Évaluation de performance annuelle : comment vous préparer

La première étape peut sembler évidente, mais est souvent négligée : le choix d’une méthode d’évaluation de performance adaptée à votre contexte est pourtant crucial.

Voici un bref récapitulatif des différentes méthodes d’évaluation de rendement:

• Évaluation standard : Tous les employés sont évalués selon des critères prédéterminés tels que la motivation ou le travail d’équipe. Ces évaluations sont faciles à mettre en place et s’adaptent à pratiquement tous les contextes, mais elles peuvent manquer d’intérêt pour les objectifs individuels de l’employé.
• Évaluation 180 degrés : Cette méthode comprend une auto-évaluation de l’employé, ce qui signifie qu’il doit remettre en question ses méthodes de travail et réfléchir à ses réussites et ses difficultés. Cependant, cette évaluation nécessite d’adopter le bon état d’esprit pour encourager le progrès individuel.
• Évaluation 360 degrés :Similaire à l’évaluation 180 mais inclut une évaluation par des collègues pour une perspective globale de la performance. L’ajout de différents points de vue est intéressant mais peut entraîner des problèmes de neutralité.
• Évaluation 3.0 : Une approche plus flexible de l’évaluation de la performance, avec des rencontres régulières et une meilleure vision de la performance tout au long de l’année. L’employé comme le gestionnaire sont évalués selon des objectifs spécifiques. Toutefois, ce type d’évaluation peut être difficile à organiser selon les contextes de chacun.
• Grille ou matrice 9 box : Permet de distinguer performance et potentiel en plaçant l’employé dans une catégorie spécifique de performer. Cette méthode met en évidence le potentiel de croissance, mais la crainte d’être classé dans une catégorie de low performerpeut être source de stress et de découragement.

En plus de choisir le type d’évaluation à réaliser, vous devrez définir la fréquence qui vous convient le mieux. Qu’elles aient lieu annuellement, trimestriellement ou mensuellement, les évaluations de performance peuvent être efficaces tant qu’elles correspondent à votre réalité.

Choisissez judicieusement en fonction de vos besoins et de votre contexte et respectez les lignes directrices de la méthode d’évaluation que vous avez choisie, et vous assurerez une bonne expérience de gestion de la performance à tous vos employés.

Maintenant que vous avez choisi votre méthode d’évaluation, il est temps de collecter des données avant le jour J! Il est essentiel de prendre des notes avant même d’avoir choisi la date de l’évaluation de performance.

Les données sur la performance peuvent être collectées tout au long de l’année lors de réunions individuelles et de discussions quotidiennes qui peuvent fournir de belles pistes d’ amélioration. Des objectifs de performance mensuels peuvent également être fixés pour obtenir des informations pertinentes sur la productivité et le développement des compétences de l’employé.

Il est également possible de collecter des données sur la performance en utilisant les indicateurs de performance RH (KPI), qui permettent de visualiser la performance des employés tout au long de l’année tout en détectant les potentielles baisses de productivité.

Dans tous les cas, n’arrivez pas à l’entretien les mains vides. Vous devez utiliser des données impartiales et des critères clairs pour construire votre processus d’ évaluation et commencer à établir votre calendrier et votre plan matière de communication.

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Les employés doivent être mis au courant à l’avance de la date de leur évaluation de performance. Ainsi, ils auront le temps de se préparer et de prendre des notes avant leur entretien individuel. De votre côté, vérifiez que votre emploi du temps est assez flexible aux alentours de la plage horaire de l’évaluation: certaines rencontres durent plus longtemps que prévu et ne doivent pas être raccourcies faute de temps.

Comme pour tous les autres aspects de la gestion des ressources humaines, la communication est essentielle. N’oubliez pas d’envoyer un rappel à vos employés deux jours avant la rencontre d’évaluation afin qu’ils puissent libérer leur emploi du temps si nécessaire.

Maintenant que tout le monde est dans la boucle, il est temps d’examiner les données et les notes que vous avez recueillies pour en tirer des commentaires que vous utiliserez pendant l’évaluation.

Si vous remarquez un problème récurrent, réfléchissez à des moyens pour le surmonter. D’autre part, n’oubliez pas de mentionner tout accomplissement ou progrès que l’employé a accompli au cours de l’année. Les commentaires constructifs et les mots de reconnaissance sont vos meilleurs alliés pour une évaluation efficace.

