Idée #1 : Infolettre interne de présentation de la nouvelle recrue
Tout a commencé alors que je faisais mes premiers pas chez Folks. En entrevue, j’avais mentionné à celui qui est aujourd’hui mon employeur que j’étais une personne timide et plutôt introvertie. Quelques jours avant mon entrée en poste, en partie pour m’aider et en partie pour me challenger, il m’a annoncé que mon premier projet consisterait à composer une infolettre destinée à… ma future équipe! Ma seule contrainte? Je devais être le sujet de ladite infolettre. Verdict? Toute l’équipe a adoré le concept, si bien qu’on a décidé de l’intégrer à notre plan d’accueil et d’intégration. Maintenant, tous les nouveaux employés écrivent une courte biographie pour se présenter à leurs collègues par courriel avant leurs premiers jours.
Le plus : cette façon originale de présenter une nouvelle recrue fonctionne tout aussi bien en télétravail!
Pourquoi c’est une bonne idée?
Tout d’abord, l’infolettre, envoyée à l’ensemble du personnel, annonce officiellement l’entrée en poste du nouvel employé. Ainsi, toute l’équipe est mise au courant de la date de son arrivée, de son prénom, etc. L’infolettre est aussi une excellente façon de se présenter à tous au même moment tout en ouvrant la porte à d’éventuelles discussions avec la nouvelle équipe.
Idée #2 : Parrainage
Bien que le parrainage en soi ne soit pas une idée révolutionnaire, il s’agit tout de même d’une bonne pratique avec laquelle il y a toujours moyen d’être créatif!
À la base, il est important de choisir un parrain qui :
- Est un bon employé;
- Possède des compétences interpersonnelles;
- A envie de jouer ce rôle;
- A le temps de jouer ce rôle.
Concrètement, le parrain devient la personne ressource du nouveau collaborateur, ce qui fait que ce dernier saura vers qui se tourner s’il rencontre un problème ou s’il a des interrogations. Le parrain pourra aussi lui parler de l’histoire de la compagnie et de son organigramme, le présenter à l’équipe et l’aider à s’y intégrer, lui faire visiter le bureau, etc.
C’est ici que votre créativité entre en jeu! Pourquoi ne pas donner des missions spéciales à vos parrains? Par exemple, écrire un mot de bienvenue personnalisé à leur filleul, ou encore lui faire découvrir leur restaurant préféré au cours de leurs premières semaines au travail. Les possibilités sont infinies pour faire bonne impression!
Pourquoi c'est une bonne idée?
Ce type d’accompagnement encourage la communication, aide les nouveaux employés à tisser des liens et est toujours très apprécié des collaborateurs, tant les parrains que les parrainés. En effet, le parrainage est une bonne façon d’impliquer les salariés dans la vie de l’entreprise, et, par la même occasion, de renforcer votre marque employeur.
Idée #3 : Chasse au trésor/Questions mystères
Surprenez vos nouveaux employés avec une chasse au trésor qu’il pourront compléter pendant leurs premières semaines chez vous pour se familiariser à votre organisation!
C’est quoi? Une série de tâches et de questions que l’employé devra résoudre en parcourant le bureau et en questionnant ses collaborateurs.
Soyez créatif! A-t-on besoin de le répéter? Dans tout bon processus d’intégration, la créativité est la clé.
Quelques idées
Demandez à chaque employé de composer une question à son sujet pour la chasse au trésor. De cette façon, le nouveau collaborateur en apprendra un peu sur tous ses collègues. Exemples :
- Qui, parmi tous les employés, possède le plus d’animaux de compagnie?
- Qui, dans l’équipe marketing, collectionne les bouchons de liège?
- Qui porte toujours un minimum de 2 paires de bas en hiver?
- Qui a un talent spécial pour créer des décorations de « ballounes »?
Donnez à l’employé un délais pour résoudre la chasse au trésor en lui promettant une surprise s’il y arrive.
Composez des questions au sujet de l’entreprise : la date de sa création, des anecdotes concernant son évolution. Exemples :
- Pourquoi les couleurs de la compagnie sont le bleu et le orange?
- En quelle année fut fondée la compagnie Folks?
- Quelle décision cruciale Sylvain (président) a-t-il eu à prendre lors de la création du logiciel RH?
En contexte de télétravail, il peut être plus difficile d’apprendre à connaître une nouvelle organisation et les employés qui la composent. Cette idée originale facilitera les choses!
Pourquoi c'est une bonne idée?
