Évaluation de probation : modèle & 3 scénarios à envisager

Article

Morgane Lança

5 août 2024

La probation d’une nouvelle recrue est une étape essentielle pour l’employeur comme pour l’employé. Pendant cette période (qui s’étend souvent de 3 à 6 mois), les deux parties peuvent évaluer leur compatibilité pour le poste et l’entreprise. Si l’employeur évalue les compétences et l’adéquation avec les attentes, l’employé apprend à connaître la culture organisationnelle et détermine s’il peut se projeter dans son nouveau rôle et dans sa nouvelle entreprise.

Dans cet article, nous vous partageons les 3 scénarios à envisager à la fin de la période de probation, des conseils pratiques à mettre en place pour chaque situation, ainsi qu’un modèle d’évaluation de fin de probation à utiliser dans votre entreprise.

Scénario 1 : Confirmation du poste

Dans le meilleur des mondes, le nouvel employé répond à vos attentes, se plaît dans sa nouvelle équipe et son rôle, et vous souhaitez tous les deux poursuivre votre collaboration.

Pendant l’entretien de probation, vous devez souligner les compétences, qualités et attitudes que vous appréciez chez l’employé. Prenez aussi le temps de définir des pistes d’amélioration, des opportunités de développement et de formation, et les attentes et objectifs pour les prochains mois.

La plupart du temps, selon votre politique d’entreprise et les spécificités de votre contrat de travail, le nouvel employé aura désormais droit aux avantages sociaux offerts par votre entreprise. N’oubliez pas détailler les étapes à suivre pour accéder à ces avantages. Par la suite, continuez à favoriser l’intégration de l’employé à son équipe et dans l’organisation. Après tout, les statistiques démontrent que les premiers mois dans un nouveau poste jouent un rôle crucial dans la rétention des employés!

Scénario 2 : Prolongation de la période de probation

Si une recrue ne répond pas à toutes vos attentes, ou si vous considérez que leur période de probation ne leur a pas laissé le temps de révéler leur plein potentiel, vous pouvez choisir de prolonger sa probation. En règle générale, cette prolongation s’étend de 1 à 3 mois.

Bien entendu, le but est de parvenir à une compatibilité à la fin de la prolongation. Concentrez donc vos efforts sur l’évaluation de fin de probation et détaillez les points à améliorer avant le prochain entretien. Préparez votre rencontre à l’avance pour partager une rétroaction constructive qui aidera l’employé à atteindre ses objectifs et à comprendre les raisons qui motivent votre décision de prolonger la probation.

La prolongation d’une période de probation peut causer de l’anxiété ou de la frustration pour les employés concernés (indécision, stress, non-accès aux avantages sociaux, etc). Il est important de prendre le temps de souligner leurs qualités, votre volonté de parvenir à une confirmation de poste, et le caractère temporaire de la situation.

Scénario 3 : Rupture de la probation et cessation du contrat de travail

Malheureusement, toutes les embauches n’aboutissent pas toujours à un dénouement positif.

Si l’employé ne correspond pas à vos attentes, fait preuve d’une attitude négative ou ne s’améliore pas malgré votre partage de feedback, vous pouvez mettre fin à votre relation professionnelle.

Dans ce cas, faites preuve de tact et de respect, et justifiez votre décision en exposant les raisons de l’incompatibilité professionnelle. Évitez les attaques personnelles et concentrez-vous sur les faits pour mener l’entretien de probation dans l’environnement le plus sain et respectueux possible.

Par la suite, il est essentiel de communiquer avec l’ancienne équipe de l’employé concerné par la rupture de probation afin de les rassurer sur la situation tout en préservant la confidentialité de chacun.

Obligations de l’employeur dans chaque situation

L’employeur a des obligations à respecter lors de la probation, mais aussi à la fin de cette période :

Confirmation de poste

Dans le cas d’une confirmation du poste, l’employé accède la plupart du temps aux avantages sociaux de l’entreprise. L’employeur doit lui fournir des instructions sur les modalités pour bénéficier de ces avantages. Il doit également confirmer ou mettre en place les attentes liées au rôle de l’employé.

Nous recommandons également, à ce stade, de présenter l’employé sur les réseaux sociaux en annonçant son arrivée et en partageant des faits saillants sur sa personnalité et son parcours professionnel. Il est également important de poursuivre les efforts d’intégration du nouvel employé à l’équipe pour assurer une collaboration saine et productive.

Prolongation de probation

Puisque l’employé demeure en probation, les obligations de l’employeur ne changent pas. Néanmoins, nous vous conseillons de vous assurer que la période de prolongation soit utile en optimisant vos pratiques de gestion et de formation et en communiquant vos attentes et votre rétroaction en continu.

