L’importance de la bonne intégration d’un nouvel employé dès son arrivée dans l’entreprise n’est plus à démontrer. Essentiel pour une marque employeur qui se distingue, l’accueil contribue aussi au développement du sentiment d’appartenance de l’employé, ce qui impactera à son tour la qualité de son travail. Un employé encadré et bien accueilli sera opérationnel plus vite, sera motivé et développera un esprit d’équipe indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Avec la récente expansion du télétravail, il devient important de réfléchir à la question de l’intégration à distance. En quoi consiste ce processus, comment relever les nouveaux défis qu’il présente et quelles sont les meilleures pratiques en termes d’onboarding virtuel?
Comment (bien) faire l'accueil d'un employé à distance?
Morgane Lança
17 août 2021
Article
Qu'est-ce qu'un processus d'accueil à distance?
Le processus d’accueil à distance, c’est le fait d’accueillir un employé de manière 100% numérique en suivant les mêmes étapes qu’en présentiel, de la signature du contrat d’embauche à la première rencontre avec l’équipe. Afin d’aborder tous les aspects de l’accueil à distance, il faut d’abord comprendre la nécessité de s’adapter aux bonnes pratiques en télétravail, ainsi que l’importance d’anticiper l’arrivée de l’employé.
La nécessité de s’habituer aux bonnes pratiques en télétravail
La pandémie nous l’aura bien fait comprendre, le travail à distance est voué à se démocratiser. L’expansion du télétravail, l’émergence du rythme de travail hybride et les employés en full remote sont autant d’évolutions organisationnelles qui ont gagné du terrain ces dernières années, et plus particulièrement dans le contexte actuel.
Ne pas mettre à jour ses pratiques d’onboarding en prenant en compte ces changements importants, c’est prendre le risque de démotiver une partie grandissante de ses collaborateurs. S’ils ne sont pas accueillis ‘comme les autres’, ils ne se sentiront jamais partie intégrante de l’organisation et leur moral ainsi que leur productivité s’en ressentiront.
Les derniers mois nous ont plus que jamais appris la valeur de la flexibilité organisationnelle pour survivre aux diverses épreuves auxquelles une entreprise peut faire face. Il est donc essentiel et urgent de faire progresser les gestions d’intégration en conséquence, et de ne pas négliger l’importance de la logistique pour l’accueil d’un employé.
Comment bien anticiper l’intégration à distance
Tout d’abord, il est important d’être préparé en termes de logistique et de matériel. L’employé a-t-il l’équipement nécessaire pour débuter son travail en toute sérénité? Sait-il à qui s’adresser en cas de problème et comment obtenir de l’aide facilement à distance?
Anticiper l’arrivée d’un employé ne veut pas forcément dire prévoir que telle tâche soit réalisée à un moment précis de manière inflexible. Le parcours d’onboarding virtuel doit pouvoir alterner entre auto-formation et réunions, visionnements de vidéos, etc. Cette flexibilité dans l’emploi du temps du nouvel employé empêchera qu’il ressorte de ses premières journées épuisé ou ennuyé.
N’hésitez pas à bâtir un plan pour ne pas vous retrouver démuni et risquer de perdre la motivation de votre employé dès les premiers jours. Gardez cependant en tête que la distance ne doit pas être un prétexte pour trop étouffer le nouvel employé – trouver un équilibre entre autonomie et encadrement est plus que jamais nécessaire dans le cas d’un accueil virtuel.
Une plan d’accueil anticipé et planifié, mais flexible et ouvert au changement, représentera un véritable atout pour faire face aux défis de l’intégration virtuelle.
Les défis de l'intégration virtuelle
Maintenant que vous savez en quoi consiste l’accueil à distance et comment l’anticiper, la question se pose de savoir comment relever les défis particuliers qu’implique l’intégration virtuelle. Ils sont nombreux, mais loin d’être insurmontables!