N’hésitez pas à lire notre article pour obtenir des exemples de commentaires constructifs à partager avec vos employés!

Vous avez rédigé votre courte liste de commentaires? Parfait : maintenant que vous avez déterminé ce dont vous allez parler, il est temps de réfléchir à comment vous voulez en parler.

Le but n’est pas de préparer un discours de A à Z, mais de vous assurer que votre ton n’est pas blessant, froid ou agressif. Récapitulez rapidement ce que vous voulez aborder dans les grandes lignes et mettez-vous à la place de l’employé : comment recevriez-vous ces remarques si vous vous trouviez de l’autre côté de la table? 

Si votre discours vous paraît bien élaboré et constructif et votre attitude positive, vous êtes fin prêts. En revanche, si vos paroles risquent d’offenser ou de stresser votre employé, il est temps de procéder à quelques ajustements.

La préparation est essentielle, mais n’abandonnez pas pour autant votre authenticité :

Si vous vous préparez trop méticuleusement, votre discours risque de paraître robotique ou forcé, ce qui rendra les commentaires plus difficiles à accepter. Ayez un plan des sujets que vous souhaitez aborder, mais faites preuve d’empathie et n’ayez pas peur de changer de cap.

Par exemple, un employé peut ne pas respecter les normes de l’entreprise. C’est une pilule difficile à avaler, surtout s’il est par la suite confronté à des mesures correctives ou disciplinaires. S’il prend mal la nouvelle et a besoin de temps pour la digérer, ne le submergez pas avec une liste de commentaires négatifs.

Au contraire, parlez-en. Demandez-lui ce qu’il ressent, donnez-lui le temps de réfléchir et laissez-le poser des questions. Assurez-vous qu’il comprend parfaitement tout ce que vous lui dites et qu’il a un plan pour aller de l’avant avant de passer au point ou à la critique suivante. En partageant des commentaires constructifs dans un environnement de collaboration et de soutien, les employés recevront les critiques de manière beaucoup plus positive. Ils prendront également les mesures nécessaires pour s’améliorer sans aucune autre action de votre part. – Andrew Gonzales, Cofondateur et Président de BusinessLoans.com

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Même s’il peut être utile de choisir ses mots à l’avance, l’entretien doit être naturel et se dérouler comme une vraie conversation. Les évaluations ne sont pas un moment où les gestionnaires lisent une liste de courses d’un air monotone. De plus, même si la préparation est essentielle, vous ne saurez jamais à quoi vous attendre, et vous devez donc faire preuve de flexibilité et d’écoute.

C’est pourquoi, à chaque étape de votre préparation, nous vous recommandons de respecter les 4 règles d’or de toute évaluation de performance efficace : Respect, Impartialité, Transparence et Honnêteté.

1. Respect :N’oubliez pas que vous évaluez le rendement d’un être humain, pas d’une machine. Soyez respectueux de ses sentiments, choisissez vos mots avec soin et essayez toujours de trouver des solutions. Surtout, écoutez ce que l’employé a à dire, et n’oubliez pas de souligner ses réussites.
2. Impartialité : Votre évaluation ne doit pas porter sur le caractère de l’employé (sauf si son comportement est réellement problématique) ou sur des questions personnelles. La performance doit être évaluée selon des critères clairs et préétablis et vous devez éviter tout préjugé ou biais de jugement.
3. Transparence : Soyez transparent sur la manière dont vous avez évalué la performance (indicateurs, facteurs, critères) et mentionnez tout problème de productivité que vous avez repéré. N’oubliez pas d’être à l’écoute des réponses et des éventuelles plaintes de votre employé, et cherchez à trouver des solutions ensemble.
4. Honnêteté : Les commentaires positifs et les signes de reconnaissance sont cruciaux. L’honnêteté l’est tout autant! Si quelque chose doit être dit, dites-le. Les évaluations de performance sont le meilleur moment pour aborder des sujets épineux. N’ayez pas peur du débat, tant qu’il est productif et respectueux.

Avec ces règles d’or en tête et tous nos conseils précédents, vous êtes plus que prêt à aborder efficacement l’évaluation annuelle de vos employés!