5 conseils pour planifier la période des vacances

planifier la période des vacances des employés

Article

Melissa Fasulo

1 juin 2021

On l’entend souvent : Il est important de prendre soin de soi si on veut être en mesure de prendre soin des autres.

En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que la santé et le bien-être de vos employés sont vos priorités. Il est également de votre devoir de démontrer qu’ils le sont. Pourquoi? Ce sont deux facteurs déterminants pour la prévention des absences prolongées pour maladie, d’un haut taux de roulement et d’un climat de travail toxique.

Tout le monde le sait. Les vacances jouent un rôle essentiel dans le bien-être mental, émotionnel et physique. Cependant, il y a parfois un certain degré de honte ou de tension associé à la demande de congés. Un employé peut, par exemple, se poser ces questions : Est-ce que je dérange? Est-ce que j’en demande trop? Que va penser mon employeur de moi? Avec la pression exercée par la société actuelle, le repos peut souvent sous-estimé et, malheureusement, négligé. La période des vacances, pour certains employés, est une source de stress importante.

Triste, n’est-ce pas? La bonne nouvelle, c’est qu’en tant qu’employeur, vous avez le pouvoir de changer les choses. Comment? Communiquez avec vos employés. Régulièrement. Prévoyez des rencontres individuelles pour leur dire à quel point vous appréciez leurs efforts, leur dévouement et leurs contributions. Insistez sur le fait qu’il est important qu’ils prennent du temps pour se ressourcer, passer du temps avec leur famille, voyager, s’occuper de projets personnels et pratiquer d’autres activités. Après tout, ils le méritent bien. Rappelez-leur!

N’oubliez pas que le repos augmente la productivité et le bonheur des employés, qui sont deux facteurs clés pour le succès de votre entreprise. De là l’importance des fameuses vacances annuelles!

Maintenant que vos employés se sentent appréciés et soutenus et qu’il est facile pour eux de demander des congés, comment gérer la planification des vacances estivales? Ne soyez pas pris de court et évitez les mauvaises surprises grâce à nos cinq astuces :

1. Expliquez votre politique de vacances à vos employés

Votre politique de vacances devrait au minimum inclure une procédure pour les demandes de vacances et expliquer à la fois les indemnités de vacances et la manière dont les demandes de vacances conflictuelles sont traitées (années de service, besoins de l’entreprise, etc.). En outre, favorisez une communication ouverte afin que les membres de votre équipe se sentent suffisamment à l’aise pour partager leurs commentaires sur la structure et les procédures en place. Tenez compte de leurs opinions et, lorsque c’est possible, faites des compromis. N’oubliez pas d’anticiper la « haute saison » des vacances et assurez-vous de traiter les demandes de congés pour cette période en vous fiant à votre politique de vacances et en étant juste avec tous.

2. Gérez les demandes de vacances avec les bons outils

Grâce à la fonction de gestion des absences de Folks RH, en quelques clics seulement, les employés peuvent faire leurs demandes de vacances et les gestionnaires, de leur côté, peuvent tout aussi rapidement les accepter (ou, au besoin, les refuser). Vous voulez éviter que trop d’employés soient en vacances en même temps? Probablement! Grâce au calendrier des absences, vous avez accès à une vue d’ensemble des absences et des vacances de tous les employés. Dites adieu aux projets mis en péril par le manque de ressources grâce au calendrier des vacances de Folks RH!

3. Rencontrer les employés avant leur départ en vacances

Rencontrer les employés avant leur départ vous permettra de vérifier s’ils ont des échéanciers à respecter, des tâches essentielles ou des projets en cours que d’autres doivent prendre en charge pendant leur absence. L’objectif est de s’assurer que toutes les informations importantes soient répertoriées et de savoir exactement où se trouvent les dossiers pertinents. Il est également utile de créer un aide-mémoire à partager avec le reste de l’équipe, dans lequel figurent des rappels ou des réponses aux questions qu’ils pourraient se poser pendant l’absence de leur collègue.

4. Rédigez une liste de remplaçants

Planifiez la charge de travail de l’équipe en déterminant qui prendra le relais pendant l’absence d’un collègue. Cette liste devrait indiquer les délégations temporaires et les tâches à accomplir, ainsi que les délais à respecter. Elle permettra d’éviter que des projets ne tombent à l’eau ou que des tâches importantes ne soient négligées et rendra l’équipe imputable de ce qui doit être fait.

5. Faites passer le mot!

Communiquez l’absence d’un employé aux parties concernées profitez-en pour leur signaler tout changement dans les processus de travail. Vous pouvez même partager le calendrier des vacances avec toute l’équipe. Afin d’atténuer et de gérer certaines attentes externes, demandez aux employés de modifier le message de leur boîte vocale et de créer un courriel de réponse automatique d’absence du bureau. Ces messages doivent mentionner les dates de leur absence et un contact alternatif à joindre.

N’oubliez pas que le retour de vacances n’est pas toujours une transition facile et qu’il peut certainement représenter un défi pour certains employés. Faites savoir à vos employés que vous êtes bien conscient de tout cela et que vous êtes là pour les aider. En tant que gestionnaire, vous pourriez même prévoir une réunion individuelle comme transition inverse. Cette fois, c’est à votre tour d’informer l’employé des prochaines dates importantes ou des comptes qu’il a pu manquer pendant son absence. Un employeur proactif peut également éviter d’organiser une série de réunions le premier jour de son retour pour permettre à l’employé de rattraper ses courriels, ses tâches et de se reconnecter avec son lieu de travail. Cela lui apportera le confort et le soutien dont il a besoin pour reprendre son élan et se remettre dans le bain avec confiance, motivation et ce regain de productivité.