Comment bâtir votre plan d'accueil et d'intégration

Les employés bien intégrés sont 69% plus susceptibles de rester trois ans au sein de votre entreprise. Et pour cause : les premières impressions sont essentielles, et votre nouvelle recrue a besoin de pouvoir se projeter dans son cheminement professionnel à vos côtés.

En plus d’augmenter vos taux de rétention, un bon plan d’intégration vous assure d’avoir des employés qui atteindront leur plein potentiel plus rapidement. La mise en place de bonnes pratiques d’onboarding améliore aussi votre marque employeur et votre culture organisationnelle et répond aux attentes des candidats.

Il est temps de bâtir votre plan d’intégration et vous ne savez pas par où commencer? Voici les étapes essentielles à suivre pour un bon processus d’accueil:

1. Définir clairement le processus d’intégration et ses objectifs, les moyens pour y parvenir, les responsables et les échéances;
2. Préparer les documents d’accueil essentiels avant l’entrée au poste;
3. Désigner un mentor ou une personne-ressource qui s’occupera de la bonne réalisation de l’accueil;
4. Personnaliser et adapter le plan au type de poste de la nouvelle recrue;
5. Créer des activités d’intégration (propres à vos valeurs d’entreprise);
6. Préparer l’évaluation de fin de probation à l’issue de la période d’essai en partageant des objectifs et critères clairs avec l’employé.

Pour avoir un fil conducteur dans votre plan d’intégration, vous pouvez utiliser l’exemple de Writecream, qui définit 3 étapes principales pour une bonne intégration : Découverte, Engagement, Rétention.

Vous pouvez désormais classer vos objectifs et activités en fonction de ces critères essentiels et bâtir un plan d’accueil et d’intégration à la fois solide et fluide.

Pour optimiser votre plan d’accueil et d’intégration, pensez à l’automatisation de vos processus. Le module d’onboarding de Folks vous permet de créer des gabarits de plan d’accueil différents selon le type de poste de l’employé, et d’assigner directement des tâches ainsi que leurs échéances. En plus, les rappels sont automatisés pour vous faciliter la vie!

La clé d’une bonne intégration, c’est avant tout la préparation. Anticipez l’arrivée de votre nouvel employé et bâtissez votre plan à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu. Cela vous demandera une bonne dose d’organisation et les outils adéquats.

La première étape consiste à prévenir et impliquer les joueurs concernés par l’onboarding à l’avance afin qu’ils prévoient le temps nécessaire pour bien accueillir le nouvel employé. Ainsi, votre nouvelle recrue sentira que son arrivée est attendue et appréciée!

Autre point essentiel de votre plan d’accueil : l’automatisation des rappels des tâches et échéanciers liés à l’onboarding. Les rappels individuels en personne ou par courriels sont chronophages et souvent peu adaptés au télétravail et à votre emploi du temps déjà chargé.

Pour profiter de ces rappels automatisés, choisissez un logiciel de gestion des ressources humaines qui vous permettra d’optimiser vos processus d’accueil, au bureau comme à distance.

Enfin, il est toujours utile d’avoir sous la main un guide du nouvel employé, mais aussi une checklist d’onboarding pour éviter les oublis. Cela tombe bien : nous vous proposons un modèle gratuit de checklist d’onboarding pour un accueil réussi!

N’attendez pas le dernier moment pour installer l’espace de travail de votre nouvelle recrue. Préparez tout le matériel informatique et les accès dont elle aura besoin, en plus de petits goodies utiles pour marquer son arrivée : stylos et carnets à l’effigie de l’entreprise sont toujours les bienvenus.

Il peut également être intéressant de personnaliser le poste de travail du nouvel employé pour qu’il soit plus accueillant. Pourquoi ne pas l’encourager à amener des objets personnels qui l’aideront à se sentir comme chez lui dès son premier jour?

Pas question pour autant de négliger les nouveaux employés en télétravail : pensez à leur envoyer tous les outils nécessaires ainsi que de petits bonus de bienvenue par la poste. Dans tous les cas, il est important de se tenir prêt à répondre aux besoins matériels des employés pour leur assurer tout le confort dont ils ont besoin!

L’intégration doit être à l’image de votre organisation, et refléter votre culture d’entreprise. De cette façon, votre nouvel employé saura immédiatement à quoi s’attendre concernant l’ambiance et la dynamique de travail.

Profitez de ce moment clé pour faire rayonner votre marque employeur. Vous vous bâtirez ainsi une solide réputation auprès de futurs candidats tout en faisant bonne impression à votre nouvelle recrue. L’onboarding représente l’opportunité parfaite pour :

• Partager les valeurs de l’entreprise;
• Souligner les avantages et les opportunités que vous offrez;
• Présenter les différents départements et organiser des rencontres entre employés;
• Répondre à toutes les questions et se montrer disponible;
• Promouvoir l’esprit d’équipe et les échanges professionnels enrichissants.

N’hésitez donc pas à présenter les couleurs et les valeurs de votre entreprise pour créer un sentiment d’appartenance dès les premiers jours!

