1) Établir un budget réaliste
On vous l’accorde, établir un budget n’est pas la partie la plus fun de la gestion d’un événement. Cependant, il est important de s’assurer de ne pas trop dépenser et de ne pas faire des promesses qu’on ne pourra pas tenir financièrement. Heureusement, avec un peu d’organisation, votre fête d’Halloween n’a pas besoin d’être dispendieuse :
Dans notre cas, nous voulions dépenser 500 $ tout en nous assurant que tout le monde passe un bon moment. Commencez par vérifier le calendrier social de votre entreprise et voyez si vous pouvez faire coïncider votre fête avec d’autres événements. Si vous avez une semaine libre avant ou après un jour férié, vous aurez plus de liberté dans le choix de la date. Assurez-vous de connaître le thème de votre fête et vérifiez la politique de votre entreprise en matière de décorations, de cadeaux et de frais de réception. – Henry Miller, cofondateur de Starregister.org
Après vous être assuré que vous remplissez toutes les conditions, il est temps de vous amuser et de faire preuve de créativité!
2) Choisir un thème qui plaira à tous
Voulez-vous une fête plutôt effrayante ou amusante? Ambiance bon enfant, ou évocatrice des films d’horreur des années 90? Peut-être un mélange des deux? Dans tous les cas, imaginez le résultat final, faites un choix qui plaira au plus grand nombre et laissez libre cours à votre imagination.
Si vous manquez d’inspiration ou si vous souhaitez encourager vos employés à participer activement, vous pouvez envoyer des sondages tout au long de l’année pour en savoir plus sur les attentes de vos collègues en matière d’événements d’entreprise.
N’oubliez pas de présenter le thème que vous avez choisi dans votre carte d’invitation pour que tout le monde ait une vision globale de la soirée à venir.
3) Communiquer (souvent) sur l’événement
Si vous voulez que votre fête soit réussie, vous devez bien entendu convaincre vos collaborateurs d’y participer. Là encore, l’anticipation et la communication sont essentielles :
Les étapes de l’organisation de la fête comprennent l’envoi d’un sondage pour déterminer le moment qui convient le mieux à votre équipe pour les différentes activités, l’envoi d’une invitation dans le calendrier pour que les gens n’oublient pas l’événement, le rappel de l’événement à votre équipe par le biais de courriels, de messages Slack, de GIFs amusants, etc. – Mitch Chailland, président de Canal HR
En faisant du bruit autour de l’événement vous créerez de l’enthousiasme, – mais nous y reviendrons plus tard !
4) Planifier des activités qui rassemblent
Il est maintenant temps de choisir les activités et les jeux que vous voulez mettre en place pendant la fête. Bien sûr, nous avons quelques idées à vous partager, mais quels que soient vos choix d’activités, voici quelques conseils supplémentaires pour guider toutes vos décisions :
Pour une fête réussie, il est important de faire participer tout le monde au processus de planification. Veillez à ce que chacun ait la possibilité de proposer des idées d’activités et de jeux. Assurez-vous ensuite de donner suite à ces idées! Plus les gens auront l’impression que leur contribution compte, plus ils seront enthousiastes à l’idée de participer à votre événement. – Will Yang, responsable de la croissance chez Instrumentl
En bref, sonder vos employés leur donne envie de participer à votre événement!
5) Décorer (mieux vaut trop que pas assez!)
Dernière étape et pas des moindres, la décoration. Quand il s’agit d’Halloween, on n’en fait jamais trop, alors allez-y à fond! Les fausses toiles d’araignées, les autocollants fantômes et les squelettes illumineront tout de suite la pièce (c’est un peu contradictoire, on le sait). N’oubliez pas d’apporter des friandises pour tout le monde, et pensez à impliquer les employés qui souhaitent participer à la décoration :
Si possible, collaborez avec d’autres employés pour commander les décorations et les installer, afin qu’ils participent activement à l’organisation de la fête et soient enthousiasmés par l’événement à venir. – Sara Bandurian, superviseur des opérations chez Online Optimism