Tôt ou tard, vous aurez à gérer le départ d’un employé de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un licenciement, d’un départ à la retraite ou d’un départ volontaire, il est essentiel d’adopter les bonnes pratiques pour bien gérer la situation et conclure votre relation professionnelle sur une note positive.
Sans plus tarder, voici nos conseils pour une meilleure gestion des départs en entreprise, avec en bonus, une check-list gratuite pour ne rien oublier!
Bien gérer les départs des employés permet tout d’abord de préserver votre culture d’entreprise et votre marque employeur en laissant une bonne impression au travailleur sortant. Les employés parlent entre eux et consultent les sites d’avis sur les entreprises et les employeurs. Il est donc essentiel de maintenir un comportement et une gestion irréprochables jusqu’au dernier jour de l’expérience employé.
Un départ bien mené aide également à mettre en place un transfert de connaissances entre l’employé et son remplaçant, évitant de ce fait la perte de compétences cruciales pour le bon fonctionnement de l’entreprise. La bonne continuité du travail est ainsi garantie, et vous ne risquez pas de perdre en productivité pendant cette période de transition.
Une gestion des départs efficace est tout aussi importante pour assurer la sécurité des données organisationnelles. Les chiffres ne mentent pas : 71% des entreprises n’ont pas de processus de gestion des départs en place, et ce, alors que 20% d’entre elles ont subi des failles de sécurité liées à d’anciens employés.
Peu importe le type de départ, celui-ci doit être aussi anticipé que possible, et il est important de mettre en place une communication transparente avec l’employé concerné et son équipe.
Dans un contexte de licenciement, il est préférable de prévenir l’employé en avance et d’envoyer une lettre de congédiement lorsque la décision est prise. Pour les cas de démissions ou de départ à la retraite, vous devez envoyer des courriels pour informer le travailleur et ses collègues des étapes à suivre.
L’essentiel est de faire preuve d’ouverture et de respect : n’oubliez pas de préserver la vie privée de l’employé sortant et de rassurer ses collègues. Même si la situation est tendue ou complexe, il est crucial d’être professionnel et empathique en tout temps dans vos communications avec vos collaborateurs.
La gestion des départs des employés implique de nombreuses tâches administratives, de multiples envois de documents, et des communications fréquentes. Il n’est pas toujours évident de se souvenir de toutes les étapes à suivre pour assurer une expérience optimale.
Pour ne rien oublier dans ces situations, l’utilisation d’une check-list d’offboarding est indispensable. En effet, cet outil garantit que toutes les étapes (qu’elles soient administratives, techniques ou humaines) sont suivies à la lettre. Vous garantissez ainsi que toutes les bases sont couvertes : restitution du matériel, réinitialisation des accès et questions légales.
Voici quelques points essentiels que doit comporter votre check-list :
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Les obligations légales de l’entreprise diffèrent selon le contexte du départ (volontaire, licenciement, fin de contrat à l’issue de la période de probation, etc.). Référez-vous aux clauses du contrat de travail de l’employé concerné et vérifiez les périodes de préavis et les accords de non-concurrence qui y sont détaillés.
De plus, vous devez créer et communiquer tous les documents de gestion des départs pertinents à la situation (certificat de travail, par exemple) le plus rapidement possible pour assurer une gestion des départs efficace.
Lorsque cela est possible, il est conseillé de planifier une période transition de poste et de passation des responsabilités pendant laquelle l’employé sortant peut transférer ses connaissances à une personne désignée (remplaçant, successeur ou collègue).
Ce processus permet de minimiser l’impact du départ sur l’équipe, l’organisation et la productivité de tous. Prenez donc le temps d’assurer une transition fluide des tâches et responsabilités pour maintenir une bonne cadence de travail pendant et après le départ de l’employé.
L’objectif d’un transfert de connaissances est d’éviter la perte de savoir-faire au sein de l’entreprise et de garantir la bonne continuité des opérations.
Pour un transfert de connaissances efficace, encouragez vos employés à documenter leur processus de travail et leurs projets quotidiens. N’hésitez pas à organiser des formations et des sessions de transfert de compétences pour ne pas perdre d’informations et de connaissances précieuses pour votre équipe et votre succès organisationnel.
Redoublez d’efforts en ce sens lorsqu’un départ a lieu dans l’entreprise : c’est le moment ou jamais – littéralement – de préserver des compétences et des expériences essentielles pour le bon fonctionnement de votre organisation.
Les entrevues de départ représentent un moment privilégié pour recueillir la rétroaction des employés sortant et comprendre les raisons du départ s’il est volontaire. Ces rencontres permettent d’identifier des opportunités d’amélioration de votre gestion des talents en collectant du feedback constructif et honnête. Qui de mieux que vos anciens employés pour guider vos futures stratégies de gestion et de rétention des talents?
Organisez vos entretiens de départ à l’avance et encouragez les employés à accepter votre invitation : leur participation est un outil précieux pour améliorer la rétention future de vos employés.
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Quand le contexte le permet, une fête de départ peut être un excellent moyen de conclure votre relation professionnelle sur une bonne note. Essayez de personnaliser l’événement en tenant compte des passions et des préférences de l’employé et invitez ses collègues proches à participer à la fête. Ce rassemblement représentera une occasion idéale de rédiger une carte remplie de mots de gratitude et d’offrir un cadeau groupé. En plus de faire partie intégrante de votre culture organisationnelle, ces fêtes garantissent que vos relations avec l’employé sortant restent amicales.
Le départ d’un employé n’aboutit pas nécessairement à la fin de votre relation professionnelle. Au contraire, lorsque cela est possible, il est judicieux de favoriser une relation positive avec vos anciens collègues, car ils peuvent devenir des ambassadeurs de votre entreprise auprès du public, voire des recruteurs indirects en convainquant des candidats à rejoindre vos rangs.
Vous pouvez, par exemple, créer des groupes de discussions avec d’anciens employés de l’entreprise, ou créer un système de type alumni. Ce type d’initiative peut être bénéfique pour les recommandations futures ou de potentielles collaborations externes. Qui sait, vos anciens employés seront peut-être même de retour dans votre organisation plus tard dans leur cheminement de carrière!
Même après le départ effectif de l’employé, votre travail n’est pas encore tout à fait fini. Il est en effet important de vérifier que tout est bien en place pour éviter les oublis de dernière minute et les potentielles frustrations chez vos collaborateurs.
Procédez à une dernière vérification de la révocation des accès et prenez le temps de vous assurer que l’équipe ou le successeur de l’employé qui a quitté est à l’aise avec la reprise des tâches ou responsabilités. N’hésitez pas à organiser des rencontres d’équipe ou individuelles pour discuter du ressenti et des préoccupations de chacun, et référez-vous à votre check-list d’offboarding pour confirmer que toutes les étapes ont bien été suivies.
Le départ d’un employé fait partie intégrante de son cycle de vie et de son expérience globale au sein de votre entreprise. Lorsqu’il est bien géré, il peut être perçu et utilisé comme un atout plutôt que comme une perte pour l’organisation : voyez dans chaque départ une opportunité d’apprendre et d’améliorer vos processus de gestion internes pour assurer une rétention et une gestion toujours plus optimisées.
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