Se sentir proche, même à distance
Comment se sentir aussi proche qu’en temps ‘normal’, mais à distance? Les professionnels des ressources humaines ont quelques conseils à nous donner, ayant fait l’expérience directe de ce nouveau format d’accueil :
“L’essentiel, c’est la préparation en amont. De faire sentir à l’employé qu’il est attendu et que son arrivée est bien prise en charge. On peut lui donner des lectures préalables, des petits projets, on lui envoie un horaire d’accueil pour qu’il sache à quoi s’attendre. Bref, d’ouvrir la communication avec lui et de lui faire sentir qu’on est très près malgré la distance.” – Stéphanie Picknell, Responsable Ressources Humaines chez Go RH
L’anticipation est donc la clé de voûte d’une bonne intégration virtuelle. L’employé doit se sentir impliqué et accueilli comme il se doit dès les premiers échanges suivant la signature du contrat d’embauche. Il ne faut pas qu’il se sente ‘différent de’ ou ‘moins que’ parce qu’il n’est pas physiquement présent. Pour résumer, il ne doit pas avoir l’impression de manquer quelque chose de par son statut particulier!
Pour lutter contre la distance psychologique en contexte de télétravail, la communication quotidienne doit demeurer une priorité. Établir de bonnes relations à distance n’est pas un objectif inatteignable : si cela n’est pas déjà fait, il est temps de mettre en place des outils de communication virtuelle dans votre organisation. Des logiciels de vidéo-discussion, de messagerie instantanée comme Slack et les boîtes mails sont autant d’outils qui permettent d’établir un lien régulier entre collègues à distance.
Au-delà de la logistique, il est également important de sensibiliser vos collaborateurs à la communication à distance, afin que celle-ci s’intègre progressivement dans les habitudes quotidiennes de tous les employés. Ceux-ci doivent se sentir bien reçus s’ils ont des questions à poser sur les moyens de communication numériques : il n’y a pas de question bête, alors n’hésitez pas à programmer des ateliers de formation numérique afin de les mettre à l’aise!
En étendant l’utilisation de ces logiciels à tous les départements de l’organisation, vous vous assurez que l’employé à distance trouve toujours un interlocuteur par leur biais, et qu’il soit intégré aux discussions quotidiennes entre collègues.
Ne pas perdre le lien
Après avoir créé un contact à distance, faut-il encore que le lien perdure sur le long terme. Pour ce faire, il est nécessaire d’impliquer les gestionnaires et les collaborateurs, pas uniquement le service des ressources humaines.
Un employé à distance ne doit pas se sentir uniquement virtuellement intégré à son équipe : le lien créé à distance doit être cultivé et maintenu continuellement grâce à des activités de team building simples et efficaces. Les dîners hebdomadaires en équipe, les 5 à 7 et les discussions qui sortent du cadre professionnel sont des activités faciles à organiser à distance, et elles seront vos plus grands alliés pour une intégration réussie.
Les logiciels de vidéo chat viennent une nouvelle fois à la rescousse et sont réellement précieux pour maintenir un lien important, même sans se voir ‘en vrai’. Encore une fois, la flexibilité organisationnelle est indispensable et vous permettra de vous adapter aux situations à distance sans léser certains de vos employés.
L’esprit d’équipe peut et doit perdurer en dehors du bureau, et avec un peu de bonne volonté et une organisation en béton, rien n’empêchera l’employé accueilli à distance de se sentir aussi reconnu et intégré que son collègue travaillant en présentiel depuis plusieurs années.
L’intégration d’un employé ne s’arrête pas aux premiers jours et à une première bonne impression; l’accueil doit être perpétuel afin que tous les collaborateurs se sentent impliqués dans la vie de l’entreprise.
Voici donc nos meilleurs conseils pour conserver de bonnes pratiques sur le long terme, même à distance!
Meilleures pratiques en matière d’onboarding virtuel
Pour s’assurer d’appliquer les meilleures pratiques d’accueil à distance, une étape cruciale est la dématérialisation des processus de ressources humaines.
Dématérialisez les processus
Nous avons déjà évoqué l’importance d’utiliser les applications de messagerie instantanée et de sensibiliser les employés à la question du maintien du lien entre collègues même à distance. Au-delà du relationnel, l’aspect organisationnel gagne également à être dématérialisé. Une seule solution pour ne pas manquer rater le défi que représente l’onboarding à distance : la numérisation.
La dématérialisation des étapes liées à l’intégration d’un employé offre plusieurs avantages, comme l’allégement des tâches administratives habituellement attribuées aux employés ou au service RH, mais aussi la fin des pertes de données ou des oublis et erreurs humaines qui entravent une bonne intégration dans l’entreprise.