La chasse au trésor est une excellente alternative à la typique – et nécessaire – présentation de l’entreprise aux nouveaux employés. Je vous garantie qu’ils auront beaucoup plus de plaisir à participer à cette activité et qu’ils retiendront beaucoup plus d’information de cette façon! C’est sans compter le fait que les nombreuses interactions qu’ils seront amenés à avoir avec leurs collaborateurs pour compléter la chasse faciliteront leur intégration à l’équipe.
Idée #4 : Décorer le bureau du nouvel employé
Décorez le bureau de votre nouvel employé pour son premier jour chez vous! Connaissez-vous ses champs d’intérêt? Si oui, vous pouvez vous en servir pour choisir des éléments personnalisés. Vous pourriez aussi lui écrire un mot de bienvenue qu’il verra en arrivant, ou encore lui offrir un petit cadeau comme une boîte de chocolats ou une belle plante verte!
Variante
On a volé la bonne idée d’Etsy, qui offre 150 $ et à ses nouveaux employés pour qu’ils décorent leur bureau à leur goût.
En contexte de télétravail, pourquoi ne pas en profiter pour aider votre nouvel employé à optimiser son espace de travail à la maison avec, par exemple, un deuxième écran, ou encore un clavier ergonomique?
Pourquoi c'est une bonne idée?
C’est bien connu : un environnement de travail sain et confortable favorise la productivité. Un bureau bien décoré, soit par vous ou par vos employés, fera en sorte qu’ils se sentiront bien dans leur lieu de travail et auront envie d’y rester.
Idée #5 : Lunch roulette
Ce concept est assez simple et se décline à toutes les sauces! L’exercice consiste à sélectionner au hasard des employés qui iront dîner ensemble, aux frais de la compagnie. Il pourrait s’agir d’un tirage mensuel parmi l’ensemble du personnel, mais vous pourriez aussi l’intégrer à votre processus d’accueil et intégration en assignant votre nouvelle recrue à un ou plusieurs autres employés choisis au hasard. Votre organisation compte plusieurs divisions? N’hésitez pas à jumeler des employés de différents départements!
Pourquoi c'est une bonne idée?
Qui n’apprécie pas une invitation à dîner? C’est une excellente manière d’accueillir vos nouveaux employés de façon chaleureuse et de les aider à casser la glace rapidement avec leurs collègues!
Maintenant que vous avez la tête pleine d’idées, il est temps de les mettre en application dans votre programme d’accueil! Comme tout bon processus se doit d’être structuré, nous vous suggérons, à cette fin, l’utilisation d’un SIRH. Le module accueil et intégration de Folks vous permet notamment de définir des tâches, de les assigner à différentes personnes et de recevoir des rappels automatisés, vous assurant ainsi qu’elles seront complétées selon l’échéancier prévu.
Qu’en est-il de l’onboarding à distance?
Activités à distance
La pandémie de COVID-19 a entraîné de grands changements organisationnels. Vous avez sûrement eu à accueillir de nouveaux employés à distance, et cette réorganisation de l’onboarding en dehors du bureau peut être déstabilisante.
Cela tombe bien : nos précédentes idées d’accueil sont parfaitement réalisables en contexte de télétravail! Le support et les activités peuvent et doivent être organisés au bureau comme à distance, et les nouveaux employés en télétravail ne devraient pas être moins bien accueillis que leurs collègues.
Vidéos de présentation et d'accueil
Pourquoi ne pas envoyer des vidéos d’accueil à vos nouvelles recrues? Il est important de partager les valeurs de l’entreprise et sa marque employeur, même à distance. Vous pourrez également mettre en valeur les avantages offerts par l’organisation ainsi que l’ambiance de travail au quotidien.
L’équipe de l’employé accueilli peut même se rassembler pour créer une courte vidéo de présentation, afin qu’il fasse rapidement connaissance avec ses collègues et qu’il se sente tout de suite comme chez lui. Chez Folks, c’est ce que nous faisons, et nos nouveaux employés sont fans!
Petits cadeaux par la poste
Autre bonne idée à mettre en place pour l’accueil des nouveaux employés en télétravail : l’envoi de goodies et de petits cadeaux à l’effigie de l’entreprise par voie postale. En prenant le temps de lui d’envoyer un paquet d’accueil à domicile, vous montrerez à votre nouvelle recrue qu’elle fait partie intégrante de votre organisation. Ce genre de petite attention aide grandement à l’intégration et au sentiment d’appartenance des nouveaux collaborateurs.
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Ce texte a été publié originalement le 29 juillet 2019. Il a été mis à jour le 1er novembre 2021.
