grâce à un suivi minutieux des absences et de leurs raisons, et il est important de résoudre ce problème avant qu’il n’impacte votre productivité.

Peu importe le type de congés, il est essentiel d’avoir une politique de gestion et de suivi des absences bien élaborée pour rester efficace au quotidien.

Voici nos conseils pour créer une politique de gestion des absences efficace et bien comprise de vos employés :

Votre politique d’entreprise et vos contrats de travail, communiqués aux employés dès leur embauche, doivent préciser les heures normalement travaillées dans une semaine, ainsi que votre politique d’heures supplémentaires (payées, cumulables, à rattraper la semaine qui suit, etc.). Ces normes à définir concernent aussi les congés maladie et les jours de vacances offerts ainsi que leur bonification le cas échéant (à la fin de la période de probation ou en gagnant de l’ancienneté au sein de l’entreprise, par exemple). N’hésitez pas à vous référer à ces documents pour approuver, rejeter et gérer les demandes d’absences dans vos équipes et conformez-vous aux politiques établies pour éviter les conflits et les malentendus.

Après s’être référés aux politiques de gestions des absences en vigueur, les employés doivent tous soumettre leurs congés selon la même procédure pour éviter les oublis et les pertes de temps au quotidien. Que vous utilisiez un logiciel prévu à cet effet, un tableau groupé de vacances, ou des demandes par courriels, assurez-vous que chaque demande est traitée de façon équitable, selon l’ordre de soumission des requêtes.

Certaines périodes de l’année sont propices aux rappels des politiques et des bonnes pratiques à suivre lors des demandes de congés. Communiquez toute la documentation et les recommandations pertinentes à vos équipes et répondez à leurs questions éventuelles. Enfin, demandez à vos employés de se coordonner efficacement et de collaborer afin d’éviter les conflits liés aux demandes et aux départs en vacances.

Même avec des politiques détaillées et des rappels fréquents, vous serez peut-être amené à faire face à des absences imprévues, prolongées, ou qui s’apparentent à de l’absentéisme. Pour être prêt à relever ce genre de défis, vous devez définir clairement les mesures à prendre en cas de non-conformité aux politiques d’absences en vigueur. Vous pouvez, par exemple, commencer par envoyer un avertissement à l’employé concerné s’il s’absente sans raison apparente. En cas de récidive, un entretien avec le département RH peut être envisagé. Enfin, si la situation persiste ou se dégrade, des mesures disciplinaires comme un congédiement peuvent être mises en place.

En plus de miser sur une politique de gestion des absences bien élaborée, vous pouvez mettre en place les stratégies suivantes :

Afin d’être en mesure de prévenir et d’anticiper les absences des employés, soyez au fait de leur état de santé, de leur niveau de motivation actuel, et des raisons personnelles qui pourraient les amener à être moins productifs ou à s’absenter de leur travail. Pour ce faire, vous devez instaurer des pratiques de gestion du personnel qui encouragent vos employés à communiquer ouvertement avec vous en cas de problème.

Dans le cas des vacances planifiées, n’oubliez pas de définir un ordre de priorité des tâches à compléter avant le départ de l’employé concerné pour éviter les oublis et la potentielle surcharge de travail du reste de l’équipe.

N’hésitez pas à rappeler la politique de vacances et d’absences en place dans l’entreprise à tous vos collaborateurs, particulièrement en fin d’année ou en période estivale. Communiquez-leur également le calendrier de vacances de l’équipe afin qu’ils puissent se coordonner dans leur prise de congés. Vous pouvez également organiser des réunions avant les périodes de vacances afin que chacun soit au courant des absences de ses collègues et sache quel projet doit être complété avant son départ.

En cas d’absence imprévue, il est important de prévenir les autres membres de l’équipe et les informer de l’impact que la situation pourrait avoir sur leur travail. Efforcez-vous de diminuer au maximum cet impact en faisant preuve d’esprit d’équipe et d’un bon sens de la communication.

