Modèle Excel & Google Sheet de planning de congés gratuit

Définissez vos besoins opérationnels, communiquez-les à vos équipes et demandez à vos employés de poser leurs congés en avance (ou de ne pas en poser pendant des périodes spécifiques de l’année).

Si les membres de l’équipe ne peuvent pas prendre de vacances aux mêmes dates, assurez-vous que tous les collaborateurs soient au courant du fonctionnement de planification des congés. Organisez des rencontres pour programmer les congés en respectant les disponibilités de chacun et en vous alignant sur la réalité de l’équipe et l’entreprise.

Pour éviter les conflits liés aux vacances, communiquez et rappelez fréquemment la politique de l’organisation en matière de gestion des congés. Définissez combien de jours en avance les congés doivent être posés afin d’être étudiés et approuvés. Assurez-vous de la cohésion d’équipe dans le partage des jours de congés afin d’éviter au maximum le refus des demandes de vacances.

Rappelez-vous qu’une fois un congé approuvé, il est de mauvais ton de l’annuler à cause d’un imprévu organisationnel ou d’une mauvaise évaluation des besoins et du calendrier de vacances. Prenez le temps d’étudier chaque demande à l’avance afin que chaque employé puisse profiter de ses congés en toute tranquillité.

Les logiciels de gestion des absences permettent à chaque employé d’accéder à sa banque de temps et à ses demandes de congés en libre-service, et ce en quelques clics. Les calendriers de vacances de l’entreprise et de l’équipe sont également disponibles pour gagner en visibilité sur la planification des vacances par département. De plus, les approbations des congés se font en quelques secondes, et les calculs sont automatisés afin d’éviter les conflits, les délais de validation et les échanges de courriels.

Malgré tous vos efforts pour planifier efficacement les absences de vos employés, vous ferez face un jour ou l’autre à des absences non planifiées ou posées en urgence.

Pour relever ce défi, assurez-vous d’avoir une équipe soudée et flexible qui sera capable de rester productive en l’absence du collègue concerné. Évitez de surcharger vos équipes et ré-organisez la répartition des tâches en fonction des urgences et des besoins actuels. Si la situation s’apparente à de l’absentéisme, les KPI et rapports RH peuvent vous aider à identifier la situation et à la résoudre stratégiquement.

Il est essentiel d’avoir un calendrier de vacances partagé à l’ensemble de l’équipe, du département ou de l’organisation. Ce tableau doit être accessible par tous les employés, et renvoyé par courriel groupé au début de la période des vacances estivales, par exemple.

N’hésitez pas à renvoyer la politique de congés appliquée dans votre organisation pour rappeler à tous vos collaborateurs quelles sont les bonnes pratiques à appliquer. Enfin, encouragez vos employés à communiquer leurs dates de congés à leurs collègues en avance, et à programmer des courriels et messages d’absence pour éviter les demandes impromptues et les incompréhensions.