Accueil et intégration des nouveaux employés (8 étapes)

Si l’accueil des nouvelles recrues nécessite souvent une réflexion stratégique et créative, les processus administratifs sont tout simplement inévitables. Vous devez donc préparer toutes les formalités administratives à remplir avant l’arrivée du nouvel employé. En effet, l’anticipation permet d’éviter les contretemps et les retards qui pourraient avoir un impact négatif sur l’expérience d’accueil.

Voici quelques exemples de documents d’accueil et d’intégration que vous devez demander à votre nouvel employé ou partager avec lui :

• Le contrat de travail, détaillant le salaire, les responsabilités de l’employé et de l’employeur, la durée de l’emploi, etc;
• Les documents d’identification, numéro d’assurance et permis de travail ou de résidence si nécessaire;
• Les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence et les informations postales;
• Les informations relatives au dépôt direct du salaire;
• Les certificats de formation et les vérifications des antécédents;
• Le règlement et les valeurs de l’entreprise;
• L’organigramme;
• Le manuel de l’employé.

En fonction du secteur professionnel ou de l’entreprise dans lesquels vous travaillez, vous pouvez également vérifier si vous avez besoin de documents spécifiques supplémentaires.

Utiliser un modèle de plan d’accueil que vous pouvez utiliser à tout moment peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cependant votre programme d’intégration doit pouvoir s’adapter à différents facteurs :

• Le type de poste du nouvel employé;
• Ses besoins en formation, que vous pouvez évaluer avant et pendant les premiers jours;
• Son contexte de travail (travailleur à distance ou hybride, travailleur à temps partiel…);
• Sa situation personnelle (conciliation travail-famille, problèmes de santé…).

Vous l’aurez compris, un bon accueil demande de l’adaptabilité et de la flexibilité. Prenez compte des besoins individuels et de la situation de chaque employé et soyez prêt à modifier votre plan et à prendre en compte la rétroaction de la recrue le cas échéant.

On ne le dira jamais assez : la première impression est cruciale et l’intégration prend du temps. Précipiter ce processus entraînerait un gaspillage de ressources, un manque de productivité et, en fin de compte, une augmentation de la rotation du personnel. Par conséquent, votre plan devrait se dérouler sur une période de trois mois et se concentrer sur une formation et une intégration adéquates.

Le jour est enfin arrivé : votre employé est prêt à commencer son nouveau travail. Si vous vous sentez un peu nerveux, pensez au stress qu’il ressent de son côté! Il est temps de faire en sorte qu’il se sente à l’aise dans sa nouvelle entreprise et de commencer votre relation professionnelle du bon pied.

Voici six conseils qui vous permettront d’établir une relation de confiance dès la première semaine :

Bien sûr, vous devez être un guide digne de confiance et partager des informations utiles tout au long du processus. Cependant, votre rôle vous demandera également de repérer les problèmes potentiels et à être prêt à les résoudre. Une écoute active et de bonnes compétences en communication sont essentielles à cet égard.

Une communication efficace doit être mise en place dès la signature du contrat de travail, et les courriels informatifs permettent de s’assurer que la nouvelle recrue est prête pour la prise de poste. Les courriels d’accueil doivent également être envoyés à l’ensemble de l’équipe afin que chacun puisse accueillir chaleureusement le nouvel arrivant.

La formation à un nouveau poste demande souvent beaucoup d’énergie. En plus des ressources de formation, laissez du temps à l’employé pour regarder des vidéos présentant les valeurs de l’entreprise, lire des documents plus informels et être présenté à ses coéquipiers. Si les démarches administratives peuvent être fastidieuses, vous pouvez néanmoins faire en sorte que d’autres aspects du processus d’intégration soient plus stimulants.

Les réunions d’équipe et les discussions informelles avec les collègues doivent être organisées dès le premier jour. Il est essentiel que l’employé apprenne à connaître les personnes avec lesquelles il va travailler et qu’il développe rapidement un sentiment d’appartenance. De même, la communication entre gestionnaire et employé doit être transparente et respectueuse : n’hésitez pas à utiliser des exemples de phrases d’intégration pour vous aider.

L’intégration est le meilleur moment pour promouvoir la culture de votre entreprise. N’oubliez pas d’utiliser de courtes vidéos de présentation pour exposer la mission et les valeurs de votre entreprise, d’offrir des cadeaux aux couleurs de l’entreprise et de mettre en avant les avantages offerts par l’organisation.

L’onboarding est une question d’équilibre entre la formation et la supervision du gestionnaire, d’une part, et l’autonomie et la croissance de l’employé, d’autre part. Soyez un guide et non un chef, et laissez l’employé le temps de respirer et trouver ses marques. Toutefois, vous devez être prêt à intervenir chaque fois que votre aide et vos conseils sont nécessaires. En fait, cette attitude doit s’appliquer à l’ensemble de vos pratiques de gestion!