Il est essentiel de bien connaître le rôle de chacun des membres de l’équipe pour comprendre l’impact de leurs absences et être en mesure d’aider à combler les besoins le cas échéant. Une équipe flexible qui possède toutes les qualités requises pour prendre le relais – temporairement – sur certaines tâches permet d’éviter les imprévus et les retards. Avoir des collaborateurs fiables et bien formés aide à réduire l’impact des absences sur votre productivité, mais attention à ne pas trop leur en demander, au risque de les surcharger de travail et de leur causer du stress.

Pour vous aider dans votre suivi des absences des employés, vous pouvez utiliser un tableau Excel de planification des vacances qui vous permettra de garder une trace de chaque congé au sein de l’équipe.

Cependant, il est préférable d’utiliser un SIRH offrant un module de gestion des absences plus efficace et flexible. Vous bénéficierez ainsi de rappels automatisés, de requêtes et d’approbations en quelques clics, et d’un suivi en temps réel des absences et congés de chacun de vos employés. Ces solutions permettront de coordonner efficacement les congés et de mieux faire face aux absences imprévues.

• Améliorer la communication interne et gestionnaire-employé : faites comprendre à vos employés qu’ils peuvent venir vous parler en cas de problème ou d’imprévus, afin qu’ils se sentent à l’aise de vous partager les raisons qui pourraient les pousser à s’absenter de manière non planifiée. Ainsi, vous serez au courant de la situation et pourrez même aider votre collaborateur à trouver des solutions à son problème.
• Offrir assez de jours de congés à vos employés : en offrant plus de congés annuels à vos employés, vous réduisez les risques d’épuisement professionnel, de démobilisation et de stress au travail. Des employés plus reposés seront moins enclins à s’absenter sans prévenir.
• Encourager la prise de vacances et les pauses : il est parfois difficile de lâcher prise pour certains employés, et il est du rôle des gestionnaires et du département RH de les encourager à faire des pauses et à poser leurs congés disponibles. Cette attitude sera positive pour l’ensemble de votre équipe, qui sera plus motivée et efficace au quotidien.
• Proposer un horaire flexible : lorsque cela est possible, les horaires de travail flexibles permettent aux employés de gérer leurs diverses urgences professionnelles ou maladies potentielles. Ils seront donc parfois en mesure de s’absenter quelques heures et de rattraper leur journée à l’horaire qui leur convient le mieux, plutôt que de s’absenter un ou plusieurs jours entiers.
• Établir un lieu de travail sécurisé : le lieu de travail doit être sécuritaire pour tous et protéger l’intégrité physique des employés. S’ils sont souvent sujets à des accidents du travail ou à des conditions de travail difficiles, ils seront plus souvent absents, en plus de perdre en motivation et en productivité.
• Faire du bien-être des employés une priorité : en plus de la santé physique de vos équipes, vous devez vous assurer d’offrir un environnement de travail sain et bénéfique à la santé mentale de vos travailleurs. Une expérience employé positive réduit les risques de faire face à des absences non planifiées ou prolongées.

La meilleure solution pour une gestion des congés et des absences optimale est d’implanter un logiciel de gestion des absences comme Folks RH.

Notre logiciel de gestion des ressources humaines permet aux employés de soumettre leurs demandes de congés en libre-service, et d’accéder à leur soldes de congés et feuille de temps en quelques clics.

Les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes en quelques secondes, chacun peut accéder au calendrier de vacances de l’équipe pour coordonner ses horaires de travail, et tous les rappels et notifications sont automatisés.

Cerise sur le gâteau : vous pouvez accéder au résumé détaillé des absences (fréquence, raisons) et garder un œil sur vos taux d’absentéisme avant qu’ils n’impactent votre productivité.

Un gain de temps pour les employés comme pour les gestionnaires, et un outil fiable pour améliorer l’ensemble des processus de gestion des absences dans votre entreprise!