La centralisation des informations en ressources humaines

Morgane Lança
6 août 2021
Article

Vous avez des employés qui sont sous la responsabilité de différents superviseurs? Chacun d’entre eux a sa façon bien à lui de gérer les dossiers d’employés et certaines informations finissent par se perdre? Pourquoi ne pas mettre la technologie au service de la productivité de vos différents départements en centralisant les informations RH. 

Avec le télétravail et la nécessité d’implanter des solutions qui offrent la possibilité de travailler de façon collaborative à distance, les entreprises prennent d’importants virages numériques. Les départements de ressources humaines ne doivent pas faire exception. Nous nous pencherons dans cet article sur la question de la centralisation des ressources humaines par le biais des systèmes d’information de gestion des ressources humaines (SIRH), et nous vous présenterons quelques-uns des nombreux avantages de cette stratégie RH pour votre organisation. 


« Chez les clients qu’on accompagne, Folks RH est un logiciel qu’on adore implanter parce qu’il permet de centraliser sur la même plateforme toutes les informations pertinentes à la gestion des ressources humaines, dont, pour n’en citer que quelques-uns, les dossiers d’employés, les évaluations de rendement ainsi que les demandes de congés et de vacances et la bonne gestion des absences. » – Cynthia Cowan, Académie GRH

Dossiers d’employés


Les dossiers d’employés sont facilement accessibles et complets, et font gagner un temps considérable sur les tâches administratives et la gestion des données.

Les employés peuvent mettre à jour et modifier leurs données personnelles eux-mêmes en quelques clics, ce qui entraîne un gain de temps considérable pour le département RH ainsi que pour les employés concernés, qui gagnent en autonomie. Avec cette responsabilisation de gestion de tous les acteurs de l’entreprise, ceux-ci se sentent plus impliqués, et la fonction RH peut se concentrer sur les aspects plus stratégiques de son rôle. En somme, tout le monde se facilite la vie et y gagne son compte!

Les dossiers d’employés comportent également les indicateurs de performance de chaque employé (leur banque de temps accumulé/utilisé, leurs heures supplémentaires, leur temps de formation, ainsi que les éventuels accidents, par exemple).

Demandes de congés et de vacances


La banque de congés est mise à jour en temps réel et il est donc plus facile pour les employés de faire leurs demandes de congés avec ces informations regroupées et régulièrement mises à jour. L’employée peut effectuer sa demande en quelques clics, sans risquer de se tromper sur le nombre de jours de congés qu’il peut ou ne peut pas prendre.

La gestion des vacances est également facilitée avec ce module, et cette centralisation de toutes les données sur un logiciel permet une analyse détaillée et rapide. Une fois de plus, il s’agit d’un outil très pratique pour gagner du temps, de l’efficacité, et responsabiliser les employés tout en étant transparent concernant les jours de congés et leur validation.

Évaluations de rendement


Grâce à un outil de recherche détaillé, ce module permet d’avoir une vision d’ensemble du rendement global de l’organisation, mais aussi plus précisément de la productivité par département ou par employé. 

Les évaluations annuelles, trimestrielles ou mensuelles pour chaque employé sont conservées de manière à voir une progression dans le temps – on peut même ajouter des pièces jointes dans cet onglet pour conserver des évaluations plus détaillées. 

Le gestionnaire peut donc accéder en tout temps aux évaluations de rendement de son département et garder un œil sur l’évolution globale de l’équipe. Il est ainsi beaucoup plus aisé de repérer rapidement et clairement les problématiques auxquelles fait face l’entreprise, et de les résoudre au plus vite. 

L’employé peut également accéder rapidement à une rétrospective de son progrès professionnel sur l’année ainsi qu’identifier les points à améliorer sur la période en cours. Un outil utile pour la transparence et la productivité de l’organisation, le module d’évaluation de rendement deviendra vite un outil indispensable au département RH.


Ces modules sont des exemples pertinents de l’intérêt de la centralisation des informations en ressources humaines dans votre entreprise. Et si la question de la confidentialité vous inquiète, pas de panique!

Il est possible de déterminer des niveaux de sécurité pour chacun des documents ajoutés sur Folks RH afin que seulement des personnes spécifiques aient accès aux informations confidentielles. La centralisation des données reste donc sécuritaire pour les informations des employés et adaptée aux différents départements de l’organisation, tout en permettant un accès à toutes les données regroupées aux personnes qualifiées.

 

Nous pouvons évoquer un autre module démontrant parfaitement l’utilité de la centralisation des informations en ressources humaines. Avec Folks RH, il vous est en effet possible de créer des tableaux de bord et des statistiques, par exemple en consignant les raisons des absences ou des départs d’employés. Ce genre de statistiques peuvent être de précieux outils quand vient le moment de prendre de meilleures décisions de gestion en réaction à certaines problématiques. Elles représentent également une aide inestimable pour améliorer la rétention du personnel, ainsi que pour identifier les éventuels problèmes liés aux taux d’absentéisme et au taux de roulement des employés. Cet exemple prouve encore une fois que la centralisation des données RH peut avoir des avantages multiples pour votre entreprise, et vous permettre de régler des problèmes organisationnels judicieusement et rapidement, voire anticiper certains soucis de performance avant qu’ils ne s’aggravent.

Une seule solution pour profiter des bienfaits de la centralisation des informations RH : optez pour un SIRH pour votre entreprise!


Revenons sur quelques-uns des avantages de la centralisation des informations, en bref :

  • Facilité d’accès;
  • Sécurisation des données;
  • Gain en productivité;
  • Transparence;
  • Augmentation de la qualité des services RH aux employés;
  • Simplification de l’interprétation des données. 

Pour résumer, investir dans un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) peut vous permettre de structurer votre département des ressources humaines, que vous soyez une entreprise en pleine croissance ou déjà bien établie. En optant pour la centralisation des informations en ressources humaines, vous en sortirez assurément gagnant sur toute la ligne. 

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Merci à Cynthia Cowan d’Académie GRH pour son aide précieuse sur la rédaction de cet article.

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