Rester sur un processus matériel est à la fois contrariant et source d’erreurs multiples : dans le cas d’un oubli d’étape dans le cheminement d’onboarding, par exemple, vos nouveaux employés risqueraient de se sentir perdus ou délaissés.
Un moyen de numérisation évident et facile à implanter est le SIRH (Système d’information Ressources Humaines), un logiciel adapté aux besoins de votre entreprise et qui propose un outil pour gérer l’accueil à distance sans souci. L’onboarding n’est pas seulement une affaire de quelques jours, c’est un parcours qui s’étale dans le temps. Un SIRH vous permettra de vous placer clairement dans les différentes étapes de ce parcours sur une plateforme où toutes les données seront centralisées. La dématérialisation permet une adaptation particulièrement efficace au contexte de distance.
Ainsi, l’onboarding de l’employé n’a jamais été aussi facile à gérer, même à distance!
Impliquez toute l’entreprise
Se sentir accueilli par le service des ressources humaines, c’est un bon début. Rencontrer son gestionnaire et faire sa connaissance, c’est indispensable. Il faut cependant penser à impliquer toute l’équipe dont fera partie le nouvel employé dès le tout premier jour : cela peut passer par un petit message d’arrivée, une réunion d’accueil avec présentation de chaque collaborateur, ou même une discussion virtuelle un peu plus longue avec tous les collègues pour clore la journée. Encore mieux : toutes ces options à la fois!
En plus d’installer une cohésion d’équipe dès le départ, on peut aussi annoncer à toute l’entreprise l’arrivée de l’employé fraîchement arrivé, en détaillant son poste et en le présentant en quelques phrases dans un courriel groupé, par exemple. Dans un contexte d’accueil à distance, on peut même pousser un peu plus les autres employés à interagir avec le ‘petit nouveau’, afin qu’il ne se sente pas isolé.
En impliquant toute l’entreprise dans le processus d’onboarding, vous donnerez envie à l’employé de s’impliquer à son tour!
Présentez vos valeurs d’entreprise
Même si l’employé n’est pas au bureau, il mérite de savoir à quel type d’entreprise il s’intègre.
Dématérialisez tous les documents d’onboarding (assurez-vous qu’ils soient tous disponibles virtuellement) et soyez disponible pour répondre à toutes ses questions. Préparez des vidéos d’accueil et de présentation de l’organisation, de ses valeurs et des avantages qu’elle offre à ses employés. L’équipe du nouvel employé peut également créer une courte vidéo pour l’accueillir. Chez Folks, on l’a fait et tous les employés adorent!
Si vous le pouvez, envoyez-lui (en plus du matériel nécessaire à son travail) des goodies à l’effigie de l’entreprise – ces petits cadeaux sont d’autant plus appréciables si on prend le temps de les envoyer à domicile!
En bref, partagez tout autant d’attentions avec vos employés à distance que celle que vous accordez à un employé accueilli au bureau.
Interrogez les premiers concernés
Maintenant que vous avez tous les outils et bons conseils en main pour organiser des accueils à distance efficaces, il serait tout de même dommage de vous reposer sur vos lauriers et de ne plus remettre en question vos pratiques. Les améliorations sont toujours possibles et doivent toujours être un objectif à atteindre.
La solution évidente pour constamment progresser dans vos habitudes d’onboarding à distance : questionner les premiers concernés! Les employés accueillis à distance ont un ressenti précieux et il est utile de le recueillir. Les bienfaits seront multiples, puisque les employés interrogés se sentiront encore plus écoutés et intégrés, et leur témoignage vous permettra de corriger d’éventuelles erreurs ou oublis dans vos pratiques d’accueil à distance.
Le sondage est un outil de valeur pour en apprendre davantage sur les expériences personnelles de vos employés et pour les mobiliser et les motiver.
Anticipation, adaptation, communication et dématérialisation sont les maîtres mots d’un bon accueil d’employé à distance.
Mais au-delà de l’évolution de la gestion de l’accueil des employés, il devient nécessaire en ces temps de grands changements organisationnels de faire progresser l’ensemble des pratiques RH. Le SIRH est une solution adaptée à nos besoins actuels et futurs, qui amorce un important virage pour la numérisation des tâches administratives en entreprise.
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