Processus de recrutement : comment simplifier les étapes

Quelle que soit votre réalité organisationnelle, voici les étapes du processus de recrutement à ne pas manquer pour dénicher les meilleurs talents et faire le meilleur choix stratégique pour votre entreprise :

Avant de partager les postes à pourvoir aux candidats potentiels, vous devez procéder à une analyse stratégique de vos besoins internes en recrutement. Commencez par discuter en amont avec les acteurs principaux du recrutement (responsable des ressources humaines, directeur de département, gestionnaire d’équipe, etc.) pour définir leurs attentes et priorités. Il est toujours pertinent de vous poser les questions suivantes :

• Quelles sont les principales qualités que vous recherchez chez votre nouveau collaborateur?
• Quelles sont les compétences techniques et non-techniques qui manquent à votre organisation et à votre équipe?
• Quel besoin organisationnel l’embauche va-t-elle combler? Est-ce que le recrutement est urgent ou peut-il prendre plus de temps?
• Quel est le salaire maximum que vous pouvez offrir à la nouvelle recrue?
• Souhaitez-vous que le recrutement soit particulièrement axé sur l’adéquation avec la culture de l’entreprise?

Cette première étape vous permet d’avoir un plan de description de poste bien défini, mais aussi de déterminer les limites, les attentes et les délais associés au recrutement. Même si l’embauche est urgente, prenez le temps de vous poser les bonnes questions pour mettre un place une stratégie de recrutement efficace et éviter de perdre du temps par la suite.

Maintenant que vous avez une idée précise du profil recherché, vous pouvez rédiger et partager votre offre d’emploi aux candidats potentiels. Celle-ci peut être diffusée sur la page carrière de votre site web, mais aussi sur tous les sites d’emploi pertinents pour votre secteur d’activité (LinkedIn, site de recrutement spécialisé, etc.).

Concentrez vos efforts sur les plateformes où vous trouverez les profils de candidats les plus adaptés à votre recherche, et n’oubliez pas d’inclure les éléments suivants dans votre fiche de poste :

• Les compétences techniques et expériences professionnelles attendues;
• Les responsabilités et tâches associées au poste;
• Le lieu et les conditions de travail spécifiques à l’emploi;
• L’environnement de travail et les avantages sociaux offerts par l’entreprise;
• Une description de votre mission et de vos valeurs organisationnelles;
• Quelques précisions sur la suite du processus le cas échéant.

La rédaction et le partage d’une description de poste représente une belle occasion de faire briller la marque employeur de votre entreprise : prenez le soin de détailler l’offre d’emploi pour attirer les meilleurs talents!

Lorsque vous aurez reçu suffisamment de candidatures suite à la diffusion de votre offre d’emploi, vous serez en mesure d’analyser chaque CV et lettre de motivation pour déterminer s’ils correspondent à vos besoins précédemment définis.

Cette étape constitue également le moment idéal pour inviter les candidats qui vous intéressent à participer à divers tests selon le poste et vos besoins : tests de compétences techniques, linguistiques, informatiques, rédactionnelles, etc. N’hésitez pas à procéder à une première entrevue téléphonique pour exposer plus en détail les étapes à suivre et pour évaluer le premier contact avec la recrue potentielle.

Il est crucial de faire un tri stratégique des candidatures reçues lors de votre processus de pré-sélection: il n’est jamais pertinent d’inviter des candidats qui ne correspondent pas à vos attentes à un entretien d’embauche. En repérant rapidement et efficacement le candidat idéal, vous pourrez consacrer davantage de temps et d’énergie à l’attirer dans votre entreprise.

S’il est important de trier sur le volet les candidats que vous allez rencontrer, vous devez néanmoins prévoir plusieurs entrevues d’embauche avec des talents différents pour vous assurer de ne pas passer à côté de la perle rare. Lors de cette rencontre en personne ou à distance, vous serez en mesure d’évaluer la personnalité du candidat, son savoir-être et ses valeurs professionnelles, mais aussi son alignement culturel avec l’organisation.

L’entrevue de sélection représente aussi une occasion de faire passer des tests supplémentaires au candidat si cela est nécessaire (tests psychométriques, mises en situation, etc.). Soyez prêts à poser les questions d’entrevue les plus pertinentes pour votre entreprise et le poste à pourvoir, et mettez en place une discussion stratégique et constructive pour déterminer quel candidat vous voulez voir rejoindre votre organisation.

