4 bonnes raisons d'utiliser la signature électronique

signature électronique
Morgane Lança
12 septembre 2022

Vous avez très certainement déjà entendu parler des contrats dématérialisés et de leur importance croissante, particulièrement au sein des entreprises. 

Les contrats papiers ne sont plus toujours adaptés à notre réalité. Le télétravail nous pousse de plus en plus à dématérialiser nos processus de gestion et les impressions, les scans et l’archivage des dossiers papiers font de moins en moins partie de notre quotidien.

Les contrats dématérialisés et la signature électronique représentent donc des alternatives adaptées à l’évolution de la gestion administrative. En quoi consiste la signature électronique et quels sont ses avantages concrets pour votre entreprise? Vous trouverez les réponses à toutes vos questions dans cet article.

Qu’est-ce qu’une signature électronique?

La signature électronique est l’équivalent juridique d’une signature manuscrite pour un document dématérialisé. Elle fonctionne via un certificat numérique sécurisé qui permet d’authentifier le signataire, de s’assurer que le contrat n’a pas été altéré, et que la signature n’a pas été falsifiée. Reconnue par la loi dans de nombreux pays, la signature numérique prend de l’ampleur du fait de son accès dématérialisé, qui facilite la signature de documents à distance de façon rapide et sécurisée.

Avantages de la signature électronique pour votre entreprise

Maintenant que vous en savez un peu plus sur la signature électronique, vous vous questionnez sûrement sur les raisons pour lesquelles vous devriez inclure cette solution de signature dans vos processus de gestion.

Nous avons rassemblé pour vous les 4 principaux avantages de la dématérialisation de vos contrats et de l’adoption de la signature numérique dans votre organisation.

1) Gain de temps quotidien

Le principal avantage des signatures électroniques, c’est de bénéficier d’un gain de temps précieux au quotidien. En simplifiant les étapes liées à la signature des contrats, on s’épargne le temps nécessaire pour l’impression et le scan des documents, ainsi que les délais parfois importants pour que les signataires apposent leur signature manuscrite.

De plus, les envois et les rappels aux signataires sont automatisés pour pallier tout oubli ou retards inutiles pour les signatures, et vous éviter le casse-tête des courriels de relance. En adoptant la signature numérique, vous n’aurez plus à attendre un retour tardif de vos employés et à leur rappeler constamment de consulter et de signer leurs contrats. Vous serez également informé de la signature des documents directement sur votre plateforme.

Tout ce temps gagné sur les tâches administratives pourra être mis à contribution pour vous concentrer sur des aspects plus stratégiques de votre gestion des ressources humaines!

2) Économies d’argent et d’espace

Le cauchemar de l’archivage et du classement peut enfin prendre fin avec la signature électronique. Dites adieu aux longues minutes passées à chercher un contrat papier en particulier, au milieu d’une tonne de paperasse et de classeurs! En plus, le contrat dématérialisé entraîne un gain d’espace important, surtout quand nos bureaux ont un espace limité ou que les armoires d’archives débordent déjà de documents. En optant pour ce processus de signature, vous verrez rapidement un effet positif sur la place gagnée dans vos locaux et la réduction des piles de papiers sur votre bureau.

En parlant de format papier : les contrats traditionnels peuvent coûter cher en temps et en erreurs et oublis à corriger. La signature électronique, c’est aussi un moyen simple et efficace de réduire votre consommation de papier, d’économiser sur les frais d’encre pour vos imprimantes, bref, d’éviter des dépenses superflues pour se concentrer sur l’essentiel. Encore mieux : ces économies de papier font du bien à la planète. Allier économie et écologie, c’est tout simplement le meilleur des compromis!

3) Accès simple et sécurisé

Un des grands avantages de la signature électronique, c’est qu’elle est facile à utiliser par et pour tous. Rien de compliqué à assimiler : il suffit d’accéder à son contrat et d’y apposer sa signature numériquement, sur les documents d’accueil et d’intégration par exemple. Tout simplement!

L’accès au contrat dématérialisé peut se faire via un lien envoyé par courriel qui redirige directement le signataire vers la plateforme et le document concernés. Vos employés adopteront vite les bons réflexes et pourront signer les contrats que vous leur faites parvenir en une poignée de minutes. Les documents seront d’ores et déjà classés dans votre plateforme, et accessibles à tout moment. Rien de plus simple, et de quoi réjouir à la fois le département des ressources humaines, les gestionnaires, et les employés.

Si vous avez des doutes concernant la confidentialité et la sécurité des contrats dématérialisés, n’ayez crainte. La signature électronique est reconnue par la loi du fait de son niveau de sécurité identique à la signature manuscrite. En réalité, la signature numérique est sécuritaire et son authenticité est vérifiée. Une signature électronique n’est également pas réutilisable (utilisation d’une empreinte ou code unique à chaque signature) pour une sécurité renforcée. Une fois signé, le document est inaltérable et irrévocable, tout comme un contrat papier.

Les données liées à vos contrats seront centralisées, ce qui vous évitera également les pertes d’informations entraînées par d’éventuels papiers égarés ou jetés par erreur. De plus, le contrat sera accessible uniquement à son expéditeur et au signataire, ce qui en garantit la confidentialité totale et un niveau de sécurité très élevé.

4) Modernité et flexibilité

Comme nous l’avons précédemment mentionné, la signature électronique représente l’alternative idéale aux contrats traditionnels en cette période marquée par l’expansion du télétravail et du travail hybride. Les gestionnaires tout comme les employés n’ont pas toujours accès aux outils nécessaires à la signature d’un contrat papier – imprimante, scanner… – et trouver des solutions pour pallier ce manque leur fera perdre un temps considérable, qu’ils pourraient passer à accomplir des tâches plus utiles.

Si la signature numérique est plus adaptée à la transformation digitale actuelle, elle représente surtout un marqueur de flexibilité au sein de votre organisation. En adaptant vos pratiques de gestion à l’activité à distance, vous montrerez à vos employés en télétravail que vous tenez à leur offrir des outils accessibles à leur réalité professionnelle. Ils ne seront plus pénalisés par leur lieu de travail. Pour les employés au bureau, cet accès simplifié et flexible sera tout autant apprécié : possibilité de signer les contrats chez eux entre deux tâches, et sans risque d’oublier le document papier à la maison à leur retour au travail. Autre avantage : votre entreprise sera plus attrayante pour les nouvelles générations de travailleurs, qui recherchent des processus numériques améliorés dans leur cadre de travail.

Maintenant, imaginez que ce processus flexible soit directement disponible et facilement utilisable dans le SIRH de votre entreprise. Vos employés pourraient signer tous leurs contrats à distance, et ce en quelques clics. La signature des contrats ne représenterait donc plus jamais un casse-tête quotidien et chronophage!

Pour cela, pas besoin d’aller chercher plus loin : chez Folks, nous avons intégré une solution de signature électronique à notre logiciel de gestion des ressources humaines afin de vous faire profiter de tous les avantages liés à la dématérialisation des contrats.

Rappels automatisés, gain de temps, accès à tous les contrats via votre tableau de bord RH, facilité d’accès pour tous les signataires… En centralisant toutes vos données RH sur notre plateforme intuitive, vous bénéficierez de toutes ces fonctionnalités, et bien plus encore.

Convaincu des avantages de la signature électronique?

Implantez-la facilement dans votre entreprise avec la solution de signature de Folks RH!

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