De plus, bien que la probation puisse être prolongée plusieurs fois, cette situation peut représenter une source de stress et de mécontentement pour l’employé, en plus de l’empêcher d’accéder aux avantages sociaux offerts par l’entreprise. Il est donc préférable de prendre une décision claire et définitive à la fin de la prolongation.

Cessation du contrat de travail

Dans cette situation, l’employeur doit partager les raisons justifiant l’incompatibilité ou le manque de compétences attendues pour le rôle, mais aussi fournir tous les documents nécessaires dans la gestion du départ de l’employé, notamment pour lui permettre d’accéder aux prestations d’assurance-emploi le cas échéant.

N’oubliez pas que les situations de congédiement peuvent impacter votre marque employeur et la réputation de votre entreprise : soyez transparent et respectueux et fournissez tous les documents et renseignements dont l’employé a besoin pour clore votre relation professionnelle sur une bonne note.

Évaluation de probation : conseils et modèle gratuit

Il n’est pas toujours évident de mener une évaluation de fin de probation efficace et constructive. Quel que soit le contexte, voici des conseils pratiques à suivre pour assurer un entretien bénéfique pour votre entreprise comme pour l’employé évalué :

1. Définissez des objectifs clairs dès le départ

Pour une évaluation juste et efficace, les employés doivent savoir sur quels critères ils vont être jugés. Définir des objectifs clairs dès les premières semaines de l’accueil leur donnera toutes les chances de répondre aux attentes et d’améliorer leur compréhension de leur rôle et de leurs responsabilités.

Ces objectifs représentent le fil conducteur de votre évaluation, et vous permettront de justifier vos décisions peu importe le contexte de fin de probation. Lors de la mise en place de ces cibles, vous devez trouver un équilibre entre le besoin d’évaluer en profondeur le profil et les compétences de la recrue, et l’importance de lui laisser le temps de s’acclimater à son nouvel environnement de travail. Soyez exigeant, mais pas trop, afin de vous assurer de la compatibilité de l’employé sans le décourager pendant sa période d’accueil et d’intégration.

2. Préparez votre évaluation de fin de probation à l’avance

Avant la date prévue de l’évaluation, vous devez rassembler toutes les informations dont vous avez besoin pour partager une rétroaction constructive avec l’employé. Prenez le temps d’étudier tous les éléments dont vous disposez, comme le ressenti de ses collègues, les notes prises sur sa performance et son attitude, etc.

Choisissez aussi la méthode d’évaluation que vous allez utiliser pendant l’entretien, en fonction du rôle et de votre secteur d’activité. En règle générale, les évaluations de fin de probation sont complétées en fonction de critères traditionnels (attitude, ponctualité, compétences techniques, etc.) pour jauger les qualités et compétences de l’employé, et lui laisser le temps de poursuivre des objectifs plus stratégiques dans le futur.

3. Soyez précis et transparent pendant l’entretien

L’entretien de fin de probation devrait encourager le dialogue entre gestionnaires et employés. Peu importe la décision finale, faites preuve de respect et d’écoute. Encouragez l’employé à partager leur ressenti et leur rétroaction, notamment sur la qualité de leur expérience d’intégration.

Il est important de fournir des exemples concrets des forces et des faiblesses de l’employé afin d’identifier des pistes d’amélioration et de justifier les résultats de l’évaluation. Soyez clair et précis dans vos arguments pour que vos remarques et attentes soient compréhensibles.

Assurez-vous d’être impartial et d’offrir à chaque employé la même expérience de probation et d’évaluation. Bien entendu, vous devez aussi préserver la confidentialité de l’évaluation de fin de probation et de ses résultats.

4. Documentez le processus d’évaluation de fin de probation

Prenez le temps d’étudier les résultats de l’évaluation de fin de probation, notamment les remarques partagées par l’employé, afin d’optimiser vos processus dans le futur. Faites un résumé des points essentiels couverts pendant l’entretien et des actions à poser dans les prochaines semaines selon la situation (confirmation de poste, prolongation, ou cessation de contrat). Si vous avez des documents à partager avec l’employé ou de nouvelles rencontres à programmer à la suite de l’entretien, créez une check-list de tâches à compléter pour vous assurer de ne rien oublier.

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Quel que soit le scénario de fin de probation, il est essentiel pour l’employeur d’en tirer des leçons pour le futur. Les évaluations de probation représentent de belles opportunités pour améliorer les processus de recrutement, d’intégration et de formation des nouveaux employés. La rétroaction des nouvelles recrues et votre expérience vous permettront en effet de prendre de meilleures décisions stratégiques.

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