Ça y est, le moment est enfin venu : vous avez trouvé la perle rare et vous êtes prêt à lui envoyer une lettre de confirmation de poste. Dans le meilleur des mondes, votre premier choix acceptera les conditions de travail et le salaire offerts et vous pourrez rapidement lui faire parvenir son contrat de travail. Parfois, des discussions plus approfondies et des négociations supplémentaires seront nécessaires.

Dans tous les cas, il est important de communiquer avec la future équipe de la recrue pour préparer son onboarding dans l’entreprise. N’oubliez pas de détailler les prochaines étapes de l’intégration dans l’entreprise au nouvel employé, et d’informer les candidats non-retenus de votre décision finale.

Vous l’aurez compris : un recrutement stratégique demande beaucoup de temps et une énergie conséquente. Bien souvent, les organisations n’ont pas les ressources nécessaires pour assurer un processus efficace à chaque étape de l’embauche. Heureusement, il existe des moyens de simplifier les étapes essentielles de votre recrutement :

Saviez-vous que l’une des étapes les plus demandantes d’une embauche, à savoir la collecte et le tri des CV, peut être automatisée?

En effet, l’utilisation d’un logiciel de gestion des candidatures (ATS) permet de centraliser votre CVthèque sur une plateforme et simplifie grandement l’analyse des profils des candidats. En plus, ces solutions permettent d’automatiser les réponses envoyées aux talents, mais aussi la prise de rendez-vous pour les entrevues et l’envoi de courriels tout au long du processus de recrutement.

De nombreux logiciels de recrutement offrent également des fonctionnalités de multi-diffusion sur de nombreux sites d’emploi et réseaux sociaux et des possibilités de synchronisation avec votre page carrière pour un gain de temps et d’efficacité tout au long du processus.

Si vous recrutez régulièrement de nouveaux employés dans votre entreprise, il peut être judicieux de créer des gabarits de descriptions de poste pour gagner du temps sur l’étape de création d’offres d’emploi.

Ces modèles peuvent reprendre la description de votre organisation et de sa mission, mettre en valeur votre culture d’entreprise et les avantages que vous offrez à vos collaborateurs, et illustrer votre image de marque pour être rapidement reconnus par les candidats potentiels. Par la suite, vous n’aurez qu’à modifier quelques points clés sur chaque description de poste, vous permettant de gagner un temps précieux sur vos processus d’embauche.

Si les logiciels de gestion des candidatures offrent souvent des fonctionnalités de collaboration pour les recruteurs, vous pouvez également encourager le travail d’équipe sur un mandat de recrutement en utilisant une plateforme de gestion des projets.

Ainsi, les ressources qui disposent de plus de temps pour compléter une étape clé du processus peuvent prendre le relais, évitant les délais et les oublis dans votre recrutement.

Si vous utilisez régulièrement des tests dans votre processus d’embauche, il peut être judicieux d’automatiser leur envoi aux candidats qui vous intéressent lorsque le moment est venu. Avec une solution de tests psychométriques efficace, par exemple, vous pourrez envoyer le test de présélection au talent en un clic, et être notifié de la réception des résultats directement par courriel.

Cette optimisation est particulièrement pertinente si vous recrutez régulièrement des candidats qui doivent répondre aux mêmes exigences techniques, linguistiques ou comportementales.

Avoir une bonne connaissance de vos besoins et exigences stratégiques peut vous permettre de créer une grille de notation des candidats standardisée à l’échelle de l’entreprise. Ce faisant, vous gagnez du temps sur vos processus de sélection en déterminant si les candidats évalués et rencontrés correspondent à votre liste de critères préalablement établis.

Bien entendu, chaque poste ne requiert pas les mêmes compétences et qualités, mais vous pouvez personnaliser votre grille de notation le cas échéant pour rester efficace et faire des choix stratégiques rapidement.

Un bon processus de recrutement prend du temps et s’inscrit dans une optique d’attraction et de rétention des talents. Même si vos besoins sont urgents, il est essentiel de suivre chacune des étapes clés pour faire le meilleur choix d’embauche pour votre équipe et votre entreprise.

Pour optimiser moderniser vos processus, optez pour notre logiciel de gestion des candidatures complet : de la multi-diffusion de vos offres d’emploi au tri intelligent des CV en passant par l’automatisation des communications au candidat, Folks ATS vous fait gagner du temps et de l’efficacité tout au long du recrutement!