La centralisation des informations en ressources humaines

« Chez les clients qu’on accompagne, Folks RH est un logiciel qu’on adore implanter parce qu’il permet de centraliser sur la même plateforme toutes les informations pertinentes à la gestion des ressources humaines, dont, pour n’en citer que quelques-uns, les dossiers d’employés, les évaluations de rendement ainsi que les demandes de congés et de vacances et la bonne gestion des absences. » – Cynthia Cowan, Académie GRH

Les dossiers d’employés sont facilement accessibles et font gagner un temps considérable sur les tâches administratives et la gestion des données.

Les employés peuvent mettre à jour et modifier leurs données personnelles eux-mêmes en quelques clics, ce qui entraîne un gain de temps considérable pour le département RH ainsi que pour les employés concernés, qui gagnent en autonomie. Avec cette responsabilisation de gestion de tous les acteurs de l’entreprise, ceux-ci se sentent plus impliqués, et la fonction RH peut se concentrer sur les aspects plus stratégiques de son rôle. En somme, tout le monde se facilite la vie et y gagne son compte!

Les dossiers d’employés comportent également les indicateurs de performance de chaque employé (leur banque de temps accumulé/utilisé, leurs heures supplémentaires, leur temps de formation, ainsi que les éventuels accidents, par exemple).

La banque de congés est mise à jour en temps réel et il est donc plus facile pour les employés de faire leurs demandes de congés avec ces informations regroupées et régulièrement mises à jour. L’employée peut effectuer sa demande en quelques clics, sans risquer de se tromper sur le nombre de jours de congés qu’il peut ou ne peut pas prendre.

La gestion des absences est également facilitée avec ce module, et cette centralisation de toutes les données sur un logiciel permet une analyse détaillée et rapide. Une fois de plus, il s’agit d’un outil très pratique pour gagner du temps, de l’efficacité, et responsabiliser les employés tout en étant transparent concernant les jours de congés et leur validation.

Grâce à un outil de recherche détaillé, ce module permet d’avoir une vision d’ensemble du rendement global de l’organisation, mais aussi plus précisément de la productivité par département ou par employé.

Les évaluations annuelles, trimestrielles ou mensuelles pour chaque employé sont conservées de manière à voir une progression dans le temps – on peut même ajouter des pièces jointes dans cet onglet pour conserver des évaluations plus détaillées.

Le gestionnaire peut donc accéder en tout temps aux évaluations de rendement de son département et garder un œil sur l’évolution globale de l’équipe. Il est ainsi beaucoup plus aisé de repérer rapidement et clairement les problématiques auxquelles fait face l’entreprise, et de les résoudre au plus vite. 

L’employé peut également accéder rapidement à une rétrospective de son progrès professionnel sur l’année ainsi qu’identifier les points à améliorer sur la période en cours. Un outil utile pour la transparence et la productivité de l’organisation, le module de gestion de la performance deviendra vite un outil indispensable au département RH.

Avec Folks RH, vous pouvez créer des tableaux de bord et des rapports RH, par exemple en consignant les raisons des absences ou des départs d’employés. Ces statistiques sont utiles quand vient le moment de prendre de meilleures décisions stratégiques en réaction à certaines problématiques. Elles représentent également une aide inestimable pour améliorer la rétention du personnel, ainsi que pour identifier les éventuels problèmes liés aux taux d’absentéisme et au taux de roulement des employés.

Si la question de la confidentialité de vos informations vous inquiète, pas de panique!

Il est possible de déterminer des niveaux de sécurité pour chacun des documents ajoutés sur Folks RH afin que seulement des personnes spécifiques aient accès aux informations confidentielles. La centralisation des données reste donc sécuritaire pour les informations des employés et adaptée aux différents départements de l’organisation, tout en permettant un accès à toutes les données regroupées aux personnes qualifiées.

Une seule solution pour profiter des bienfaits de la centralisation des informations RH : optez pour un SIRH pour votre entreprise!

Revenons sur quelques-uns des avantages de la centralisation des informations, en bref :

• Facilité d’accès;
• Sécurisation des données;
• Gain en productivité;
• Transparence;
• Augmentation de la qualité des services RH aux employés;
• Simplification de l’interprétation des données.

Pour résumer, investir dans un SIRH vous permettra de structurer votre département des ressources humaines, que vous soyez une entreprise en pleine croissance ou déjà bien établie. En optant pour la centralisation des informations en ressources humaines, vous en sortirez assurément gagnant sur toute la ligne. 

Merci à Cynthia Cowan d’Académie GRH pour son aide précieuse sur la rédaction de cet article.