• Vidéos d’accueil et questionnaire de présentation

Pourquoi ne pas créer des vidéos de présentation de l’entreprise et de ses départements? Ce format ludique plaira sans aucun doute à vos nouvelles recrues, qui pourront découvrir les couleurs de l’organisation même à distance. Chez Folks, on l’a fait, et tout le monde a adoré!

Bien sûr, il est important d’impliquer vos collaborateurs dans la vidéo d’accueil afin que le nouvel employé apprenne à connaître son équipe. De la même façon, vous pouvez créer des questionnaires sur les passions et passe-temps de votre nouvelle recrue, pour pouvoir partager son profil avec votre équipe et tisser des liens et affinités dès les premiers jours.

• Boîte d’accueil remplie de petits cadeaux

Une boîte d’accueil remplie de goodies est toujours un plus pour vous démarquer. Les vêtements à l’effigie de l’entreprise sont également de bons moyens d’instaurer un sentiment d’appartenance dès les premiers jours. Commencez votre collaboration sur de bonnes bases avec un beau geste de reconnaissance.

• Le fameux team lunch

Le team lunch du premier jour est un classique dont l’intérêt n’est plus à prouver : en plus de fournir une pause bienvenue au nouvel employé, ce moment permet d’instaurer une ambiance de camaraderie dans l’équipe. Profitez de ce repas pour faire un tour de table moins officiel! Vos collaborateurs apprécieront de partager leurs passions et leurs personnalités.

L’onboarding n’est pas seulement l’affaire d’une journée. Il s’agit d’un processus plus long, qui doit être encadré par une bonne communication et un suivi complet de votre nouvel employé.

N’hésitez pas à le questionner sur ce qu’il a apprécié – ou non – pendant ses premières journées à vos côtés. Ces retours seront utiles pour améliorer vos processus d’onboarding.

Il est également important de trouver un bon équilibre entre autonomie et disponibilité : l’employé ne doit pas se sentir submergé ou délaissé. Des rencontres fréquentes et de bonnes capacités d’écoute sont donc primordiales pour orienter votre gestion pendant la période d’intégration.

Un suivi efficace et personnalisé de vos employés permet également une meilleure rétroaction. En identifiant rapidement des difficultés d’intégration, de motivation ou de compréhension, vous pourrez agir avant que ces problèmes impactent toute l’organisation. En maintenant un contact régulier avec vos recrues, vous apprendrez également à vous connaître mutuellement. De quoi instaurer une bonne ambiance de travail dès le départ!

Pour établir des stratégies RH toujours plus efficaces, une seule solution : l’utilisation des KPI (Key Performance Indicators)! Folks RH offre des rapports RH détaillés qui deviendront rapidement essentiels à votre gestion quotidienne.

Pour vous donner des idées concrètes de ce à quoi pourrait ressembler un plan d’accueil efficace, voici quelques exemples pratiques. Pour commencer, le template d’onboarding créé par Specify est un bon modèle que vous pouvez utiliser. Il présente à la fois les valeurs de l’entreprise, les étapes à suivre pendant les premiers jours, et ce à quoi peut s’attendre le nouvel employé.

Voici un autre bon exemple de plan d’accueil bâti par Sendible:

• Création d’un plan d’onboarding de 30/60/90 jours. Chaque tranche de 30 jours a un objectif prédéfini (de l’apprentissage à la construction professionnelle jusqu’à l’intégration complète). Le but est donc de mettre en place une liste d’actions que vous voulez que votre nouvelle recrue complète. Cette liste peut comporter des idées de formations et de matériel à consulter pour arriver jusqu’au premier projet concret. Il est important de penser aux objectifs que vous voulez voir atteints au bout des 3 premiers mois!
• Autonomie et personnalité des employés. Partagez la checklist d’onboarding à votre employé et laissez-lui le temps de planifier à sa façon. Présentez-lui votre méthodologie tout en lui laissant la possibilité de compléter ses tâches selon ses préférences.

L’importance du feedback, des questions et du partage. Le conseil le plus important et le plus précieux : encouragez vos nouvelles recrues à remettre en question les processus et à proposer des pistes d’amélioration! Le regard d’un nouvel employé a énormément de valeur pour identifier les pratiques qui ont besoin d’être améliorées.

Avec ces exemples et conseils, vous serez sûrs de bâtir un plan d’accueil efficace et motivant pour vos nouvelles recrues.

Un plan d’accueil bien élaboré présente de nombreux avantages : meilleure rétention et bien-être accru de vos employés, rayonnement de votre marque employeur, amélioration de l’environnement de travail pour un gain de productivité au quotidien…

En misant sur un plan d’accueil anticipé, personnalisé, et qui correspond à vos valeurs, vous établirez des liens précieux et durables avec vos nouvelles recrues. L’accueil de vos nouveaux salariés donnera le ton de l’ensemble de votre collaboration professionnelle. Les bons réflexes adoptés pendant l’onboarding doivent persister pour une bonne gestion quotidienne des employés. Ainsi, ils se sentiront appréciés et motivés sur le long terme et sauront qu’ils ont fait le bon choix en intégrant votre organisation!