Maintenant que le nouvel employé est dûment présenté à l’ensemble de l’entreprise, le cœur du processus d’intégration peut commencer. Bien que les plans d’onboarding diffèrent d’un employé à l’autre, voici les phases essentielles que vous devez toujours mettre en place:

1. Orientation : Au cours de cette phase, vous devez prendre le temps de présenter au nouvel arrivant son environnement de travail, ses collègues, son entreprise et son nouveau rôle. C’est le meilleur moment pour mettre en avant la culture de votre entreprise, instaurer un climat de confiance et répondre aux éventuelles questions.
2. Formation : Maintenant que l’employé a trouvé ses marques, il est temps d’apprendre les ficelles de son nouveau travail. Il est essentiel d’établir un plan de formation clair pour garantir une productivité à long terme. Une fois encore, laissez au travailleur suffisamment de temps pour apprendre et essayez d’évaluer ses besoins individuels de formation afin de combler toutes les lacunes potentielles.
3. Transition : Votre employé évolue maintenant doucement mais sûrement vers son rôle permanent. Cette phase est consacrée à la définition des tâches et d’objectifs en vue de l’évaluation probatoire. Un autre aspect important est la reconnaissance : prenez le temps d’apprécier les efforts du travailleur et sa contribution à l’entreprise.
4. Formation continue : La formation ne s’arrête pas à l’intégration et vos équipes doivent sentir qu’elles peuvent évoluer au sein de votre entreprise. La formation continue et les possibilités d’évolution de carrière sont essentielles pour améliorer votre marque employeur et vos taux de rétention, et pour vous démarquer sur le marché du travail.

À présent, il est temps de pimenter un peu les choses avec des idées originales pour améliorer l’expérience d’accueil!

Il n’est pas toujours facile de trouver des moyens créatifs pour personnaliser vos processus d’intégration. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Créez une infolettre avec une photo, une description et des anecdotes amusantes présentant le nouvel employé;
• Mettez en place un programme de parrainage pour vous assurer que le nouvel employé a un collègue dévoué sur lequel il peut compter;
• Organisez une chasse au trésor encourageant la communication informelle, qui ne peut être résolue qu’en posant des questions aux membres de l’équipe;
• Décorer le bureau du nouvel employé avec des cadeaux aux couleurs de l’entreprise et des gadgets utiles. Si le nouvel arrivant travaille à distance, vous pouvez lui envoyer des cadeaux avec un petit mot personnalisé.

L’accueil à distance est destiné à devenir une pratique de plus en plus courante. Si vous gérez des travailleurs à distance, pas d’inquiétude : nos conseils précédents peuvent s’appliquer à tous les contextes. Toutefois, certains aspects doivent être pris en compte lors de l’intégration à distance :

• Instaurer une communication efficace : L’isolement des travailleurs à distance ne devrait jamais devenir un problème dans votre entreprise. Une communication efficace renforce l’engagement des employés, garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et entretient l’esprit d’équipe, même à distance. Traitez donc les employés à distance avec le même soin et la même attention que vous accordez aux employés de bureau.
• Utilisez les bons outils : Le travail à distance implique la numérisation de vos processus. Par conséquent, la transformation numérique de votre entreprise doit absolument être l’une de vos priorités. En outre, l’utilisation d’outils technologiques appropriés dans l’ensemble de votre organisation permettra d’accroître votre efficacité.
• Organisez des activités d’équipe à distance : L’implication de l’ensemble de l’équipe dans le processus d’intégration reste une priorité, surtout à distance. Assurez-vous que tout le monde est informé et adaptez les réunions et les activités habituelles de l’équipe au contexte du travailleur à distance.

La gestion des travailleurs à distance nécessite une amélioration de tous vos processus. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment vous pouvez moderniser vos pratiques d’accueil!

Nous avons déjà mentionné l’importance de la flexibilité et de l’adaptabilité pour des processus d’intégration efficaces. Ces qualités sont également cruciales dans votre stratégie d’optimisation des processus RH. Être un employeur ou un gestionnaire moderne signifie offrir une flexibilité organisationnelle sous toutes ses formes.

Heureusement, la technologie soutient votre transformation RH et vous aide à gagner en efficacité sur l’ensemble de vos pratiques de gestion des employés. Investir dans un logiciel de gestion des ressources humaines optimisera tous vos processus, y compris vos programmes d’accueil et d’intégration!

Bien entendu, comme pour toutes les pratiques de gestion des ressources humaines, les processus d’intégration doivent être améliorés en permanence en fonction des objectifs de votre entreprise et des attentes de vos employés.

C’est là que le feedback des employés entre en jeu : en recueillant les commentaires et les sentiments de vos nouvelles recrues, vous pourrez mieux évaluer leur satisfaction et optimiser vos processus en conséquence. Les sondages employés sont le meilleur moyen de recueillir efficacement les commentaires de manière confidentielle. Nous vous recommandons donc de les implémenter afin d’améliorer l’ensemble de l’expérience employé au sein de votre entreprise.

Voici quelques exemples de statistiques à garder à l’esprit lors de l’élaboration de vos stratégies d’intégration :

• Le coût moyen d’un onboarding est de 4 000 dollars.
• Les 45 premiers jours de la prise de poste représentent 25% de la rotation du personnel.
• 28% des personnes embauchées quittent leur emploi après 6 mois.
• Les gestionnaires sont 20% plus satisfaits des employés qui ont reçu une formation efficace pendant l’intégration.

L’intégration d’un nouvel employé demande du temps et de l’énergie. Avec un logiciel d’accueil et d’intégration des employés, vous gagnerez un temps précieux et améliorerez l’expérience employé dès le début de leur cycle de vie. Bien sûr, n’oubliez pas de télécharger votre check-list gratuite pour un onboarding réussi!